なぜ総務は「下」に見られるのか “雑”な扱いを今すぐ変える3つの技術：「総務」から会社を変える（1/3 ページ）

[豊田健一，ITmedia]

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　「中身の説明もなく『これやっといて』と丸投げされる」「こちらの状況も構わず『大至急』を連発される」──先日、他業種から総務に転身された方からの切実な悩みだ。こうした扱いに、戸惑いと虚しさを感じているという。いわゆる、「総務あるある」である。

仕事の丸投げや「大至急」の頻発は、総務あるあるだ（出所：ゲッティイメージズ）

　以前、ある企業の総務部長は筆者にこう話した。

　「総務は雑に仕事の依頼を振られることも多い。だが、役割に貴賎（きせん）はない。受ける側もそういうマインドを持つべきだ」と。

　確かにその通り。しかし、ここで言う「マインド」とは、決して「雑に扱われても我慢しろ」という意味ではない。むしろ逆だ。「雑に扱わせないプロフェッショナルとしての立ち居振る舞い」を持つべきだ、というのが筆者の持論である。

　なぜ総務は、時に「下」に見られてしまうのか。そして、その状況をどう変えていくべきか。総務の専門家として、この根深い問題に切り込んでみたいと思う。

なぜ総務は「雑」に扱われるのか？

　そもそも、なぜ他部署の社員は総務に対して、丁寧さを欠いた依頼をしてしまうのだろうか？　そこには3つの「大きな誤解」が存在する。

（1）「誰でもできる仕事」という思い込み

　専門知識が必要な経理や、売り上げを作る営業と違い、備品管理、施設管理、受付といった総務の仕事は、一見すると「日常の延長」に見えてしまう。「自分でもできるけれど、面倒だから代わりにやってもらう」という感覚が、相手の態度を傲慢（ごうまん）にさせるのだ。

（2）「黒子」としての透明性

　優秀な総務ほど、トラブルを未然に防ぎ、組織をスムーズに回す。しかし、何事も起きない状態が「当たり前」になると、周囲はその裏にある緻密な段取りや苦労を想像できなくなってしまう。空気が吸えることを感謝しないのと同様だ。空気は見えないし、意識することもない。

優秀過ぎることが、雑に扱われる一因になってしまうことも……（出所：ゲッティイメージズ）

（3）「サービス部門」という言葉の誤用

　総務は「社内サービス部門」と呼ばれるが、これは「何でも言うことを聞く召し使い」という意味では、断じてない。しかし、依頼する側も、そして受ける側の総務自身も、この言葉を履き違えているケースが散見されるのだ。