今でも「超」整理法で整理するのだ：シゴトハッカーズ（2/3 ページ）

[大橋悦夫、佐々木正悟，ITmedia]

僕も学生時代から（＝『「超」整理法』を読んだ直後から）超整理法を実践していますが、封筒に入れる前に、デスクの脇にある3段書類トレイに仕分けるようにしています。正式なファイリングに先だってワンクッション置いているわけです。

　3段トレイは上段が「とりあえず置く」、中段が「ファイリング待ち」、下段が「シュレッダー待ち」です。書類が届いたら、明らかにファイリング（超整理方式での整理）が必要なものについては中断に、おそらく要らないと思われるが、念のため取っておくというものについては下段に、それ以外は上段に、それぞれ振り分けます。

分類法

3段トレイ	分類
上段	とりあえず置く
中段	ファイリング待ち
下段	シュレッダー待ち

　毎週金曜日に3段トレイの整理をします。まず、下段の「シュレッダー待ち」の書類を取り出して見直し、要らないものはシュレッダーにかけてしまいます。次に、上段の「とりあえず置く」の書類を取り出して、ファイリングが必要なものについては中段に、それ以外は下段に移します。これで上段がカラになります。メールでいえば「受信トレイ」のようなものです。最後に、中段の「ファイリング待ち」の書類を取り出して、必要なだけ封筒を用意したうえで、中に詰めていきます。この際にも、「やっぱりいいかな」と思えれば、下段送りにすることもあります。

　一見すると面倒なことをやっているようですが、2〜3回はふるいにかけられるため、「もうよかろう」ということで良い意味であきらめがつくようになります。

なるほど。みなさん、封筒をうまく使うのですね。いきなりデジタル化はやっぱり無駄が多いですか？

個人的な事情もありますが、最近は紙で資料を頂く機会が減っていて、実は紙の資料を整理する時間はさほどでもないのです。例えば、イー・モバイルで端末を契約するとハガキが届くのですが、こういった書類はデジカメで撮影したうえでシュレッダーにかけます。ハガキにはID番号が書かれているのですが、この番号が後でマイページの設定をするときに必要になるのです。そのときになって「ハガキはどこにやったのだろう？」と探すのは無駄なので、なにやら覚えられそうもないIDや番号が書かれている書類が届いたら、とりあえずデジカメで撮って、Evernoteに保存するようにしているわけです。

なるほど、では上記の袋や3段トレイを使った整理法は、主にどんな書類に使うことが多いですか？ やっぱりダイレクトメールなどは、見た瞬間に判断して捨てちゃいますかね？

そうですね、ダイレクトメールはほぼその場で捨てています。契約書とか、税金関係の書類とか、領収書、などが3段トレイに「仮置き」されます。要するに、自分宛ての再発行の利かない書類ということになります。

私はやはり、書籍の企画時などに頂く、たくさんの関連資料を「超」整理法の袋に入れてしまうことが多いですね。その際、袋として封筒ではなくクリアファイルを使っています。タイトルを付けなくても、外から見てすぐ分かるので、これが楽です。次の打ち合わせ時に、そのまま持っていけばいいということもあります。

デジタルデータでもらったものは、一度印刷して、同じ袋に入れてまとめるようにしたりもしますか？　それともデジタルはデジタル、紙は紙でしょうか？

デジタルはデジタル、紙は紙です。というのも、基本的にデジタルデータをまず検索で探すからです。それで見つからないときや、デジタルでもらった記憶が全くないときだけ、「超」整理法の棚を探します。先ほど大橋さんがおっしゃったとおりで、徐々に、紙で頂くことは減っているので、あえて印刷しようとは思わないですね。