コラム
» 2006年11月29日 09時00分 公開

企業にはびこる間違いだらけのIT経営:第19回:有能な議長とITが「うんざり会議」を変える (1/2)

 「会議は踊る、されど進まず…」のウイーン会議のごとく、現代の企業人たちも数多い会議と非効率な会議にいかにうんざりしているか。そこで会議時間を半減する方法の検討、それがとりもなおさず会議をより効率化するIT利用の会議についての考察へと議論を発展させていこう。

[増岡直二郎,アイティセレクト編集部]

鍵を握る「議長采配」。各部門で養成することも

 通常多くの会議は惰性で開催され、議長が不在、いたとしても単なる事務局、テーマがあちこちへ飛ぶ、上位職の者や声の大きい者が幅を利かす、なかなか結論が出ない、そしていたずらに時間が過ぎる。身の周りの会議をちょっと見回すと、心当たりは山ほどあるだろう。

 それを正すためには出席者の協力はもとより、まず「議長采配」が最大の鍵になる。まず議長は「会議を仕切る」という強い意識を持ち、会議の進行スケジュールを頭に描くこと。その上でテーマを絞って明示しながら意見を募り、議論がテーマ以外に行ったとき軌道修正するか切り捨てる。ある程度議論が進んだら結論を提示し、同意を得たらそれを素早く板書する。板書のコツは5W1Hを踏まえること。そして次のテーマへ移り、同じように進める。

 ただし、その采配は常に民主的・公平でなければならない。これで、会議は驚くほど効率よく進む。しかし、「采配」は習熟する必要がある。「議長」を、各部門で計画的に養成するべきだろう。

 その他にも会議に対する問題意識さえ持てば、効率化のタネは次々出てくる。例えば習慣で決めていた出席者数を絞る。全員のフル出席を見直し、必要な要員を必要な場面だけに呼び込む。

 このように会議数を減らす、会議時間を半減する、議長の采配能力を高める、出席者数を絞ることなどが会議を効率化させる。同時にその「会議の改革」が、より効率化が期待できるIT導入の前提となり、IT利用の会議を定着させる条件にもなる。「会議の改革」への行動を直ちに起こそうではないか。

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