ビジネスマナーの基本の基「メールはスピードとクオリティ」：注意点（2/3 ページ）

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ビジネス上の要件でメールを送る時の基本ルール

ビジネス上の要件でメールを送る時の基本ルール

（1）必ず1行目に宛名を書く

　プライベートのメールでは、1行目から「元気？」などの書き方をしてしまいますが、ビジネスメールではそれはNGです。まず1行目に相手の宛先を書きましょう。

　書く内容は「社名＋部署名」で改行して「役職＋相手の名前＋様」です。

　相手の名前は苗字だけでもかまいませんが、姓と名を書いたほうがより丁寧に感じます。

（2）宛名の下に挨拶を入れる

　通常のビジネスレターのように、丁寧な時候の挨拶（あいさつ）などは不要です。「お世話になっております。」程度の簡単な挨拶を、宛名のすぐ下に入れます。

（3）自分の名前を入れる

　これはビジネスレターとは違うルールですが、挨拶を書いた後に「×社の×です」と書くことが多いです。手紙の場合は、誰から来たかをまず確認できますが、メールの場合は、メールアドレスだけでは分からないケースも多いので、このようなルールができました。

（4）件名はそれだけで内容が分かるようにする

　よく件名を「ご連絡」などのように、内容のわからないものにする人がいますが、これはスピード優先のビジネスにおいてはルール違反に近い行為です。「6月度部門横断ミーティングのご連絡」などのように、内容が分かるように書きましょう。

（5）メールは1往復半で終わらせる

　これは少し高度なルールですが、メールは、「発信→返事→それに対する返事・お礼」の1往復半で終わるのがベストです。何度も行き来すると、ビジネスのスピードも品質もどんどん落ちてしまいます。

　最初のメールの内容に、相手に答えてほしい内容、伝えたい内容がすべて入っているかどうかが重要です。ここがきちんとしていないと、「1つの質問に1つ答えてもらい、その次の質問をまた投げて、また返してもらう」というような、チェーンメールになって行きます。ビジネスをきちんと進めるために、この少し高いルールをクリアできるようにしましょう。