Web会議システム、せっかくならケチらずに有料版を使うべき理由：会議にとどまらず業務効率化へつなげよう（3/4 ページ）

テレワークの浸透でユーザーが爆発的に増えたWeb会議システム。Zoomを中心に、Google MeetやMicrosoft Teamsなど、サービスも増えている。各種サービスは新型コロナの影響を受けて機能を無料解放しているものもあるが、筆者はせっかくなら有料版を使うべきだと指摘する。

[柳谷智宣，ITmedia]

白熱している会議が尻切れトンボにならないために

　有料版を使うべき理由として次に挙げたいのが、会議を開催できる時間だ。無料版のZoomだと、3人以上での会議は40分までしか開催できない。この時間が絶妙で、軽い打ち合わせや30分程度で済むミーティングには全く不足がないが、一般的な1時間の会議となると時間が足りなくなってしまう。その都度、会議用のリンクを発行していては手間だし、議論が白熱している最中であれば、せっかくの“熱”が冷めてしまう。ちなみに、1対1のミーティングであれば、無制限に利用できる。

盛り上がっていた会議がいきなり終了、とならないためにも有料版を使うべきだ（出所：ゲッティイメージズ）

　有料版を契約すれば、Zoomは最大24時間まで継続可能になる。1時間のミーティングも可能だし、議論が盛り上がった場合にはそのまま延長して会議を続けられる。昨今課題として挙がっている「テレワーク中のコミュニケーション不足」を解消するために、テレワーク中はずっと接続状態にしておいて、同じオフィスにいるような感覚を疑似的につくることも可能だ。

　Google Meetの無料版では、1回に継続できる時間は1時間まで。しかし、先述したように一部機能を無料解放しているため、20年9月30日までは、無料で最大24時間継続できる。有料版であれば、最大300時間まで設定できる。

　最後に、Microsoft Teamsでは今のところ制限時間がない。これは、長時間のWeb会議が多い企業や、研修にWeb会議ツールを活用している企業にとっては大きな魅力となるはずだ。

Web会議ならではの機能も活用

　Web会議では、話を聞いている側は画面を見ているだけで、話している人の身振りなどもあまりダイナミックに見えないため、内容が頭に入りにくくなる。そこで、スライドなどを表示する画面共有機能は必須といえる。画面共有を活用すれば、参加者全員の画面に指定の画面を表示できるので、とても分かりやすくなる。

画面共有を使えばメリハリもつけられる（画像は筆者がGoogle Meetを使用しているところをキャプチャーしたもの）

　その他、Web会議ならではといえる機能が「バーチャル背景」だ。バーチャル背景とは、人物を認識し、背景を任意の画像に差し替えてくれるものだ。Web会議をしていると、ユニークな背景を設定している人がいて、そこから話が弾むことも少なくない。ZoomやMicrosoft Teamsでは、無料版でもこのバーチャル背景機能が搭載されている。

　Google Meetは、バーチャル背景機能を有していないが、外部サービスの「Snap Camera」をインストールすれば設定できる。バーチャル背景だけでなく、Webカメラの映像にさまざまなエフェクトをかけられる。