組織力が高まる人員配置の基本と実践方法

人員配置は従業員一人ひとりの力を引き出し、組織全体の目標達成や活性化を後押しする大切な仕組みです。現場でよく耳にする課題や、思い通りにいかない配置の悩みも、手順と工夫を押さえれば改善できます。

この記事では、基本から実践まで、失敗しない人員配置のポイントや、計画作りのコツを分かりやすく解説します。

 

この1ページで解決！タレントマネジメントシステムの主な機能、メリット／デメリット、選定ポイント｜おすすめ製品紹介

人員配置の基本

人員配置は、組織の成長と社員の満足度向上に直結する重要な経営施策です。単に人を空いているポストに当てはめる作業ではなく、企業の将来や目標達成のために「誰をどこで活かすか」を戦略的に考えることが求められます。現場で直面する課題や悩みも、人員配置の基本を理解し、正しい手順を踏むことで解決に近づけます。

人員配置とは、組織が目指す目的に沿って従業員を適切に部署・業務を割り振る一連のプロセス

改めて人員配置とは、会社や組織が掲げる目標や計画に合わせて、従業員を最適な部署や職務へ割り振る一連のプロセスを指します。

この活動は、従業員の採用時だけでなく、異動や昇進、さらには雇用形態の変更や事業再編の際にも行われます。具体的には、社員一人ひとりの持つスキルや経験、志向や性格までを総合的に考慮しながら進めるのが特徴です。

また、必要に応じて外部から新しい人材を採用したり、専門スキルを持つ人材を補充したりすることも含まれます。「人員配置」という言葉には、組織全体を俯瞰し計画的に動かすという意味合いが強く、個人の能力を重視する「人材配置」とバランスを取りながら進めることが大切です。

適材適所を実現する重要性

適材適所が実現できると、社員一人ひとりが自分の力を発揮しやすい環境が整います。その結果、会社全体の生産性や活気が大きく向上します。反対に、業務内容とスキルが合わない配置では、不満やモチベーションの低下を招き、最悪の場合には早期退職・離職につながる恐れもあります。

例えば厚生労働省の調査では、「自分の資格や能力が活かせなかった」「仕事内容に興味が持てなかった」ことが離職理由の一部となっており、適材適所の重要性を示しています。また、定期的に人員配置を見直すことは、組織内のマンネリ化や人間関係の固定化を防ぎ、新しい発想や連携の強化にも役立ちます。

さらに、なぜその配置になったのか、その背景や理由をしっかり社内で共有することで、社員の納得感や信頼感が高まります。配置の透明性を大切にし、社員が前向きに働ける環境づくりを意識していきましょう。

人員配置の目的と効果

人員配置は組織の目標を達成するための大きな推進力となります。また、生産性やモチベーションの向上、優秀な人材の定着など、さまざまなプラスの効果をもたらします。ここでは、その具体的な目的と得られる効果について解説します。

事業計画達成に近づける

最も大きな目的は、会社や事業の計画達成に貢献することです。例えば、新しい事業や部門を立ち上げる際には、実績や経験を持つ社員を優先的に配置することで、成功の可能性が高まります。また、ある部署で人手が足りなくなったり、逆に人が余っている場合は、異動や補充によって組織全体のバランスを整えます。

こうした動きは経営戦略と連動して進められるため、必要なスキルセットを持つ人材を適切な場所に配置することが目標達成への大きな力になります。

生産性とモチベーションの向上につながる

社員が自分の得意分野や興味のある仕事に就くことで、日々の業務に対する意欲や効率が自然と高まります。自分の力が認められ、活かされていると実感できることは、エンゲージメント（会社への貢献意欲）向上につながります。

また、適切な役割分担が進むことで、特定の人への業務負担が偏るのを防ぎ、残業の削減や健康維持にも役立ちます。職場の雰囲気や人間関係が改善されることも、大きな効果と言えるでしょう。

優秀な人材の定着を促せる

社員のキャリアプランや希望を尊重した配置は、社員の定着を促進し、組織の安定にも貢献します。会社が社員の成長やキャリアアップを真剣に考え、ジョブローテーションなどで新たな経験を積ませることができれば、本人のスキルアップも実現します。

厚生労働省の調査でも、「能力を活かせない」「仕事に満足できない」ことは離職理由の上位にあります。適切な人員配置が人材定着には欠かせないと捉えることが重要となるでしょう。

