レビュー
» 2014年09月08日 07時00分 公開

あの“苦行”から解放されたい!:何度も同じ仕事の説明、うんざりしていませんか? (2/3)

[松崎純一,Business Media 誠]

 そこでまず、マニュアルづくりの問題を考えてみましょう。課題は2つあります。

  1. 業務マニュアルの作成(と修正)に時間を割きたくない
  2. いろいろな人が作った業務マニュアルが散り散りになってしまう

 1つ目の問題は、業務マニュアルの作成に多大な時間がかかるということ。一般的によく使われるWordやExcelはマニュアル作りに便利ですが、自由度が高すぎてマニュアル作りを難しくしているのです。

 レイアウトを調整したり罫線やフォントを調整したり画像を編集したり、本質でないところに使う時間が多すぎます。凝ろうと思ったらいくらでも作り込めてしまうので、気づいたら膨大な時間を浪費していた……なんて経験もあるはずです。しかも後から修正するのがひと苦労なので、業務マニュアルがどんどん腐っていきます。

 2つ目の問題は、担当者がそれぞれマニュアルを作っていて、そのマニュアル群をいまいち共有できていないということです。最悪の場合、別々の担当者がまったく同じ業務マニュアルを作っていたなんていうムダが起こることだってあるでしょう。

 ところが、こんな課題を、“画像にキャプションを付けていく”形のマニュアルを作れるようにすることで解決するクラウド型サービスが登場したのです。この「Teachme Biz」とは、いったいどんなサービスなのでしょうか。

Photo 画像にキャプションを入力するだけで、サクサクとスライドショー的な業務マニュアルを作成できる

業務マニュアル作成サービス「Teachme Biz」を使ってみる

Photo 写真にキャプションをつけて業務マニュアルを作成できるTeachme Biz

 Teachme Bizは、画像とキャプションを入れるだけで簡単に作業手順をマニュアル化できるWebサービスです。

 作成はTeachme Bizの管理画面上で行います。作成画面を見ると分かるとおり、「見出し」「キャプション」「画像」「リンク」を入力して、どんどんページを追加していけばマニュアルを作れます。

 文字の書式やレイアウトなどについて考える必要がないので、手順を説明することだけに集中できるのです。

 さらにスマホやタブレットを使ってマニュアルを作成すれば、端末のカメラで撮った写真に説明を入れていくだけでマニュアルができてしまいます。いつでもどこでもマニュアルを作成できる上、PCのマニュアル作成時に必要な「デジカメからの写真の取り込み」というフローを飛ばせるので、さらなる時短にもつながるでしょう。

Photo

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

注目のテーマ