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» 2020年04月07日 07時00分 公開

身の丈に合った「一人働き方改革」のすすめ:カレンダーに予定をどう入れてる?――「改革」を頓挫させないスケジューリング術 (1/2)

自分の業務タスクをスケジュール通りに対応できていますか。今回は、タスクをうまくコントロールする方法を紹介します。

[高橋宣成,プランノーツ]

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 なかなか進まない「働き方改革」。いつまでも低い生産性による長時間労働といった従来の働き方に対して不安や焦りを感じる一方で、自分の力で組織を動かすのは難しい。そのようなジレンマを感じている人もいるかも知れません。

 本連載、「身の丈に合った『一人働き方改革』のすすめ」では、そのような状態にある中で、自分一人でできることからはじめる「一人働き方改革」の考え方や、あの手この手の方法を紹介するものです。

 第5回の今回は「スケジュール」と「タスク」について考えていきます。

「自分」をコントロールする

 皆さんはご自身のタスクをスケジュール通りに処理できていますか。できているとしたら、達成率はどれぐらいでしょうか。80%でしょうか。30%でしょうか。自分のことだから、「100%コントロールできるに決まっている」という人もいるかもしれませんが、よく思い出してみましょう。

  • 午後に緊急MTGが入り、予定していたタスクを完了できなかった
  • クライアントとのアポが急きょキャンセルになったため、プロジェクトのスケジュールを見直すことになった
  • 急ぎの業務の割り込みがあり、予定していたイベントに遅れてしまった
  • 今日は社内外からの問い合わせ電話が多く、本来やるべき仕事をほとんど進められなかった

 仕事はチームプレイなので、チームに何かあれば対応する必要があります。また、繁忙期は予想通りにやってきません。自らをコントロールし、タスクをスケジュール通りにこなすことは、実は難しいことです。

 しかし、第1回で伝えた通り一人働き方改革の推進には、日々の習慣と積み重ねが必要不可欠です。本来、与えられた役割をチームと連動しながらこなし、十分に成果を上げながら一人働き方改革を推進する施策を進めなければいけません。

 しかし、一人働き方改革を推進する責任は自身以外に担っている人はいません。「今日は忙しかったから」と少しでも気を許すと、あっという間に「改革」は頓挫します。ビジネスマンは、毎日忙しいのです。

 しかし、その課題はあるツールを使えば対策できます。そのツールとは、「カレンダー」です。予定したスケジュール通りに与えられたミッションをこなしながら、一人働き方改革を推進する時間も確保する。そのための具体的なテクニックについてみていきます。

カレンダーに入れるべき予定とは

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