人員配置の主な種類と実施のタイミング

人員配置は、組織の状況や目的に応じて多様な形で行われます。ここでは主なパターンと、近年注目される従業員主体の制度について紹介します。

主な人員配置のパターン

人員配置のパターンは以下の5つが代表的です。状況に応じて柔軟な人員配置体制を検討しましょう。

社内公募や自己申告制も活用

近年では、社員自ら希望部署に応募できる「社内公募制度」や、定期的にキャリアや希望を申請できる「自己申告制度」の導入例が増えています。こうした仕組みは、配置後のミスマッチを防ぎやりがいの向上にも役立ちます。

社内公募では、社員は転職せずに新しいキャリアへ挑戦でき、会社側も意欲ある人材を確保できます。自己申告制度では、会社が社員一人ひとりの希望や適性を把握しやすくなり、配置のミスマッチを減らすことができます。

タレントマネジメントシステム導入の具体例は、「人材戦略を強化するタレントマネジメントシステムの選び方」をご参照ください。

 

関連人材戦略を強化するタレントマネジメントシステムの選び方

人員配置の手順と計画づくりのポイント

人員配置を成功させるには、しっかりとした計画と手順が欠かせません。現状把握から計画、実施までの流れを見ていきましょう。

現状把握から始める

まずは、現在の組織体制や各部署の人員数、スキル分布、業務内容を整理しましょう。社員の経験や資格、過去の異動履歴などもリスト化し、可視化することが大切です。また、現場や管理職から直接ヒアリングを行い、業務上の課題や要望を把握することも忘れずに行いたいポイントです。

計画とシミュレーションを重ねる

現状把握で集めた情報を基に、次の4つの計画を立てていきます。

こうした計画は一度で決めるのではなく、複数パターンをシミュレーションしながら、最適なバランスを模索していくことが重要です。

ヒアリングとコミュニケーションを大切に

人員配置のプロセスでは、社員や管理職との定期的な面談やアンケートを通して、意見や希望をしっかり把握することが欠かせません。配置変更の意図や背景、会社としての狙いを丁寧に説明し、納得感を高めることが重要です。

また、不安や疑問を気軽に相談できる雰囲気をつくり、配置後も定期的にフォローアップ面談を行いましょう。社員の声に耳を傾ける姿勢が、信頼関係の構築とモチベーション維持につながります。

失敗しない人員配置のための注意点とコツ

人員配置は組織の成果に直結するため、いくつかの注意点と工夫が必要です。ここで、成功させるためのポイントを押さえておきましょう。

長期的な視点で計画する

欠員補充や一時的な対応ではなく、組織と個人の将来を見据えて計画しましょう。「5年後・10年後にどうなるか」を考えて進めることが重要です。

多角的な情報を反映させる

経営層の方針、現場の管理職の意見、社員自身の声をバランス良く取り入れることが、最適な配置を生み出すコツです。

客観的なデータを活用する

上司の主観や感覚だけに頼るのではなく、人事評価やスキルデータ、勤怠などの情報をもとに公正に判断しましょう。

人事労務管理システムで従業員情報を一元化し、戦略的に配置する方法は「今さら聞けない人事労務管理の基本」で詳しく解説しています。

配置後のフォローアップを欠かさない

配置しただけで終わらず、定期的に面談やアンケートで状況を確認し、課題があれば早めにサポートしましょう。

配置変更の頻度やタイミングに配慮する

頻繁な配置転換は社員の専門性を損なう恐れがあります。業務の流れや個人の成長スピードも考慮して実施しましょう。

おすすめ「SaaSを導入したが活用できていない」が3割も!?　SaaS導入前に考慮しておくべき3つの基本ポイント

中小企業／製造業のSaaS導入事例と成功のポイント

【弁当デリバリープラットフォーム事業】IT・システム部門に頼れない状況、業務部門自らが挑んだSaaS発注システム計画の適正解

デリバリー弁当を日々全国約8万食提供するプラットフォーム／サービス事業の成長企業では、万全に構築されたプラットフォームの基幹システムとは別に、内部用である一部行程のシステム化が手つかずで、手作業によるExcel管理の限界、食材欠品や顧客クレーム対応に追われる状況を大きな課題としていました。しかし社内IT・システム部門への依頼は余力、時間的猶予がなく実現困難。八方塞がりの中で“事業・業務部門が率先するDX・システム化“を実現できたその方法とは？

