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» 2007年08月07日 22時13分 公開

研修で教えてくれない!:第9回「出張で教えておきたい連絡先、覚えておきたい連絡先」

メデア商事の新人・小林ケンタは、初めての海外出張を前に準備に追われていた──。出張先での業務の準備も大事だが、慣れない出張では何が起こるか分からない。万が一のときに、頼りになるのは現地担当者だったり、本国の上司だったりする。気になる連絡先はしっかりチェックしておこう。記事末尾にはチェックリストも付記した。

[山賀正人,ITmedia]

 大手総合商社「メデア商事」の営業部3課の新人・小林ケンタは、明日からの海外出張を前に準備に追われていた。初めての海外出張にかなり緊張しているようだ。そこに課の先輩・高柳ワタルが近付いて来た。

高柳 よぉ! 小林、出張の準備は終わったか?

小林 資料の準備にギリギリまでかかりそうですが、何とかなりそうです。

高柳 そうか。それにしても相当に緊張しているようだが、大丈夫か?

小林 今回は課長と一緒ですので、心配は要らないと思うんですけど、やっぱり初めてなもので……。

高柳 そりゃそうだろうな(笑)。ところで宿泊先のホテルはもう決まってるんだろ?

小林 はい、総務に予約してもらいました。

高柳 ホテルの連絡先だとか、現地での連絡手段は確認してあるのか?

小林 あっ!

 海外出張に限らず国内であっても、出張の直前は、資料の準備などでギリギリまで作業に追われるもの。移動や宿泊の細かい確認がおろそかになりがちである。しかし、出張時に何らかの形で出張先から会社に、また逆に会社から出張先に連絡をしなければならない事態が発生する可能性は少なくない。そのような場合に備え、どのような連絡手段がどのような時間帯に使えるかなどを、あらかじめ確認し、会社に残る者との間で情報を共有しておく必要があるのだ。

小林 ホテルの電話番号はすぐに分かると思いますが、メールやケータイのことは考えていませんでした……。

高柳 ホテルの名前が分かれば、とりあえずインターネットで調べられるだろ?

小林 あっ、そうですね。えっと○○ホテルだから……。

 小林はホテルのWebページを開いた。

小林 電話番号は「××××……」と。それからネットは……OKです。ちゃんとできるみたいですね。これでメールは大丈夫そうです。

高柳 いや、ホテルのネットワークの場合は、安心できないんだ。うちの会社のメールを読むためにはVPNで接続する必要があるだろ? そういったVPNの接続ができるネットワークとできないネットワークがあるんだけど、このWebページに書かれている情報だけでは分からないな……。

小林 えっ、じゃ、どうしたら……。

高柳 他の手段を考えよう。VPN接続は「できたら儲けモノ。ラッキー」くらいの気持ちで、OKだったらメールで連絡してくれればいい。

小林 分かりました。それで他の手段というと?

高柳 ケータイはどうだ?

小林 今回行くのは○○だから……。えっと、ちょっと調べてみます……。あっ、会社から支給されているケータイではダメみたいです……。

高柳 じゃあ、成田空港内でもレンタルのケータイが借りられるし、現地でレンタルするのもいい。今回は直前だから難しいかもしれないが、早めに確認できたら事前に国内の業者にレンタルを予約しておけば確実だ。それで、無事レンタルできたらその番号を会社に伝えてくれ。

小林 分かりました。

高柳 借りるときに領収書をもらうのを忘れずにな。

小林 はい、もちろんです。

高柳 それから、現地で何かあったときの非常時の連絡先は?

小林 えっ?

 出張時の連絡で、最も重要なのは非常時の連絡である。特に出張先で自然災害やテロ、事故などに遭った場合の連絡については、前もって充分に確認しておく必要がある。一般的に勤務時間帯(日本時間)であれば、会社に連絡すればよいが、深夜や週末などの時間帯に、誰にどのような方法で連絡すべきかを確認しておくことが重要である。

高柳 配属初日に連絡網を渡したと思うけど、忘れたか?

小林 あっ、そうでした。えっと、あっ、ありました。これですね?

高柳 そうだ。その連絡網にしたがって連絡すればいい。

 小林は、連絡網が書かれた紙を読んでみた。

小林 出張先からの非常時の連絡は……、まず課長に連絡……と。

高柳 今回は課長も一緒に出張だから、課長代理に連絡しろってことだ。

小林 その次に△△さん、その次に高柳さん。

高柳 そうだ。その連絡網はケータイか手帳にメモっておいた方がいいな。

小林 そうですね。

 出張時に限らず、非常時の連絡体制、連絡網の整備は必須であり、多くの企業や組織では連絡網自体は準備されている。しかし準備されているだけで、社員の配置転換などに伴う更新がなされていなかったり、連絡網の存在自体が社員に周知されていなかったりするなど、実際には全く機能していないことも珍しくはない。まずは自分の所属する部署の連絡網を確認しよう。

出張の連絡関連チェックリスト
項目 教えた/覚えた
交通機関
飛行機の場合:往復の航空会社名/便名
鉄道・バスの場合:往復の出発/到着時間
教えた/覚えた
宿泊先名称
連絡先
部屋番号
教えた/覚えた
インターネット環境
無線/有線
有料/無料
制限事項の有無
教えた/覚えた
現地担当者名/連絡先 教えた/覚えた
現地で連絡可能な携帯電話 教えた/覚えた
日本側の緊急連絡先 教えた/覚えた
日本との時差 教えた/覚えた

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出張 | セキュリティ対策 | 休暇 | 研修 | 総務


著者紹介 山賀正人(やまが・まさひと)

セキュリティ関連の話題を中心に執筆中のフリーライター。翻訳(英語、韓国語)やプログラミング、システム構築等コンサルなど活動は多岐に渡る。JPCERT/CC専門委員。Webサイトはこちら


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