「会議室が取れない！」「Wi-Fiが切れる！」 “オフィスあるある”の正しい解決法は？：「総務」から会社を変える（1/3 ページ）

[豊田健一，ITmedia]

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　オフィスでの日常業務のなかで、多くの人が感じる「あるある」な問題。例えば、必要なときに会議室や個別ブースが確保できない、トイレが常に混雑している、デスクの数が足りないなどの「空間不足」は、多くのオフィスで見られる代表的な課題だ。

提供：ゲッティイメージズ、以下同

　うるさくて集中できない、空調が効きすぎる、逆に暑すぎる、照明が暗いといった環境面の問題も、働きやすさを大きく損なう要因となっている。さらに、ホワイトボード用のマーカーが使えない、Wi-Fiの接続が不安定、HDMIケーブルが見つからないなどの「備品・機器が正しく使えない問題」や、そもそもの使い方が分からず、問い合わせたいが総務担当者が捕まらないという「サポート体制の不備」も、現場ではよく耳にする。

総務こそ「素人目線」を持つべき

　こうした課題は一見バラバラに見えて、実は「オフィスの根本的な問題」に根ざしている。例えば、会議室の予約が困難という非効率なスペース運用があったり、集中すべき部署が騒がしい通路沿いに配置されていたりと、ゾーニングが機能していないケースも少なくない。また、空いているように見えても使われていない共有スペースが多いなど、全体として利用実態の把握がされていないという根本的な問題もある。

　一方、従業員の働きやすさやパフォーマンスへの配慮が足りないケースもある。コミュニケーションを重視したレイアウトが行き過ぎて、静かに集中できるスペースが著しく不足する。長時間座るには不向きな椅子や調整できない机など、身体的負担を考慮していない什器（じゅうき）。パーソナルスペースが狭い、収納場所がない、音、光、温度といった感覚的な快適さが十分に満たされていないオフィスなどがそれに当たる。

　また、空調や換気が不十分で、会議室などでは二酸化炭素濃度が高くなりがちであったり、清掃・除菌が十分に行われていなかったりと、衛生面への不安も無視できない。においや騒音への配慮も不足しがちで、昼食のにおいが職場に残ったり、通話の声がオープンスペースに響き渡ったり、周囲の環境が仕事に悪影響を及ぼすケースもある。

　IT環境の問題もある。Wi-Fiの不安定さにより会議や業務が中断されたり、AV機器が古く、オンライン会議中にトラブルが頻発したりすることも。モニターが足りず、ノートPCで無理に業務を進める場面も見受けられる。ハイブリッド勤務が進む一方で、そうした働き方に対応できる会議室設計やインフラが追い付いていない会社もある。

　オフィスの災害に対する脆弱性も問題だ。水や食料といった防災備蓄が古くなっていたり、不足していたりする企業は意外と多く、非常時には混乱を招く要因となる。誰が出社しているかが把握しにくいハイブリッド勤務体制では、避難指示の遅れも潜在的な問題だ。IT面でも、サーバーがオンプレミスで障害に弱い構成になっていたり、バックアップ体制が不十分であったりと、BCP（事業継続計画）の観点からも問題が存在する。