なぜ、企業向けSNSを導入すると“仕事がはかどる”のか：エンタープライズ・ソーシャルが働き方を変える

エンタープライズ・ソーシャルが仕事にもたらすメリットを探る本連載。最終回は、企業向けSNSを導入すると“仕事がはかどる”理由と、どんなシーンで役立つのかを見ていく。

[ITmedia]

　メールに替わる社内コミュニケーションの手段として注目を集めるエンタープライズ・ソーシャル（企業SNS）。メールとの違いや仕事にもたらすメリットを探る本連載の最終回では、企業向けSNSを導入すると“仕事がはかどる”理由について、ビートコミュニケーション代表の村井亮氏と日本マイクロソフトの日野成一郎氏の対談を通じて明らかにする。

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プロジェクトの状況把握が容易に

日野氏　エンタープライズ・ソーシャルがこれほど普及している理由の1つに、コミュニケーションのしやすさがあります。この特性を生かすことで、より仕事を効率的よくこなせるようになります。

　ソーシャルでは投稿内容が時系列に表示されます。誰がいつ、何を発言し、そこにはどんな経緯があったのか――を、順を追って確認でき、メンバーが増えても共有しやすいのが特徴といえるでしょう。メールでは、これが難しいのです。

　例えばメールの場合、最初は2人でやり取りしていたものが、「この人にも共有しておこう」「あの人に意見を聞こう」というように途中からメンバーが増えていくと、すべてのやり取りを順序立てて正確に把握するのが難しくなってしまいます。

テーマごとに投稿がまとまっているので、プロジェクトの経緯を把握しやすい

　メールはまた、複数のプロジェクトやテーマ、課題への対応を同時に並行して進めるのが難しいのですが、ソーシャルは話題ごとにスレッドが立てられるので会話のテーマが一目瞭然になり、同時並行の案件にも対応しやすいという利点があります。

村井氏　情報共有ツールとしてのメールに限界を感じている企業は多いようです。1年前、インターネットメディアを運営しているある企業が、メールによる社内コミュニケーションを全廃した例がありました。その企業は、勤怠の連絡や雑談といった比較的ライトなコミュニケーションから、重要な業務連絡、意思決定までを、エンタープライズ・ソーシャルツールでまかなっています。

　この会社の場合、メールから乗り換えて最も効果が上がったのがプロジェクト管理でした。導入前は、進ちょくの確認をすべてメールで行っており、限られたメンバーしか状況を把握できていなかったのですが、今では全社員がプロジェクトの進ちょくをいつでも確認できるようになり、組織としての透明性も高まったそうです。その結果、組織内に目標やビジョンが浸透しやすくなり、まとまりが出てきたといいます。

日野氏　メールは“読むべきもの”も“読む必要がないもの”も、すべてが同じ粒度や形式、見え方で届きます。ソーシャルツールは通知機能を活用して、読むものと読まないものを区別できます。読まないものも見ようと思えば見ることができますが、強制ではないところがポイントになります。

“経緯と資料をセットで探せる”メリットも

村井氏　エンタープライズ・ソーシャルでは、面倒な“ファイルのバージョン管理問題”も解決できます。例えば資料を複数メンバーでやり取りする際にメールを使うと、“だれがいつ、どこを変更したのか”“どの資料が最新版なのか”が分からなくなることがあります。

日野氏　“どんな経緯で資料が修正されたのか”も、追いにくくなりますね。ファイルをサーバーに置いてメールでやり取りする――という方法もありますが、メールとファイルサーバーを別々に確認しなければならないですし、メールで指定された場所にファイルがなかったという事態が起こることもあります。ソーシャルは、スレッドの中でファイルとメッセージのやり取りが一元的にまとまるので、共同作業に向いているのです。

村井氏　この点はエンタープライズ・ソーシャルの大きなメリットといえるでしょう。“経緯と資料をセットで探せる”ところに大きな価値があります。

プロジェクトのさまざまな段階の状況を把握しやすく、その際に交わされた資料も併せて入手できる

　情報や知識には、「単体で価値があるもの」と「どんな経緯で誰が作ったかに価値があるもの」があります。後者をメールやファイルサーバで管理していると、経緯や属性などの重要な情報が埋もれてしまいます。その結果、情報を探すのにかかる時間が増えてしまうのです。エンタープライズ・ソーシャルを使って、“人や経緯”と“情報知識”をつなげることで、業務効率を格段に向上させることができるでしょう。