できる！ ビジネスマナー「取引先訪問はアポイントからお礼まで」：基本の基（1/2 ページ）

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　フレッシュなビジネスパーソンであれば、アポイントをとるところから実際に訪問してコミュニケーションをお客さまと円滑に行うという一連のルーティンをこなせるようにならなければなりません。この一連のルーティンにおけるビジネスマナーについてポイントをご紹介します。

アポイントをとろう

　まず、アポイントですが電話であれ、メールであれ、アポイントを取る際にはお客さまの都合を考慮していくつかの候補をあげて時間を設定すべきです。

　この候補の中で先方の担当者が社内調整の上、都合のいいところでアポイント時間を設定するのですがここでもう1つ注意すべき点。CCでお客さまの担当だけではなく上司にもメールを入れることがあると思いますが、あまりここに上司を使いすぎると担当者の立場がなくなるのでアポイントを取るだけであれば、連絡先はあくまで担当者にしておいたほうがよいと思います。先方の社内調整をきちんと円滑にしてもらうための作法としても重要です。もちろん、メールではなく電話の場合も、上役に突然連絡をするのは失礼にもあたることになります。あくまで担当者に気持ちよく動いてもらうための作法として考えたほうがいいでしょう。

　あまり面識のないお客さまであれば、数日前に電話かメールで時間や場所のリマインドをしておいたり、訪問する際のメンバーを事前に伝えておくことが重要です。もちろんのことですが先方も当方の出席者に合わせて社内のメンバーを調整することになるからです。