【製造業】長年続いた「FAXとハンコ文化」と古い稟議・承認フロー体制を、クラウド型ワークフローシステムで一気に刷新

“PPバンド”などで知られる老舗の梱包資材メーカーでは、長年「FAXとハンコ」によるアナログな業務体制が残っており「稟議承認」のフローも2週間以上、さらに承認漏れや非効率が日常化していました。「こんな旧時代の行程ではもう無理だ」──総務部門が率先して改革を進め、わずか3カ月程度で刷新に成功したその手法とIT製品とは？　同社が選定したクラウド／SaaS型ワークフローシステムによる成果とポイント、システム選定計画の裏側を紹介します。

【建機の整備・レンタル】創業70年の老舗企業が、これまでの人依存・紙ベースの業務フローを廃しデジタル型に刷新

創業70年超の歴史を持つ建機サービス企業では、経費精算をはじめとする紙ベースの業務や長年続くアナログ型の承認ワークフローに課題を抱えていました。新技術に対する現場の抵抗感やアナログな慣習をなかなか脱却できず、業務効率化が進みにくい状況が続いていたのです。法令改正（インボイス制度）への対応を契機に、まずはSaaSでのスモールスタートが可能な経費精算領域からデジタル化を推進。SaaSのメリットを活かし、業務効率改善と法令対応を約1カ月の短期間で実現しました。

【スノボスクール】季節限定アルバイトスタッフ管理を効率化し、以後のデジタル化につなぐ一手に

シーズンによってスタッフ数が大きく変動するスノボスクールでは、従来の紙ベースのタイムカードでは休暇管理や給与計算の工程に混乱が生じがちでした。また、季節スタッフはスクールのインストラクターとしての役割もあり、通常勤務時とレッスン時で給与体系が複数混在することも手動工程では多大な手間がかかり、ミスが発生する可能性もある大きな要因となっていました。勤怠管理システムによるデジタル化（DX）によってまず労務管理の多大な手間とコストを軽減し、今後スクール運営をより効率化・高度化する一手として成果をあげました。

【観光地の飲食店】給与形態が異なり複数店舗もまたぐアルバイトスタッフの複雑な勤怠管理を効率化

観光地で複数の店舗を抱え、アルバイト／正社員の混在だけでなく、勤務場所に応じて1人のスタッフ単位でも給与形態が異なる、かなり複雑な労務管理のケースです。従来は紙タイムカードを集約し、月末にまとめて担当者の手作業と目検でExcel計算しており、これだけで数日かかりきりとなる工程で運用していました。勤怠管理システムを導入したことで手作業、アナログ作業の工程がほぼなくなり、勤怠状況の把握から集計、給与計算までほぼ自動、かつリアルタイムに実施できるようになりました。担当者の負荷が大幅に軽減され、スタッフへの給与支払時短にもつながった事例です。

最適な人員配置で組織を強くするために、今できることから始めよう

人員配置の最適化は、急に大きな変化を求める必要はありません。まずは現状の組織体制や業務分担、人員バランスなどにどんな課題があるのかを丁寧に洗い出しましょう。どの部署に負担が集中しているか、特定のスキルが偏っていないか、形だけの役割が残っていないかなど、組織の健康診断からスタートしてみてください。

次に、社員や現場の声を集め、配置や働き方に関する要望や不満、改善案を探ります。その上で、Excelなどを使い簡単なスキルマップや人員配置表を作るなど、少しずつ「見える化」と情報の共有を進めていきましょう。

こうした取り組みは一度きりで終わるものではなく、定期的に仕組みや流れを見直し、組織や事業戦略の変化に合わせて柔軟に調整することが大切です。社員が納得感を持って働ける環境づくりを心がけることで、個人と組織の双方が成長し続ける好循環が生まれます。ぜひ今日からでも、身近なところから人員配置の最適化に取り組んでみてはいかがでしょうか。小さな改善からでも始めることで、会社全体の働きやすさや生産性アップにつながるはずです。配置最適化と合わせてタレントマネジメントシステムの導入を検討する場合は、「タレントマネジメントシステムを比較」の記事もご活用ください。

もし「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「どう探せばよいのか分からない」とお困りでしたら、あるいは「おすすめ製品・ベンダーを紹介してほしい」「詳しい人に相談したい」のような希望がありましたら、適切なIT製品・サービス選定に詳しいIT専門スタッフに聞ける・相談できるITセレクトのコンシェルジュ相談サービスを用意しています。ぜひご利用ください。（無料です！）

▼早速コンシェルジュ相談を申し込む