WordやExcelだけじゃない！ 「プロンプト不要」で使えるMicrosoft 365 CopilotのニッチなAI機能：その悩み、生成AIが解決（1/2 ページ）

[酒井麻里子，ITmedia]

連載：その悩み、生成AIが解決

アイデアが浮かばない、こんな無駄な作業なくしたい――。ビジネスパーソンを悩ませる日々のさまざまな困りごと、ChatGPTに聞いてみませんか？　ITジャーナリストの酒井麻里子氏がプロンプトの書き方を伝授します。

Q．Microsoft 365のいろいろなアプリでCopilotアイコンを見かけるものの、あまり使いこなせていません。便利な使い方はありますか？

　Microsoft 365 Copilotでは、多くのアプリでAI機能を利用できる。WordやExcel、PowerPointの主要機能については本連載でも取り上げてきたが、それ以外にも地味ながら価値の高い機能が潜んでいる。

　今回は、メールアプリ「Outlook」やデジタルノートアプリ「OneNote」、デジタルホワイトボード「Whiteboard」で利用できる、少々ニッチなAI機能を解説する。

著者プロフィール：酒井麻里子（さかい・まりこ）

ITジャーナリスト／ライター。生成AIやXR、メタバースなどの新しいテクノロジーを中心に取材。その他、技術解説やスマホ・ガジェットなどのレビューも。著書に『趣味のChatGPT』（理工図書）、『先読み！IT×ビジネス講座ChatGPT』（共著・インプレス）など。Yahoo!ニュース公式コメンテーター。株式会社ウレルブン代表。XRと最新テクノロジーのWEBマガジン「TechComm-R」運営。

返信が必要なメールを2クリックで探す

　Outlookで重宝するのが未返信メールの抽出だ。サイドパネルのCopilotを開き、最初に表示される「どのメールに至急返信が必要か」というボタンをクリック。入力欄に自動でプロンプトが入るので、そのまま送信するだけでよい。

Outlook内のCopilotパネルを開き、最初に表示されるボタンをクリックするだけで使える（Outlookのスクリーンショット）

　返信が必要なメールがリンク付きで表示される。そのまま「〜の内容で返信を作成して」と指示して返信文を作成することも可能だ。

　注目すべきは、ユーザーにプロンプトを考えさせない形で、機能が埋め込まれている点にある。ユーザーが「AIを使おう」と意識する必要すらなく使えることは、AI活用を習慣化する上でも重要なポイントだ。

全てのメールを確認する余裕がないときに、優先順位の高いものだけすぐに対応できる（Outlookのスクリーンショット）

Outlookでメールコーチングを受ける

　Outlookでは自分で書いたメールを添削してもらうこともできる。

　メールを書き終えた後、本文下に表示されるペンのアイコンをクリック。全文が選択された状態になったら、メニューから「コーチングを受ける」を実行する。

自分でメールの文面を書いた後に、その内容を多面的にチェックできる（Outlookのスクリーンショット）

　現在のメール文面が解析され、アドバイスが表示される。文章表現だけでなく、相手の感情に配慮した書き方や要点を整理した伝え方など、多面的な提案が得られるのも特徴だ。「全ての提案を適用する」をクリックしてアドバイスを自動で反映させることも、手動で必要な部分だけ直すこともできる。

文章に親しみを加える表現や、相手が返信しやすくなる言い回し、分かりやすくするための箇条書きの工夫などが提案される（Outlookのスクリーンショット）

　AIに丸ごと書かせた文面はどこか人間味に欠ける。とはいえ、AIを使うことが当たり前になってくると、自力で書いたものをそのまま送信するのも不安に感じる。Outlookのメールコーチングは、その間を埋める機能として重宝する。