今ある社内システムはどうなるの？　また増やすの？

Garoonへの乗り換えについてプレゼンしているアベ。しかし、上層部は「グループウェアって今も社内に似たようなことができるシステムあるよね？」「さらにシステム増やして、どんな効果があるの？」と、反応はイマイチ……。ここは背中を押すための説得材料が欲しいところ。どうするアベ？

» 2016年10月03日 10時00分公開

[PR／ITmedia]

今回のストーリーは

　Garoonのお試し期間中にさまざまな機能を使ってみて、業務現場の改善に使えそうという手応えを感じた情シス、アベ。Garoon導入について社内でプレゼンしてみたが、上層部にはあまり響いていない手応えだ。ここは背中を押すための強力な説得材料が欲しいところ。そんなアベがGaroonのサイトでいろいろ調べているときに発見したのが、cybozu.com導入相談Cafeだった。「ちょっと相談に行ってみるか」（アベ）

登場人物

新人情シス　アベ

入社2年目の情報システム部門スタッフ。これまでの1年は仕事を覚えるのに必死で周りのことまで気にする余裕がなかったが、この1年は情シスとして一皮むけたいと思っている。メディアでよく見る“攻めの情シス”にあこがれているが、まずは“頼られる情シス”を目指そうとしている。情シス交流会で知り合ったベテラン情シス、イシノにあこがれている。

ベテラン情シス　イシノ

2年前にSIerから転身した情シス。製品やIT技術に詳しく、それを誰にでも分かる言葉で説明できるのが特技。クラウド移行のプロジェクトマネジャーからヘルプデスクまで何でもこなし、社内のさまざまな部門から引っ張りだこになっている頼られ情シス。情シス交流会で知り合ったアベをかわいがっており、何かと相談に乗っている。

cybozu.com導入相談Cafe　イケダ

Garoonが好きすぎて、時々導入相談Cafeに顔を出すプロダクトマネジャー。担当営業と共に、ユーザー企業の相談に乗ることもよくある。

cybozu.com導入相談Cafe　ヤマモト

cybozu.com導入相談Cafeのスタッフ。ホワイトボードを使った分かりやすい解説が評判。現場目線の「今日から使えるアドバイス」が好評でリピーターも多い。

ナゾのITお助けウーマン　ヤマグチ

ときおりふっと現れては“ITツール活用のコツ”を伝授していくナゾの女性。神出鬼没。

Garoonを社内システムの入り口に　合わせワザでもっと便利に

ここがcybozu.com導入相談Cafeか。本当にカフェみたいな作りになっているんだな。

こんにちは、cybozu.com導入相談Cafeのイケダです。今日はスタッフのヤマモトと一緒に、アベさんの会社の課題をGaroonでどんな風に解決できるか考えていきましょう。

Garoonのお試し機能を試してみて、いろいろ便利な機能があることは分かったんですが、もう一押し、何か決め手になるものがあるといいなと思っているんですよね。そんなわけで相談に来てみたんです。

確かにそういったご相談、多いんですよ。そんなときによくお話しするのが、既に導入している企業内システムとGaroonの連携ワザなんです。

現場が困っていることといえば、最近、社内でたくさんのWebサービスやツールを使うようになって、いちいちIDやパスワードを入力しなくちゃならなくて大変――という声が挙がっていませんか？　これ、実はGaroonで解決できるんですよ。

シングルサインオン、ですか？

まさに！　最初にGaroonにアクセスすれば、社内でほかのシステムにアクセスするときに、IDとパスワードを入れなくて済むようになるんです。

パスワードやIDがたくさんあると、付せんに書いて張ったり、メモに書いたりする人が出てきて、セキュリティ面の問題が出てきますよね。シングルサインオンにすれば、1つ覚えるだけで済むので現場の人もラクだし、管理面でも安心ですよ。それに、Garoonを社内システムの入り口として利用するので、ユーザーは必ずGaroonへログインします。そうすると、Garoonが従業員への通達事項も確実に伝わるような「情報伝達の場」としての役割も果たしてくれます。

そうなんだ！　全従業員への一斉伝達も課題だもんなぁ。それで、そのシングルサインオンはうちで使っているWebサービスやツールは対応しているのかな？

クラウド版のGaroonは、SAML認証に対応したサービスならOK。パッケージ版はLDAPやActive Directoryと連携できるので、この方法でユーザー管理をしているシステムなら対応できますよ。

Garoon上でワークフローの推移が分かる

既に会社で使っているサービスを、Garoon上から使えるようにすることもできるんですよ。例えばワークフロー。Garoonと連携できるワークフローサービスを使っているなら、Garoonのポータル上に申請メニューや承認状況を組み込むことができるんです。

ワークフローはたまにしか使わない人もいるので、「どこから申請すればいいの？」っていう問い合わせが結構多いんです。いつも目にしているGaroonのポータル上にあれば、現場のスタッフが迷うこともなくなりそうですね

あとワークフローって差し戻しのメール、見落とすことはないですか？　こうした通知をGaroonの最新情報に送ることもできるんです。

Garoonのポータル上にワークフローの申請や検索のメニューを組み込める（コラボスタイル社のコラボフローとの連携イメージ）

なるほど！　気になるのは、作り込みの部分かな。コードをガリガリかかなきゃいけないようだと、ちょっと腰が引けるかも……。

Garoon連携に対応しているワークフローサービスならカンタンですよ。承認待ちや、差し戻しの件数表示、書類申請などのポートレットが用意されているので、ドラッグ＆ドロップでポータルに組み込めます。

