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» 2014年09月08日 07時00分 公開

あの“苦行”から解放されたい!:何度も同じ仕事の説明、うんざりしていませんか? (3/3)

[松崎純一,Business Media 誠]
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 これは、マニュアル作成時だけでなく修正時にもパワーを発揮します。面倒なレイアウト変更をすることなく文面や画像を修正できるので、常に業務マニュアルの中身を最新の状態に保てるというわけです。

 作成したマニュアルはすぐクラウド上で公開できるのも便利なところ。業務マニュアルのURLを共有すれば、チーム内での共有も簡単です。業務マニュアルをTeachme Biz内で一元管理できるので「あのマニュアルは共有フォルダのどこに置いたっけ?」と、迷うことはありません。また、「業務マニュアルを作ってみたら既にきちんとしたものが作られていた」などという悲劇も防げます。

 業務マニュアルの閲覧には、全体の流れを把握しやすいリスト表示と、手順を集中して確認できるスライドショー表示が用意されています。

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 HTML形式での埋め込み用タグも用意されているので、社内のサイトに埋め込んだりといった使い方もできます。このように柔軟な共有方法が用意されているのも業務マニュアル作成に特化したサービスの強みです。

Photo 社内サイトへの埋め込みも可能

業務マニュアルの作成ハードルを徹底的に下げて時短に貢献

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 WordやExcelなどの通常の文書作成ソフトを使って業務マニュアルを整備しようと思ったら、以下のような手順を踏む必要があります。

  1. 業務マニュアル作成に使うソフトを選ぶ
  2. ファイルを新規作成する
  3. 既存のマニュアルからテンプレートとして使えるものを探す
  4. 書式やレイアウトを調整する
  5. 作業手順を作成する
  6. 業務マニュアルの保存場所を選ぶ
  7. 関係者に周知する

 Teachme Bizのような業務マニュアル作成サービスを使えば、「5. 作業手順の作成」以外の作業をばっさりカットできるわけです。

 業務マニュアル作成のハードルを極限まで下げて業務マニュアルの作成を徹底すれば、引き継ぎに関する問題を解決できます。

 「お茶の出し方」「会議室の予約の仕方」といったちょっとしたものでもマニュアルを作る価値は十分にあります。さまざまなマニュアルを作成して公開しておけば、現場スタッフが「説明にかける時間」を大幅に軽減でき、本業に専念できるようになるはずです。

著者プロフィール:松崎純一

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 システムエンジニアとして6年半の会社員生活を経て独立。ブログ「jMatsuzaki」を軸に各種メディアで執筆活動をするとともに、セミナーの講師も行っている。文体と講演スタイルは独特で、それが好評を博している。

 小学生の頃からの夢であった音楽家へ至るまでの全プロセスをブログを通じて公開することで、仕事と遊びを一致させるための知識と技を伝えている。


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