社用車のずさんな管理が思わぬ大きなリスクになることがあります。道路交通法や運送安全規則の改正に伴い、社用車管理の重要性が増しています。実はコスト過多、安全性の欠如、法的リスクの低減など、多くの面の課題の要因になってしまうのです。特にドライバー管理や運行管理の徹底が不十分な場合、事故や法令違反が企業全体に大きな損害をもたらす可能性があるため、適切な管理体制が不可欠です。
本記事では、社用車管理の基礎知識から具体的なリスク、さらに業務の効率化を実現するためのシステム導入のポイントまでを分かりやすく解説します。社用車の運用に悩んでいる方は気軽に参考にしていただき、IT製品選定の方法・資料としてご活用ください。
目次
社用車管理の基本と重要性
まずは社用車が会社にとってどのような位置付けであり、なぜ管理の効率化が求められるのかを確認しましょう。
企業が保有する車両は、取引先への訪問や荷物の運搬など、多様な業務を支える重要な資産です。この車両は単に移動手段というだけでなく、企業のイメージを左右し、従業員の安全にも直結する要素でもあります。車両台数が多いほど管理の難度は上がるため、組織の規模や業種に応じた管理方法を確立する必要があります。
社用車とは？ 定義と企業における位置づけ
社用車は、企業が業務目的で所有、またはリース契約して運用している車両のことです。営業訪問や配送、営業所間連絡、送迎など、事業活動に必要な移動全般を担い、また資産としての価値も意外と大きいことが特徴です。従業員が乗車する機会も多いため、車両の選定から維持管理までをきちんと行うことで、安全性だけでなく企業の信頼性向上にもつなげられます。
なぜ今、社用車管理が見直されているのか？
近年、事故や交通違反による企業責任や法的リスクがより大きく取り沙汰されるようになっています。
ネット・SNSで「社名入り営業車での無謀運転が発見され炎上」といった話もよく聞かれます。アルコールチェックの義務化や安全運転管理者の選任など、関連する法律や規定も強化されてきており、企業としてはコンプライアンスを守るために旧来／アナログな管理方法ではカバーできなくなってきたシーンが急増しています。
また、燃料費の高騰や保険料の見直しなどコスト面での課題も顕在化しており、「デジタル」で改善・解決する効率的な社用車管理のニーズもそれに応じて高まっています。
社用車管理を疎かにできない3つの理由
企業が社用車を活用する背景には、業務の利便性や顧客対応のスピード向上といったメリットが当然挙がります。しかし管理が疎かになる、疎かにしてはいなくとも紙やエクセル管理のような手動・アナログな工程がほとんどの手段が主のままでは、法的義務の違反や事故リスクの増大、コストの肥大化につながる可能性があるため注意が必要です。以下の3つの理由を理解し、社用車管理の強化に取り組むことが重要です。
- （1）法的責任とリスクを軽減するため
- （2）コスト管理と企業資産の最適化のため
- （3）従業員の安全確保と企業イメージの維持のため
（1）法的責任とリスクを軽減するため
社用車に関わる事故が起きた場合、企業には運行供用者責任や使用者責任といった法的責任が及びます。
これは、従業員だけでなく企業そのものが損害賠償や処分の対象となりうることを意味し、社会的信用の低下につながる懸念も無視できません。法令で定められたアルコールチェックや運転日報の管理を徹底し、リスクを最小限に抑えることが求められます。
（2）コスト管理と企業資産の最適化のため
社用車の維持には、車検や整備、保険料、燃料費などさまざまなコストがかかります。
複数台の車を保有するほど経費が膨らむため、車両の使用状況を分析して最適な台数やメンテナンススケジュールを組むことが欠かせません。適切な管理によって無駄な経費を抑え、企業資産の効率的な活用につなげることが可能です。
（3）従業員の安全確保と企業イメージの維持のため
業務中に従業員が使用する車両の点検や保守を怠ると、事故リスクが高まり、従業員および社会の安全を脅かしかねません。
安全管理を徹底する企業は、従業員が働きやすい環境を提供できるだけでなく、社会的にも高い評価を得られます。事故や法令違反がないことで企業イメージが保たれ、採用面や取引先との信頼関係にも良い影響をもたらします。
社用車管理の業務課題とアナログ管理の限界
社用車管理を担当する現場が直面しがちな問題点と、アナログ管理ではなぜ不十分なのかを解説します。
従来の書類ベースやエクセル管理では、細部の更新漏れや重複管理が発生しやすく、担当者の負担が大きくなりがちです。属人的な管理に依存すると、担当者が不在の際には業務が滞る要因にもなります。ここでは、アナログ管理が抱える具体的な課題を見ていきます。
- 車両・ドライバー・運行記録管理の手間と属人化問題
