キーパーソン対談から探る「生産性向上」の具体策 人×デジタルの活用で日本企業はどう変わるか

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　いまだ果たされているとは言えない日本企業の「生産性向上」。生産性向上に向けた業務改善を図るには、具体的にどのようなアクションやツールが有効なのか。

　その答えを探るべく、本記事では生産性向上の支援を目的とした「リーンソリューション事業」を展開するスタディスの庄司啓太郎氏と、業務プロセスの可視化や進捗（しんちょく）共有の面からチームの生産性向上を目指すツール「Bizer team」を展開するBizerの畠山友一氏の対談を実施。2023年2月から業務提携をしているスタディストとBizerのキーパーソンが考える、生産性向上への道のりを聞く。

※以下、敬称略

長期的な目で見る重要性　危機感の欠如が招く“不幸”とは

――生産性向上を果たせている企業と果たせていない企業、差はどこにあるでしょうか。

スタディスト 取締役 副社長の庄司啓太郎氏

庄司：　根本的な危機感の有無、それに尽きると思います。労働人口減少が続く中でも、個人の視点では「まだ仕事があるから大丈夫」となりますが、企業としては顧客が減る、需要が減るという現実を見ないわけにはいきません。

畠山：　私は普段、バックオフィスのお客さまと接する機会が多いのですが、現場を見るとやはり危機感を抱いている人は少ないように感じます。新しいツールを導入して業務を変えることにもあまり積極的ではありません。とはいえ、これまでの業務を正確に繰り返してリスクを回避するのがバックオフィスの責務です。変化に不慣れだとしても、それはある意味当たり前です。

庄司：　短期で見るか、長期で見るかですよね。経理なら、ミスなく数字を処理することが重要です。そのために今までのやり方を踏襲することが求められる一方で、効率化のために変化しろとも言われる。しかし80万人以上減少という、一年で県一つ分の人口が減ってしまうような時代にあって「今を変えない」という選択をすることは長期的に見れば怖いことです。

畠山：　現場は現場で、これから企業が変わっていかなければならない現状に目を向けて“今まで”に固執してはいけないですよね。特にバックオフィスは産休・育休で長期間人が抜けることも多い。この間のリソース不足をきっかけに、業務が滞ってしまうことも珍しくありません。その対応が「残った人で頑張る」しかない状況は不幸です。

庄司：　今後どうやって生き残っていくか――経営層が音頭を取り、組織全体で危機感を持って事業活動を行っているかどうかは重要だと思いますね。

過去に多発したRPAの「良い失敗事例」

――両社は共に、生産性向上を目指すために「業務の可視化」の重要性を説いていますね。

庄司：　多くの現場はまず目の前の業務の効率化に集中しようとします。しかし、やみくもに効率化の施策を打っても効果は出ません。まずは業務全体を可視化し、次のアクションに結び付ける。その方が効率的ですし、生産性向上という的を外さないはずです。

　もちろん「可視化だけする」ことに意味はありません。とはいえ、見えないものに対策を打つことはできませんよね。ダイエットで考えると分かりやすいと思います。自分の体重や体脂肪率を把握せずに、目標体重を掲げることはできません。

Bizer 代表の畠山友一氏

畠山：　この話で言うと、私はRPAの流行が良い失敗事例を見せてくれたと思っています。

庄司：　5年ほど前でしょうか。どこの会社でも「ロボット」一色でしたね。

畠山：　上から「RPAを導入して効率化しろ」という指令が下りてくる。全体でどんな業務がどう行われているのか分からないけど、取りあえず自動化できそうな業務から試してみる。結果、一年たっても思ったような成果が出ない――そのような例です。

　もちろんRPAは有用なツールです。しかし当時は、RPAで自動化する前に必要性を見ていない例が多かった。業務の可視化から入って全体を整理して、どこから着手するか検討するところから始めないと、どんな優秀なツールを使っても期待するような成果は出ません。こういった経験もあって、私は業務全体を整理して優先順位を付けることの重要性はある程度広がったのではないかと考えています。

どの企業でも「改革者」が不在？

庄司：　とはいえ、そういった改革を推進できる人材は多くないという印象は拭えません。そもそも、改革を先導する「専門家」が社内にいる例はほとんどありません。改革をうまく進めている企業は、行動力とセンスを兼ね備えた人材が「たまたま在籍していた」というのが実情ではないでしょうか。

畠山：　それは私も同意見です。われわれは「業務プロセスにイノベーションを起こす新しいタスク管理ツール」としてBizer teamを提供していますが、成果を出しているお客さまを見ると、庄司さんがおっしゃるように素晴らしい「改革者」がすでに社内にいた――というケースが多いんですよね。可視化一つとっても、自力で行うのは難しいものです。

庄司：　「業務一覧を作ってください」とお願いしたとき、一発OKのリストを出せる例は稀です。複数人にまたがった部門、引いては社内の業務一覧を作るとなればさらにハードルは上がります。その音頭を取る改革者には、中立的な視点と情報整理能力が求められるわけで、それを担えるのは本当に少数だろうと思います。

畠山：　スタディストさんがリーンソリューション事業で提供するコンサルティングは、まさにそういった部分へのお客さまの期待が大きいですよね。ただ「可視化が必要だ」という気付きを与えるだけではなく、中に入り込んで「じゃあどうするのか」具体的なアクションを検討するところまで伴走してくれるわけですから。

