なぜ総務は「下」に見られるのか “雑”な扱いを今すぐ変える3つの技術：「総務」から会社を変える（3/3 ページ）

[豊田健一，ITmedia]

依頼する側の意識を「可視化」で変える

　総務が下に見られる最大の理由は、「何をやっているか見えない」ことだ。そこで、次のようなポイントを意識して可視化を試みよう。

（1）工数の可視化

　総務が年間でいくつのタスクをこなし、どれだけのコスト削減やリスク回避を実現したかを、定期的に社内に発信するのだ。とかく総務は広報下手である。「備品発注を一本化したことで、年間〇時間の工数削減になりました」といった具体的数字は、周囲の尊敬を勝ち取る武器となる。

（2）「ありがとう」の先を伝える

　他部署の人が気を使って「申し訳ない」と言ってくれるなら、それはチャンスだ。「お気遣いありがとうございます。実は今、年末調整と並行して〇〇のプロジェクトを動かしているので、もし事前の依頼を〇日までいただけると、もっと質を高められるのですが」と、教育的なコミュニケーションを図ってみよう。

可視化によって、総務の位置が向上するかも？　（出所：ゲッティイメージズ）

総務は「組織の心臓」である

　学校において、先生がいなければ授業は成立しないのと同様に、総務がいなければ会社という組織は一歩も動けなくなる。先生が「教育のプロ」であったように、総務は「組織運営のプロ」であるべきだ。

　誰かに雑に扱われたとき、悲しむ必要はない。それは、相手が「組織の仕組み」に無知であることを示しているに過ぎないからだ。そこであなたが折れるのではなく、プロとして相手を「教育」し、適切な依頼の仕方をガイドしてあげよう。

　総務という仕事に誇りを持ってほしい。あなたが背筋を伸ばして仕事をすれば、必ず周囲の見る目は変わるはず。総務が「下」に見られる時代を、筆者たちの代で終わりにしませんか？

著者プロフィール・豊田健一（とよだけんいち）

株式会社月刊総務 代表取締役社長／戦略総務研究所 所長／（一社）FOSC 代表理事／（一社）IT顧問化協会 専務理事／（一社）日本オムニチャネル協会 フェロー

早稲田大学政治経済学部卒業。株式会社リクルートで経理、営業、総務、株式会社魚力で総務課長を経験。日本で唯一の総務部門向け専門誌『月刊総務』前編集長。現在は、戦略総務研究所所長、（一社）FOSC代表理事、（一社）IT顧問化協会専務理事、（一社）日本オムニチャネル協会フェローとして、講演・執筆活動、コンサルティングを行う。

著書に、『リモートワークありきの世界で経営の軸を作る 戦略総務 実践ハンドブック』（日本能率協会マネジメントセンター、以下同）、『マンガでやさしくわかる総務の仕事』、『経営を強くする戦略総務』