「気まずくて断れない……」は悪手 仕事が速い人は知っている“上手な断り方”

[鈴木真理子，ITmedia]

この記事は、『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』（鈴木真理子著、明日香出版社）に掲載された内容に、ITmedia ビジネスオンラインが編集を加えて転載したものです（無断転載禁止）。

上手に断る

　ビジネスでは条件が折り合わないときや、相手の意に沿えないときは、断らなければなりません。メールの書き方に悩むこともあるので、上手な断り方を知っておきましょう。

「上手な断り方」を知ると、仕事がスムーズに（画像はイメージ、提供：ゲッティイメージズ）

　ポイントは、結論を急がないこと。相手の厚意に感謝し、理由を添えて丁寧に断ることが大切です。直接的な表現は避け、まずは感謝の気持ちを伝えましょう。

　次に、理由は失礼のないものにします。「スケジュールの都合」や「先約がある」など、無難で納得してもらえる理由にしましょう。

　そして「不本意ながら」「誠に遺憾ではございますが」「残念ながら」など、配慮の言葉も忘れずに添えます。なお、「お断り」を「辞退」や「遠慮」「見送り」に換えても構いません。

失礼にならないこと割り方（出典：『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』）

　ビジネスですから、今後の良好な関係を示唆した結びにすることも大切です。

　「断りづらい……」と返事を後回しにすると、どんどん先送りする羽目に。相手は返事を待っています。結論が出たら、すぐにメールを送りましょう。

著者：鈴木真理子（すずき・まりこ）

株式会社ヴィタミンM　代表取締役

共立女子大学卒業後、三井海上火災保険株式会社（現三井住友海上）に入社し、9年3カ月間の勤務を経て退職。さまざまな職業を経験した後、ビジネスインストラクターとして独立。2006年起業し、講師派遣型の社員研修を行う株式会社ヴィタミンMを設立。

これまで企業研修や公募型セミナーにおいて3万人以上に数多くの失敗談を告白しながら、ミス、ムダ、残業を減らすヒントを提唱している。講師業の傍ら、新聞や雑誌をはじめメディアの取材、ビジネス書の執筆など幅広く活動中。日本ペンクラブ会員。

主な著書に『「段取りが良い人」と「段取りが悪い人」の習慣』『やり直し・間違いゼロ　絶対にミスをしない人の仕事のワザ』『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』『＜図解＞仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』（共に明日香出版社）がある。

『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』

メールは「コミュニケーションの触媒」であり「道具」である──。本書では、人間関係を円滑にするツールとして「いかにうまくメールを使うか」を解説します。どうすれば簡潔に分かりやすいメールを書くことができるのか、そのための具体的な技法が詰まっています。