- 更新漏れ・点検忘れ・アルコールチェック対応の煩雑さ
- 経費処理と利用状況の不透明さが招くコスト管理不全
車両・ドライバー・運行記録管理の手間と属人化問題
アナログ管理では、車両の情報やドライバーの免許情報、運行日報の記録を別々のファイルやシステムで管理しやすい傾向があります。結果として、情報の不整合やミスが起きやすく、突発的な監査や事故対応の際に混乱を招くことも少なくありません。担当者個人の作業負担が増え、組織としての管理体制が脆弱になるのが大きなリスクです。
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更新漏れ・点検忘れ・アルコールチェック対応などの煩雑さ
車検や保険の更新、アルコールチェックの実施など、社用車管理には細かなタスクが多岐にわたります。これらを手作業で漏れなく確認するのは難しく、しかし管理が不十分では法令違反に直結しかねません。
リマインド／自動チェックのような効率・確実化に向けた体制がないままでは、結果的に企業イメージの損失やコスト増につながります。
経費処理と利用状況の不透明さが招くコスト管理不全
燃料代や整備費などをエクセルまたは手書きの領収書で管理するシーンは未だ多いと思います。しかし、このような手作業の多い工程は実際の利用状況との関連付けが難しく、手間や時間がかかり、人的ミスが発生する可能性があります。
車両ごとの費用対効果を分析できないままに支出が増大すると適切なコスト削減施策を取ることも困難です。管理の不透明さは無駄な経費の温床となり、企業の利益を損なう要因になってしまうのです。
SaaS型社用車管理／車両管理・配車管理システムの効果と機能
こうした課題を解決するために注目されているのが車両管理・配車管理システムです。その概要と主要機能を見ていきましょう。SaaS型のシステムはインターネット経由でクラウド上のサービスを利用する仕組みのため、サーバ運用やソフトウェアのインストール作業が不要です。
さらに自動リマインド機能やGPS連携など、社用車管理に必要な情報を一元管理できるので、さまざまな課題解消が期待できます。テレワークを導入している企業でも、場所を選ばず情報を確認・編集できる点が大きなメリットです。
クラウド環境を活用することで、車両やドライバーに関する情報を一元管理し、どの端末からでも利用できることも特徴です。自動更新やアラート機能により、担当者が気付きにくい車検の期限切れやアルコールチェックなどの重要事項を見逃すリスクを減らします。
デジタル化により紙ベースの作業が不要になるため、作業時間の削減やヒューマンエラーの防止にもつながります。
SaaS型車両管理・配車管理システムの主要機能
SaaS型のシステムには、車両管理から配車管理まで幅広い機能が用意されています。車両の点検や保険の更新スケジュールを自動でリマインドしてくれたり、運行記録を電子化して保存したり、GPSと連携してリアルタイムに車両の位置を確認することも可能です。これらの機能によって、従来のアナログ管理で発生していた多くの課題を効率的に解決できます。
- 車両管理機能（車検・保険・点検のリマインダー機能）
- 経費管理機能（燃料費・整備費・運行コストの可視化）
- 配車管理機能（効率的な車両とドライバーの割り当て）
- 運行記録管理機能（運転日報・運行履歴のデジタル化）
- ドライバー管理機能（免許証の有効期限確認・アルコールチェック対応）
- リアルタイム位置情報管理（GPS連携による車両追跡）
車両管理機能（車検・保険・点検のリマインダー機能）
車検や保険、点検などのスケジュールを一元的に管理し、期限が近づくと自動で担当者へ通知が届きます。
例えば更新締切を逃すリスクを減らし、定期的な整備によって社用車の安全性を保つことができます。こうした機能により、法的責任を果たしながら、車両故障などの突発的トラブルも予防しやすくなります。
経費管理機能（燃料費・整備費・運行コストの可視化）
燃料費やメンテナンス費用、駐車場代といった多角的な費用を管理画面で一括して把握できます。車両ごとのコスト推移が見える化されるため、不要な経費を削減し、今後の予算策定にも役立ちます。
データの蓄積により、燃費改善や最適な車種選定など、中長期的なコスト戦略を立てやすくなるのもポイントです。
配車管理機能（効率的な車両とドライバーの割り当て）
業務内容や距離、スケジュールなどに応じて、近年ではAIなども用い、最適とされる車両とドライバーを割り当てることで稼働率を高めます。手動で調整していた配車がシステム化されることで、ミスや二重予約を防止し、時間を有効に活用できます。
複数の拠点で車両を共有する場合でも、スムーズな調整が実現するため、組織全体の生産性を向上できます。