それならぼくでもどうにかなるかな。

Garoon上で営業の進ちょくが分かる

経営層にアピールできる機能、何かないですかね。今、流行の“スピード経営”に効く、みたいなものがあると導入に向けた検討が進むと思うんですよ。

営業データの可視化ってどうですか？　日々、変動する営業データがグラフで可視化されて、Garoonのポータルを見れば状況が一目で分かる、とか……。

そんなことができるんですか！　詳しく教えてくださいよ。

Garoonとkintoneの連携でけっこうカンタンに実現できるんですよ。Garoonのポータルに月別、製品別の売上や担当者別の売上、案件の進ちょくなどのグラフを貼り付けられるんです。日々、最新の業績が分かれば、経営層は異変があったときにすぐ気付いて対処できますし、動きが止まっているスタッフの対応もできるので、好評なんですよ。

業務アプリ開発ツール「kintone」の案件管理情報をグラフ化し、Garoonのポータルに貼り付けられる

確かに日々の業績やタスクの進捗が可視化されたら喜ぶ人がたくさんいるだろうな。一体、どんな仕組みになっているんですか。

kintoneには案件管理のアプリがあって、それを使えば、これまでExcelでバラバラに管理していたデータを1カ所に集約できるんです。サーバには常に最新の情報が集まるから、誰でも売上の推移をリアルタイムで把握できるってわけなんですよ。

そのkintoneのアプリにはデータを自動でグラフ化する機能が備わっていて、それをGaroonのポータルに貼り付けられるんです。

いちいち案件管理のアプリを立ち上げなくても、業績をチェックするだけならGaroonのポータルを見ればいいってことですね。

営業だけじゃないですよ、情シスのタスク管理を可視化することだってできちゃいますから（笑

そうか、僕もユーザーとして利用できますもんね。

ビデオ会議の予約、Garoonの施設予約で

もし、アベさんの会社でこれからWeb会議システムを導入する予定があるなら、Garoonの施設予約との連携も便利ですよ。

Web会議システムは物理的な会議室と予約の仕方や使い方が違うので、問い合わせが多いって聞きます。うちも今後、導入するかもしれないので、どう対応しようかと思っていたんですよ。

Web会議の予約も、使い慣れたGaroonの施設予約の画面からできるとしたらどうですか。

それなら、ITが苦手な人でも使えそうですね。

試しにGaroonと連携できるWeb会議システム、V-CUBEの会議を予約してみましょう。施設予約の欄に、Web会議室がありますよね。これを選べばWeb会議室の予約ができるんです。

Web会議も、会議室を使う会議も同じようにGaroon上から予約できる

Web会議に招集された人は、サイボウズの予定に記載されたURLをクリックすればすぐ、会議に参加できます。リアルなのかWebなのかを意識することなく会議の予約ができるので、利用のハードルが下がりますよ。

予約の入れ方や使い方が分からなくて、結局、サービスを使わなくなってしまうこともあるって聞きますけど、そういったことは防げそうですね。

どうです？　連携ワザってけっこういろいろあるでしょう？

つい、Garoonだけでできることばかりに目がいっていたけど、既にあるシステムと連携することで、やれることがどんどん広がるんですね。

今日、cybozu.com導入相談Cafeで聞いた連携ワザ、イシノさんは知ってるのかな？　次の情シス交流会で会ったときに教えてあげよう！

　後日、情シス交流会の会場でイシノと熱心に話し込んでいるアベの姿が見える。

……というわけで、連携ワザが最後の一押しになって、Garoonの導入が決まったんですよ。今、移行に向けたプロジェクトが始まって、プロジェクトリーダーをやってるんです！

すごいじゃない！　今日はぼくも連携ワザを教わって助かったよ。ちょうどkintoneを導入しようという話が持ち上がっていたから、ポータルにグラフを置ける話は強力な説得材料になりそうだよ。

今まで頼ってばかりだったけど、やっとお返しができました……。

新年度の準備がうまくいかなくて泣きそうになっていたのが、ウソのようだね。

あああ、それを言わないで……。

いやいや、あそこからアベくんの挑戦が始まったわけだから。これからは、情シス交流会でグループウェアの情報を発信する側にまわってごらんよ。また、違うことが分かってくると思うよ。

交流会に来るまでは、社内の情報って絶対外で話しちゃダメだと思っていたんですよね。でも、社内システムをよりよくしていくための情報はもっと情シス同士で共有して、みんなで体験を話しながら解決していくこともできるんだって分かりましたよ。

そうだね。もっと情シスの交流の場を広げていきたいよね。

　そして半年後――。新年度の準備が始まる2月、そこには同僚にいろいろと突っ込まれながらもてきぱきと指示を出すアベの姿があった。そしてアベの隣には、おろおろしている新人情シスが……。アベは今後、どう成長していくのか。そしてこの新人情シスをどう育てていくのか――。それはまたの機会に。

おしまい

ITお助けウーマン、ヤマグチからひとこと

Garoonの製品名の由来は「おてがる・ひろがる・つながる」の3つの「がる」からきているの。だから、他製品とも連携もできるような作りになっているわ。今の時代、複数のシステムを並行して利用するのは当たり前だから、ユーザーの使いやすさと管理者の運用コストの負担軽減、両方が実現できるのが理想よね。「既存システムとこんな風に連携したいんだけど」「同時にこんなシステムを導入したいんだけど」というイメージがあれば、いつでも窓口に相談しに来てくださいね。