今さら聞けない人事労務管理の基本｜仕事内容から法令への対応、システムの選び方まで網羅的に解説

「また法改正か、対応が大変だ」「Excelでの手作業管理は限界に近い」「従業員のエンゲージメントを高めたいが、何から手をつければ……」。企業の成長を支える人事部門の担当者や経営者の皆様は、このような悩みを抱えていないでしょうか。人事労務管理は、給与計算や社会保険手続きといった「守り」の業務だけでなく、従業員の生産性を高め、企業価値を向上させる「攻め」の役割を担う重要な機能です。

本記事では、人事労務管理の基本おさらいから、多くの企業が直面する課題、そしてシステム活用による解決策までを体系的に解説します。この記事を読めば、自社の労務管理体制を見直し、次の一歩を踏み出すための具体的なヒントが得られるはずです。まだ遅くはありません。一緒に考えていきましょう。

 

この1ページで解決！労務管理システムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイントを徹底解説

 

はじめに：そのお悩みは「人事労務管理」の仕組み改善で解決できるかもしれません

企業経営において「ヒト」に関する悩みは尽きません。特にバックオフィス業務の中核をなす人事労務管理は、専門的な知識が求められる上、煩雑な業務が多く、多くの担当者や経営者を悩ませています。

もし1つでも当てはまるなら、それは人事労務管理の仕組みを見直すサインかもしれません。本記事では、人事労務管理の全体像を解説するとともに、現代の企業が抱える課題を明らかにし、その解決策を具体的に提示します。

そもそも人事労務管理とは？　人事管理との違いや目的を理解する

人事労務管理の改善に取り組む前に、まずはその定義と目的を正しく理解しておくことが重要です。混同されがちな「人事管理」との違いも明確に把握しておきましょう。

人事労務管理は「ヒト」に関わる管理業務の総称

人事労務管理とは、企業が従業員を雇用し、その労働環境を整備・管理するための一連の業務全般を指します。具体的には、労働の対価である給与の計算や支払い、労働時間の管理、社会保険の手続き、福利厚生の提供、職場環境の安全衛生の確保などが含まれます。

従業員が安心して働き、その能力を最大限に発揮できる基盤を整える、いわば企業の土台を支える重要な役割を担っています。

「人事管理」との違いは“管理対象の範囲”

「人事労務管理」とよく似た言葉に人事管理があります。この2つは実際には同意で使われることも多いので、いったんは「管理する対象の範囲」にあると理解しておくとよいでしょう。

• 人事労務管理: 主に労働基準法などの法律に基づき、全ての労働者に対して公平に行われる管理業務（給与計算、勤怠管理、社会保険手続きなど）のことを指す。「企業の義務」としての側面が強いです。
• 人事管理: 企業の経営戦略に基づき、人員管理、従業員のモチベーションや生産性を向上させるための施策（採用、人材配置、人事評価、人材育成など）のことを指す。「企業の戦略」としての側面が強く、人的資源の価値を最大化することを目的とします。

両者は密接に連携しており、適切な労務管理の基盤があってこそ、効果的な人事管理が実現できるのです。

企業の成長を支える3つの目的

人事労務管理には大きく分けて3つの目的があります。これらは単なる事務手続きではなく、企業の持続的な成長に不可欠な要素でもあります。

コンプライアンスの遵守とリスク管理

労働基準法や労働安全衛生法など、労働関連法令を順守し、労務トラブルを未然に防止します。これにより、企業の社会的信用を守り、経営リスクを低減させます。

労働環境の整備と生産性の向上

適正な労働時間の管理や公正な賃金の支払い、安全で健康的な職場環境の整備を通じて、従業員が安心して働ける環境を構築します。結果として、一人ひとりのモチベーションや生産性の向上に繋がります。

従業員との信頼関係の構築

雇用契約の適正な締結や就業規則の明確化、公正な制度の運用などを通じて、企業と従業員との信頼関係を構築します。これは、優秀な人材の確保や定着に直結する重要な役割です。

