正確な情報とともに気持ちを伝える通信ツールの活用法：“愛され”新人を育むビジネスマナー（2/2 ページ）

[SOS総務]

手軽に読める「ファクス」

　プリントアウトする手間がないのがメリット。書き込んで返信してもらいたいときや、地図を送るときなどに適している。必要に応じて拡大するなど、相手の読みやすさも考えて送るようにしよう。

　複数枚送るときは、ページ番号を付けること。枚数が多い場合、送信前に先方の了解を得る方が無難。またファクスは、送る相手以外の目に触れることも考慮して書きたい。送信後は、電話などで着信を確認するとトラブル防止になる。

情報を共有できる「メール」

　メールは記録を残したり、データを共有したい、複数の人へ同時に伝達したいときなどに使いたいツール。送信する場合、必要なことを凝縮して書き、あまり長くならないよう心掛けよう。通常の業務で送るなら、あいさつなども簡潔に。CC、BCC機能の活用も業務やコミュニケーションの効率アップの秘訣。ウイルスチェックをするなど、送信相手に迷惑をかけないようにするのは絶対に守るべきマナーだ。

　また、メールを受け取ったら、返事は早めに書くのが礼儀。返事が必要なくても「了解しました」とメールを読んだことを知らせるようにしたい。

※参考資料：「ビジネス・マナーワークシート」（ザ・アール）

ビジネスでは「手紙」も簡潔に

　ビジネスレターは以下のような基本フォーマットに沿って書くといいだろう。

　メール同様、簡潔に読みやすく書くのが原則。時候のあいさつなどを加え、温かみを出そう。封筒は会社のものを使い、あて名などは正確に、丁寧に書くこと。

※参考資料：「ビジネス・マナーワークシート」（ザ・アール）

※参考資料：「ビジネス・マナーワークシート」（ザ・アール）

通信ツール　活用ポイント

1. 通信ツールは、用件や緊急度により使い分ける。
2. 姿の見えない者同士がやりとりをするので、情報を正しく送受信できるよう正しく丁寧に。
3. 伝言を受けた内容は復唱して確認。メモを残すこと。
4. ファクスやメール、ビジネスレターは簡潔に読みやすく。

『月刊総務』2008年4月号　総務のマニュアル「社会人の基礎力を高めるビジネスマナー講座」より