生産性向上に向けた流れは？　プロに聞く成功ルート

――あらためて、生産性向上に向けた具体的なステップを教えてください。

庄司：　まずは「可視化」で業務全体を把握した上で「標準化」「単純化」を図り、「徹底化」に導く。スタディストではこのようなステップを推奨しています。しかし、先の議論でもあったように改革を推進できる人材は希少です。そこでわれわれが立ち上げたのが、一連の生産性向上に向けた取り組みを一気通貫で支援するリーンソリューション事業です。

　「リーンオペレーション」^※を構成する可視化、標準化、単純化、徹底化、その先にある価値強化への理解を促し、企業が生産性向上を実現するためのサポートに努めています。そのうちの徹底化を促すツールとしてご案内しているのがBizer teamです。

※生産性向上を果たし、かつオペレーション改善と価値強化を継続的に行えている状態を指す。詳細はこちらを参照

生産性を高めるリーンオペレーション実現のためのフレームワーク

畠山：　Bizer teamの基本機能は、業務を洗い出してプロセスを可視化すること、可視化した業務プロセスのタスクを管理できることです。われわれはさらに、“再現性”にフォーカスして製品を開発しています。

庄司：　Bizer teamは独自の立ち位置を確立していますよね。似ているものにプロジェクト管理ツールがありますが、これは年間を通して動かす大型プロジェクトの開発や運用管理に活用されており、対象が「大きすぎる」。一方で、一般的なタスク管理ツールは「資料を送る」など対象が「小さすぎる」。Bizer teamはその中間にあり、固まったタスクを月次のサイクルで回す現場――特にバックオフィス領域にはジャストフィットするツールです。

畠山：　ありがとうございます。バックオフィスでは、誰かが一度行った業務は組織の資産になります。その人が異動や退職でいなくなっても、業務プロセスが資産として残っていれば誰でもそれを活用して「業務を再現」できます。そのために、Bizer teamで可視化した業務プロセスはテンプレートとして繰り返し利用できるようになっています。

――スタディストでは「Bizer team導入支援パッケージ」を用意することで、Bizer teamの活用までフォローしているそうですね。

庄司：　はい。「社内業務をどう分類してタスク化するか」「タスクの完遂に必要なチェック項目は何か」などをヒアリングしてBizer teamをすぐ“使える状態”にセッティングします。その後、継続的に運用できるようにサポートを行います。

畠山：　最後におっしゃった「継続」、これがBizer team導入支援パッケージの真価だと思っています。Bizer teamのアクティビティーデータを見ると、Bizer team導入支援パッケージを契約されたほとんどのお客さまが積極的に活用し続けていることが分かっています。これはまさに、スタディストさんの伴走力あっての効果です。

庄司：　Bizerさんは、スタディストにとって非常に心強い存在です。スタディストにはマニュアル作成・共有システム「Teachme Biz（ティーチミー・ビズ）」があります。しかし中には「マニュアル化するほどじゃないけど業務プロセスを共有したい」というお客さまもいて、今まではそういったニーズに対応できませんでした。しかし現在はBizer teamによって、幅広い企業の支援につながっています。

畠山：　提携してあらためて思うのは、スタディストさんとBizerが持つサービスの相性の良さです。お互いを補い合える非常に良い組み合わせだなと。

庄司：　われわれも同じように感じています。Bizer teamは、業務プロセスの全体像を箇条書きで可視化して把握することに長（た）けています。一方で、Teachme Bizは「具体的に業務をどう進めればいいのか」を示すのに役立ちます。

畠山：　業務全体を把握しつつ個別の作業手順も正確に伝えたいというお客さまの中には、提携前からTeachme BizとBizer teamを併用してくださっていた例もありましたね。

庄司：　Bizerさんとは長らく「生産性向上」をテーマにお互いのサービスの良さを認め合う仲でした。23年の提携によってTeachme BizとBizer teamの機能連携（以下図参照）も強化でき、よりお客さまの課題解決につながっていると確信しています。

Teachme BizとBizer teamの連携イメージ（スタディスト提供）

提携によって生まれた具体的な効果と、両社の今後は

――Bizer team導入支援パッケージの事例はありますか。

庄司：　総務関連や社員採用時の手続きなどのタスク管理をBizer teamで行い、さらに業務マニュアルはTeachme Bizで整理しているという製造業の事例があります。

畠山：　全国にある工場と本社のやりとりにもBizer teamを使ってくださっているんですよね。例えば工場の経理の月次締め。以前は終了したら本社にメールしていたそうですが、今ではBizer teamで本社とつながることで業務プロセスとその進捗をリアルタイムで確認できるようになりました。

庄司：　Bizer teamがタスクを管理、業務プロセスを再現してくれるので、マニュアル作成担当者が長期の休みを取っても別のスタッフがマニュアルを更新できる。そのため、マニュアルも常に最適化されるようになったそうです。まさにスタディスト×Bizerのシナジー効果を得ている良い事例です。

畠山：　スタディストさんはこの事例のような製造業や小売業といった、特に「現場」領域の業務の可視化、標準化が得意です。そこにBizerがメインターゲットとするバックオフィスが加われば、さらに幅広い企業の生産性向上を実現できるはずです。

庄司：　われわれもBizerさんとの提携を通して、業種問わず広くリーンソリューション事業の価値を届けられるようになったことを日々実感しています。まさに、企業全体の生産性向上、その支援ができていると感じています。社内には新しいプロダクトを世に出し続ける、海外進出を視野に入れるなどの動きもありますし、新たに改革の推進者を育成する研修事業もスタートしました。今後は世界規模で、Bizerさんと一緒に生産性向上というテーマに向き合っていきたいですね。