【一覧】人事労務管理の具体的な業務内容

人事労務管理がカバーする業務範囲は広く、多岐にわたります。ここでは主な業務内容を8つのカテゴリーに分けて具体的に解説します。

勤怠管理

従業員の出退勤時刻、休憩時間、休暇取得状況などを正確に把握・記録し、管理する業務です。時間外労働や休日労働を適正に管理し、特に長時間労働を防止するなどの管理・対応は、従業員の健康管理とコンプライアンスの観点から極めて重要です。

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給与計算

勤怠データや各種手当に基づき、毎月の給与や賞与を正確に計算する業務です。所得税や住民税、雇用保険料、社会保険料などの控除額の計算も含まれ、専門的な知識と正確性が求められます。ミスは従業員の信頼を損なう原因となります。

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社会保険・労働保険の手続き

従業員の入社や退職、扶養家族の変更などに伴い発生する、健康保険、厚生年金保険（社会保険）、雇用保険、労災保険（労働保険）の資格取得・喪失などの手続きを行います。マイナンバーの管理もこの業務に付随します。

福利厚生の整備・運用

法定福利厚生（社会保険など）に加え、住宅手当、慶弔見舞金、研修制度、レクリエーションといった法定外福利厚生の企画・運用も人事労務の仕事です。従業員満足度や人材定着率の向上を目的とします。

安全衛生管理

労働安全衛生法に基づき、従業員が安全で健康に働ける職場環境を整備する業務です。健康診断の実施、ストレスチェックの実施（常時50人以上の事業場では義務です）、産業医との連携、ハラスメント防止対策などが含まれます。

年末調整

従業員が毎月の給与から源泉徴収された所得税の過不足を、年末に精算する業務です。各種申告書類の回収・チェック、年税額の計算、源泉徴収票の作成など、特定の時期に業務が集中します。

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就業規則の作成・見直し

常時10人以上の従業員を使用する事業場では、就業規則の作成と労働基準監督署への届出が義務付けられています。労働条件や服務規律などを定めた会社のルールブックであり、法改正や実態に合わせて定期的な見直しが必要です。

参考：e-Gov法令検索「労働基準法（第89条）」

入退社手続き・雇用契約の管理

従業員の採用決定から入社までの手続き（労働契約の締結、必要書類の回収など）や、退職時の手続き（離職票の作成、源泉徴収票の発行など）を行います。個人情報を多く扱うため、厳重な管理が求められます。

なぜ今重要？　経営視点で考える人事労務の新たな役割

これまで人事労務管理は、どちらかといえば「守り」のバックオフィス業務と捉えられがちでした。しかし近年その役割は大きく変化し、経営戦略と直結する重要な機能として再認識されています。

その背景にある3つの視点を解説します。

企業の信頼を守る「コンプライアンス順守」

現代社会において、企業に対するコンプライアンス（法令遵守）の要求はますます厳しくなっています。特に労務分野では、長時間労働や未払い残業代、各種ハラスメントといった問題が企業の存続を揺るがすほどの大きな経営リスクとなり得ます。

適切な人事労務管理体制を構築し、関連法令を遵守することは、もはやコストではなく、自社の社会的信頼を維持し、事業を継続するための「必須の投資」と言えるでしょう。

従業員のエンゲージメントを高める「職場環境の改善」

従業員エンゲージメント（仕事への熱意や貢献意欲）は、企業の生産性や業績を左右する重要な指標です。そして、このエンゲージメントの土台となるのが、公正な評価・報酬制度や、安心して働ける安全な職場環境、多様な働き方を許容する柔軟な制度です。

これらはいずれも人事労務管理が担う領域です。働きやすい環境づくりを推進することは、従業員一人ひとりのモチベーションを向上させ、組織全体の活性化につながります。

企業価値を向上させる「人的資本経営」への貢献

近年、従業員を「コスト」ではなく、価値創造の源泉となる「資本」として捉え、その価値を最大限に引き出すことで企業成長を目指す「人的資本経営」が注目されています。

人事労務管理によって一元管理された正確な従業員データ（勤怠、スキル、経験など）は、この人的資本経営を実践するための基礎となります。データに基づいた客観的な人材配置や育成プランの策定を可能にし、経営戦略と人事戦略の連携を強化します。

 

