すぐに使えるワークフローの提供やドキュメントライブラリの強化により、SharePoint Server 2007は、従来のバージョンよりもさらにドキュメント管理に適した製品となっている。だが、こうしたソリューションを使った作業がユーザーに負担と思われてしまうと、ドキュメント管理の効果があがらない恐れもある。
すでに定義されていてそのまま使えるワークフローの提供や基盤技術の強化により、MicrosoftのWebポータル/コラボレーションプラットフォームの最新バージョンであるOffice SharePoint Server 2007は、従来のバージョンよりも企業のドキュメント管理にさらに適した製品となっている。SharePoint Server 2007の初期コストの低さやMicrosoft Officeとの連携機能は、EMCのDocumentumやIBMのFilenetといったほかのドキュメント管理製品に対する強みになりそうだ。しかし、SharePoint Server 2007を導入する企業は、ほかのベンダーのプラットフォームを利用している企業にとっておなじみの問題に直面することになる。ドキュメント管理ソリューションは組織の効率を高めることができるが、その活用がうまくいくかどうかは、ユーザーの受け入れと規律意識に依存している。こうしたソリューションを使った作業がユーザーに負担と思われてしまうと、ドキュメント管理の効果があがりにくい。
ドキュメント管理ソリューションは、重要なドキュメントの整理、分類、保存を支援し、こうしたドキュメントを扱いやすく、また探しやすくすることを目的としている。MicrosoftはSharePoint Server 2007を、特にドキュメント管理プラットフォームとして売り込んでいる。ドキュメント管理は、この製品に込められたエンタープライズコンテンツ管理(ECM)戦略の柱の1つだ。この戦略には以下のツールとサービスも含まれている。
SharePointのドキュメント管理プラットフォームとしての機能を利用して、開発者やITアーキテクト、システム管理者は、Windowsファイルシステムなどの基本的なツールで実現できる(簡単なソリューション)以上のソリューションを実現できる。一般に、そうしたソリューションでは次のような機能が提供される。
SharePointの強化されたドキュメント/レコード管理機能は時宜を得たものだろう。社内ドキュメントの管理をめぐる規制上および法律上の問題への関心が高まる中、規制が厳しい製薬や法律といった業界以外の企業も含め、多くの企業がドキュメントや電子メールを体系的に取り扱うプロセスに本格的に注目するようになってきている。
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