「AIは効率化だけでなく、これからは労働力に」Box Japan社長に聞く「AIとオンラインストレージ」の勝ち筋（2/3 ページ）

[山口伸，ITmedia]

オンラインストレージのいくつものメリット

　オンラインストレージへの移行はセキュリティ強化のほか、ファイル共有の作業性を向上させる効果がある。

　Excelなど同じファイルを複数人が手分けして作成する場合、データをメールやUSBメモリなどを通じて送付し合い、その都度上書きや編集をする必要があった。また、編集回数が多く、関わる人数も多い場合、「誰が最新版を持っているのか」分からなくなってしまう事態も発生しうる。オンラインストレージではこのような煩わしさを省けて、編集履歴も残せる。

　「日本はハンコ文化があるように、文書を重視する傾向があります。Boxは文書管理ツールが充実しており、そうした点が普及につながったと見ています」

筆者撮影

　自治体もBoxを導入しており、神奈川県藤沢市はBoxによって一部作業のペーパーレス化を実現した。

　藤沢市では建築関係で検査機関から年間8000件以上、枚数にして16万枚の書類が郵送やファックスなどで届けられていたという。Boxを導入したことで、検査機関は電子データで書類を送付できるようになった。修正箇所の問い合わせに注釈機能を活用し、電話での問い合わせも省略した。また、メタデータの付与やフォルダへの振り分けなど、データの管理業務も自動化している。

提供：Box Japan

　近年でもトップの判断でオンラインストレージなどのクラウドサービスを禁止し、社内での保存を原則とする中小企業の話はよく聞かれる。だが、利便性が伝われば、オンラインにシフトする企業も増えていくことだろう。