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多くの企業が直面する、人事労務における「3つの壁」

経営における重要性が増す一方で、多くの企業が人事労務管理において深刻な課題に直面しています。ここではそれらを「3つの壁」として整理します。

【壁（1）：法改正】頻発・複雑化する法律への対応

働き方改革関連法に始まり、パワハラ防止法の義務化（中小企業も対象）、電子帳簿保存法の改正など、労働関連の法改正は後を絶ちません。

これらの情報を正確に把握し、就業規則や社内制度、業務フローに反映させる作業は、担当者にとって大きな負担です。対応が遅れたり、解釈を誤ったりすれば、意図せず法令違反となる可能性もあります。

おすすめ「働き方改革関連法」で順守すべき事柄を改めて確認する

　参考：厚生労働省資料（客観的な記録による労働自動時間の把握が法的義務になりました」（2019年4月）

【壁（2）：人材】人手不足と多様化する働き方への対応

少子高齢化を背景とした人手不足は深刻化しており、優秀な人材の確保・定着は企業にとって最重要課題のです。加えて、テレワーク、フレックスタイム、時短勤務など、従業員の希望する働き方は多様化しています。

これらの変化に対応するには、従来の画一的な勤怠管理や評価制度では限界があり、柔軟な制度設計とそれを支える管理体制の構築が求められます。

参考　「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律について」（厚生労働省）

【壁（3）：業務】非効率なアナログ管理・属人化からの脱却

今なお多くの企業で、人事労務業務が紙やExcelを主体に行われています。申請書類の配布・回収、手作業でのデータ入力、目視でのチェックといった従来の方法は、膨大な時間と手間がかかるだけでなく、転記ミスや計算ミスといったヒューマンエラーを誘発します。

また、これらの業務は特定の担当者の経験や知識に依存しがちで、「業務の属人化」という大きなリスクを抱えているのが状況です。

「システム化」が人事労務の課題を解決する6つのメリット

前述した「3つの壁」を乗り越え、効率的かつ戦略的な人事労務管理を実現する上で、最も効果的な解決策が「人事労務管理システムの導入」です。ここでは、システム化によって得られる6つの具体的なメリットを解説します。

1. 法改正に自動で対応し、コンプライアンスを強化できる

クラウド型の労務管理システムの多くは、法改正があるとシステム側で自動的にアップデートが行われます。保険料率の変更や帳票様式の改正などに企業側が自身で都度対応する必要・機会が大きく減ります。

これにより法改正の見落としや対応漏れのリスクを大幅に削減し、コンプライアンス体制の強化に繋がります。バックオフィス業務においては特に、常に最新の法令に準拠した管理が実現できることがクラウド型ツール／サービスを活用する最大のメリットの1つです。

2. 定型業務を自動化し、担当者の負担を大幅に削減できる

給与計算や社会保険料の計算、各種申請書類の作成といった定型業務を自動化できます。Web上での勤怠打刻データが自動で集計され、給与計算に連携されるため、手作業による入力や集計の時間が不要になります。

これにより担当者の業務負担が劇的に改善され、業務効率化が図れます。創出された時間を、制度設計や従業員への対応といった、より付加価値の高い仕事に充てられます。

3. ペーパーレス化でコスト削減と情報共有の円滑化を実現する

入退社手続きや年末調整、各種申請などをWeb上で完結できるため、紙の書類を大幅に削減できます。

これにより、用紙代や印刷代、郵送費、保管スペースといった物理的なコストを削減できます。また、従業員情報はデータとして一元管理されるため、部門間での情報共有がスムーズになります。必要な情報にいつでもどこからでもアクセスできる環境は、組織全体の生産性を向上させます。

4. 従業員情報を一元管理し、データに基づいた人材配置・育成に活用できる

従業員の基本情報はもちろん、スキル、経験、評価、研修履歴といった人材情報を一つのシステムに集約できます。

これにより、経営層や管理職が自社の人材状況を正確に把握し、客観的なデータに基づいた戦略的な人材配置（人員配置）や、個々の能力に合わせた人材育成プランの策定が可能になります。人的資源の活用を最大化する基盤が整います。

