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» 2007年04月24日 14時39分 公開

乱雑デスクのビフォーアフター:ケース1――片付けできないIT系記者【中編】

自分の荷物がダンボール9箱分もあったことにびっくりするBiz.ID記者。「ぼんやりしてないで! 次のステップに移りますよ」(キングジムの矢次さん)「はっ、はい〜」

[鷹木創,ITmedia]

これまでのあらすじ

 “ファイリングの達人”矢次信一郎さん(キングジムファイリング研究室室長)のコンサルティングを受け、机の上をキレイしようと決意するBiz.IDの鷹木記者。まずは、机の上から引き出しの中まで、荷物をどけることに。開始から30分程度で、ダンボール9箱分の荷物をどかせた。「ここからですよ」――。(前回の記事


 いやぁ、びっくりした。何にびっくりしたかっていうと自分の荷物がダンボール9箱分もあったことだ。こんなにもあるんですねぇ。「ぼんやりしてないで! 次のステップに移りますよ」と矢次さん。「はっ、はい〜」

荷物はダンボール9箱分にもなった……

セカンドステップ:必要/不要を選別する

 次のステップは、ダンボールに仕分けした荷物を「必要なものか」「不要なものか」で選別する作業。必要なものはファイル製品などを使って仮押さえ。ここで重要なのが、あくまで“仮”にしておくこと。選別するといっても整理していく過程で「やっぱりいらない」ということにもなりかねない。なのでファイリング製品の見出しなどには、後で消せるように鉛筆やシャープペンなどで書き込みしておこう。

ファイリング製品の見出しなどには、後で消せるように鉛筆やシャープペンで記入しよう

 もちろん、不要なものは捨てることになる。簡単なことだが、これがなかなか悩ましかった。例えば商品のパッケージだ。筆者が貧乏性だからかもしれないが、下取りに出すとき「高く買ってもらえそう」という目論みでPCやパッケージソフトの箱をとっておくことが多い。しかし、基本的に箱はかさばるし、場所もとる。しかも、そうして箱を取っておいたとしても、下取り価格が期待以下だったりして下取りに出すのをあきらめてしまうことも少なくない。

 そこであまり先のことを考えるのをやめた。「いつか役に立つかも」と思ってとっておくと、どんどん置き場所がなくなり、あっという間にモノがあふれてしまう。捨てることはダイエットと同じ。カロリーを消費しないで溜め込めば太る――わけである。

 さっそくダイエットだ。いつも使っている「ThinkPad X41」の箱も、ウィルコムの「9(nine)」や「W-ZERO3[es]」の箱もこの際、捨ててしまった。ちょっと悩んだのは「Palm m105」。1年ほど前、上司からいただいたものだが、もらってから一度も開封したことはない。元Palmユーザーとしては断腸の思いだが、思い切って廃棄処分した。溜め込んでいたニュースリリースも読み返さなかったものに関してはすべて捨てたのだ。

封筒は捨てないで、畳んで内容物と一緒に入れておこう。中身がひと目で分かるようにしておくのだ
個人で使う書類や資料、機材などをまとめた


 なおパッケージは捨てるとしても、保証書や説明書などの内容物は当然のことながら取っておいたほうがいい。説明書などの紙の書類と付属CD-ROMなどを一緒にファイリングできる「取扱説明書ファイル」を利用するのもいいだろう(2006年12月の記事参照)。

 この時点で開始から1時間ほど。ダンボールの数は6箱ほどになった。

ダンボール6箱分まで削減

サードステップ:共有/個人/私物を選別する

 これで手元には「必要なもの」だけになったわけだ。ここからさらに、部署で共有すべきものなのか、個人で業務に使うものなのか、私物なのかを選別する。「鷹木さんの場合、書類は少ないです。むしろ、場所をとっているのが、部署で共有しているデジタルカメラや雑誌、取材のために取り寄せた機材などのブツです」と矢次さん。なるほど、部署共有ゾーンに置いておけばいいのか。

 さっそく仕分けると、ダンボール1箱分程度になった。3分LifeHackingで使った機材も多い。実は、Biz.IDにはそれまで部署共有ゾーンはなかったのだが、上司に直談判してみたところ、意外と簡単に許可が下りた。なんか拍子抜け。これならもっと前から言っておくんだった〜。ともあれ、共有ゾーンとして手に入れたキャビネットにカメラなどの機材を運び入れると、残りのダンボールは私物が1箱分、業務で利用する分が4箱ほど。始めてから1時間30分程度経過していた。

Biz.ID編集部で入手した共有スペース。まずは言ってみるものだ
雑誌や書籍は本棚に

残りのダンボールは私物が1箱分、業務で利用する分が4箱ほどになった

 「鷹木さん、安心するのはまだ早いですよ。再び散らからないようにしっかりしまうことが大切なのです」――。(次回に続く

ここまでで利用したファインリングツール
製品 用途
ダンボール 机の上にモノをなくすために一時的にすべての荷物を入れる
クリアファイル 確定拠出年金など重要書類の整理
取扱説明書ファイル ソフトウェアやガジェットの保証書、説明書、CD-ROMを整理。これで紙のパッケージが捨てられた
ボックス 資料となる書籍、雑誌の整理

今回のポイント
今回のターゲット Biz.ID編集部記者 鷹木創
経歴 IT系記者になって5年
整理整頓 苦手
今回の机の上 (とりあえず)空きスペース90%、電話とPCで10%
今回までの指導方針 ●モノをどかす
場所ごとにダンボールにまとめた。明らかに不要なものは捨ててもいい。迷うようだったら次のステップにとっておく(前編
●モノを選別する
まず「必要なもの」「不要なもの」を分ける。
次いで、「部署で共有する」「個人で使う」「私物」で分ける

片付けられない方、募集します!

 新連載「乱雑デスクのビフォーアフター」では、整理整頓が苦手な方を募集しています。場合によっては、“ファイリングの達人”であるキングジムの矢次信一郎さんがコンサルティングいたします。

 なお、コンサルティングの様子はBiz.IDにて掲載させていただきますので、ご了承下さい。写真や動画を撮影させていただく場合がございます。ご希望の方は、以下のフォームで必要事項をお送り下さい。


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