承認の効率化で業務をスピードアップ――SharePoint機能詳解「ワークフロー」編：エンタープライズコンテンツ管理（1/3 ページ）

SharePoint 2007には、Windows Workflow Foundationをベースとしたワークフロー機能が実装されている。ワークフロー機能はドキュメントまたはサイトの変更時などさまざまなコンテンツに対して設定することができる。

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　Microsoft Office SharePoint Server 2007（SharePoint 2007）に含まれるワークフローでは次のような処理を行うことができる。

• Wordで作成された重要な設計書の変更を上司が承認する
• PowerPointで作成された製品提案書をグループ内に回覧する
• 人事異動通達のサイトを担当者が作成し、人事部長が承認すると社内に公開される

　SharePoint 2007にはあらかじめワークフローのテンプレートが含まれている。規定の承認者や承認までの猶予期間などを設定するだけで、すぐに利用できる。

ワークフローの基本機能

　ここでは、SharePoint 2007にテンプレートとして用意されている「承認」ワークフローを例にとって、Officeドキュメントを承認するワークフローの一連の動作について解説する。

ワークフローの起動

　ワークフローはさまざまなタイミングで起動できる。ユーザーが任意のタイミングで承認を依頼する、もしくはドキュメントがライブラリに新規投稿された場合や変更時に自動的に承認を依頼する、といった選択が可能だ。

　ブラウザからサイトにアクセスをしている場合は、ドキュメントリストのアイテムの操作メニューから［ワークフロー］を選択して起動する。

　Office Professional 2007以上のエディションを利用している場合は、Word、Excel、PowerPointのメニューからも起動できる。使いなれたOfficeクライアントからワークフローを立ち上げることが可能になっている。

　ワークフローを手動で起動すると、あらかじめライブラリリストに設定されたワークフローが表示され、必要に応じて上長の承認、グループ内での回覧などを選択する。

ブラウザからのワークフローの起動

承認の依頼

　承認が依頼されると、承認者宛には承認が依頼されている旨の電子メールが送信される。電子メールはHTML形式で記述されており、承認すべきドキュメントへのハイパーリンクが記載されている。WordやExcelなどのOfficeドキュメントの場合、承認者はこのハイパーリンクを起動することで各アプリケーションを起動し、ドキュメントの内容を確認する。

　電子メールの送信と同時に、承認者にはタスクの割り当てが行われ、タスクはSharePoint上のリストアイテムとして保存される。タスクの各アイテムには承認担当者や承認期限などの情報が含まれている。

　SharePoint 2007には、サイト上で割り当てられているすべてのタスクを一括表示するWebパーツも含まれている。これを利用すれば、自分が所属している各部門のサイトやライブラリを巡回しなくても、タスクを確認できる。

　また、Outlook 2007との連係機能により、ブラウザを利用することなくタスク管理を行い、自分の予定表上に承認期日までの仕事アイテムとして表示することも可能だ。