5. 多様な働き方に柔軟に対応できる勤怠管理・給与計算が可能になる

テレワークやフレックスタイム、変形労働時間制といった複雑な雇用形態や勤務形態に合わせた勤怠管理や給与計算ルールを設定できます。

スマートフォンからでも打刻や各種申請ができるツールも多く、場所を選ばない働き方を強力に支援します。多様な人材が活躍できる環境を整備することで、人材の確保や定着率の向上にも貢献します。

6. 従業員自身による申請・確認で、バックオフィス全体の生産性が向上する

給与明細の確認や住所変更、休暇申請などを、従業員が自身のスマートフォンやPCから直接システム上で行えるようになります。

これにより、担当者が個別に対応していた問い合わせや書類のやり取りが激減します。従業員はいつでも自分の情報を確認でき、担当者は定型的な問い合わせ対応から解放されるため、コミュニケーションロスが減り、組織全体の生産性が大きく向上します。

導入で失敗しない！　労務管理システムの選定・実行ポイント

労務管理システムの導入は、企業にとって大きなメリットがありますが、自社に合わないツールではかえって業務が煩雑になる可能性もあります。ここでは、システム選定に向け、導入で失敗を避ける3つのステップを解説します。

STEP1：自社の課題と導入目的を明確にする

まず最初に、「なぜシステムを導入するのか」を明確にすることが最も重要です。

まずは「給与計算のミスをなくしたい」「勤怠管理を効率化したい」「ペーパーレス化を推進したい」など、自社が抱えている具体的な課題をリストアップしましょう。その上で、システム導入によって「何を実現したいのか（目的）」を定義します。

この目的が曖昧なままでは、必要な機能の優先順位がつけられず、製品選びの軸がぶれてしまいます。

STEP2：システムの機能と拡張性を確認する

自社の課題を解決するために必要な機能が搭載されているかを確認します。例えば、多様な雇用形態に対応できるか、複雑な就業規則を設定できるか、などです。また、将来的な企業規模の拡大や制度変更にも対応できる「拡張性」も重要な検討事項です。

いきなり全てまとめて一気に解決するというよりは、最初は勤怠管理と給与計算だけでスタートし、将来的には人事評価や人材データ活用の機能、タレントマネジメントのような機能を順に追加していく、といったスモールスタート型で計画するのもおすすめです。機能単位で導入しやすいクラウド型／SaaS型製品ならば、従来のオンプレミス型よりスモールスタート型を実践しやすいことが特徴です。選定計画においても、段階に沿って機能やカスタマイズ可能事項など想定し、要件を定義できるようになります。

多くのシステムでは無料トライアルが用意されているため、遠慮なく活用し、「自社で活用できそうか」どうかの観点で実際に操作感を試してみることをお勧めします。

STEP3：サポート体制とセキュリティを確認する

システムの導入時や運用開始後に、不明点やトラブルが発生した際に、どのようなサポートを受けられるかといったサポートメニューや範囲の確認も忘れずに行いましょう。電話やメール、チャットなど、自社に合ったサポート体制が整っているか、といった観点を確認します。

また、人事労務業務は、従業員の個人情報やマイナンバーといった個人情報、機密情報を扱うため、システム／製品のセキュリティ対策が万全であることも絶対条件です。データの暗号化やアクセス制限、プライバシーマークの取得状況などをチェックするなど、安心して利用できるシステム／製品を選定していきましょう。

まとめ：人事労務管理の変革は「自社の未来を創る」くらいの意気込みで、クラウドで推進しよう

本記事では、人事労務管理の基本的な業務内容から、現代の企業が直面する課題、そしてシステム化による解決策とメリットまでを網羅的に解説しました。

人事労務管理は、もはや単なる事務作業ではありません。適切な労務管理は、コンプライアンスを遵守して企業をリスクから守る「守りの要」であると同時に、働きやすい職場環境を構築し、従業員の生産性とエンゲージメントを向上させ、人的資本経営を支える「攻めの基盤」でもあります。

まずは自社の人事労務の現状を把握し、どこに課題があるのかを洗い出すことから始めてみてはいかがでしょうか。その上で、業務効率化と組織の成長を実現するツールとして、労務管理システムの活用をぜひご検討ください。

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