運行記録管理機能（運転日報・運行履歴のデジタル化）
手書きやエクセルで作成していた運転日報をシステム上で簡単に入力・保存できる機能です。走行距離や燃料消費、乗車時間などの情報が自動で記録されるケースも多く、ヒューマンエラーが減らせます。
法的に求められる保管期間も、クラウド管理であれば容易にクリアでき、監査時の検索性も向上します。
ドライバー管理機能（免許証の有効期限確認・アルコールチェック対応）
ドライバーごとの免許証期限を管理し、期限切れが近づくと通知を出せるため、無免許運転による重大なリスクを防止できます。アルコールチェック機能を併せ持つシステムであれば、具体的な検査結果を記録し、組織として安全運転の実践を証明しやすくなります。従業員の健康・安全を重視する企業姿勢を示すうえでも重要な取り組みです。
リアルタイム位置情報管理（GPS連携による車両追跡）
GPSを利用して車両の位置をリアルタイムに確認できるため、緊急時の対応や運行状況の把握が正確かつ迅速に行えます。配送状況やドライバーの拘束時間を正確につかむことで、より公平な労務管理も実現可能です。
リスク回避の観点からも、迷いやすいルートの把握や渋滞の迂回など、安全面と効率面の両立に寄与します。
この1ページで解決車両管理・配車管理システムの主な機能、「AI配車」とは？ メリット／デメリット、選定ポイントを徹底解説
社用車管理システムの導入メリット
具体的なシステム機能を踏まえ、導入により得られるメリットを列挙します。
SaaS型の社用車管理システムを導入することで、これまで担当者が手作業で行っていた管理業務を大幅に効率化できます。
さらに、更新漏れや運転ルールの違反などのリスクを減らし、事故や不正利用への対策を強固にすることも可能です。ここでは代表的なメリットを一つひとつ確認していきましょう。
- 車両管理業務を効率化できる
- コスト削減を実現する
- 法令順守／コンプライアンス体制が高まる
- トラブルを事前に防止できる
- 業務状況をリアルタイムで把握できる
車両管理業務を効率化できる
システム上で車検や整備記録などのデータをまとめて管理します。複数のファイルや情報を照合する手間が省けるほか、各種アラート機能により締切期日のような管理も自動化でき、担当者の業務負担が大幅に軽減されます。
こうした効率性向上により、本来のコア業務に集中しやすくなるのが大きな利点です。
コスト削減を実現する
燃料費や整備費など、各車両にかかるコストを統合的にチェックし、コスト最適化の施策を実践できます。不要な車両を手放すタイミングや、燃費の良い車種を選定する根拠が明確になり、資産を有効活用できます。
トータルコストを把握できることで経営判断がしやすくなり、利益拡大にも貢献します。
法令順守／コンプライアンス体制が高まる
アルコールチェックや免許証の有効期限管理など、法令に関わる事項が自動でリマインドされるため、違反を未然に防止しやすくなります。運行日報の保存期間や記入漏れのチェックもシステムが支援するため、ヒューマンエラーを大幅に減らせます。
これらの機能は企業の信頼性維持にも直結し、社会的責任を果たすうえで欠かせません。
トラブルを事前に防止できる
リアルタイムの運行情報を確認できる機能を活用すれば、万が一のトラブルが起きる前に問題点を察知できる可能性が高まります。車両状況やドライバーの運転傾向をモニタリングし、早めに注意や整備を行うことで故障や事故リスクを減らせます。予兆がある段階で手を打つことで、企業の損失や従業員の負担を最小限に抑えられます。
業務状況をリアルタイムで把握できる
GPS機能と連携することで、複数の車両がどこにいるかを即座に把握でき、急なスケジュール変更にも柔軟に対応できます。配車指示や運送ルートの見直しをリアルタイムに行えるため、業務効率を格段に高めることができます。
情報の見える化は現場だけでなく、管理者や経営層にとっても効果的な意思決定材料となります。
運行記録管理の確実性・正確性が上がる
デジタル化により、運転日報や経費情報などを正確に蓄積し、簡単に検索や集計が行えます。紙の書類を紛失するリスクも減り、監査や証明が必要な際にも迅速にデータを提示できます。従
業員の勤怠や運転実績とも連携が可能なため、車両管理をより総合的に最適化できる点が魅力です。
参考TMS（輸配送管理システム）とは？ ドライバー不足の解決策、主な機能とメリット・デメリット、システム導入のポイントを解説
中小企業でも導入しやすいサービス選定の3ステップ
自社の規模や資金状況に合わせて、適切なシステムを選定するための手順を3つに分けて説明します。
社用車管理システムには多種多様なサービスが存在しますが、必ずしも全機能を必要とするわけではありません。自社の規模や抱えている課題によって、最適な機能と導入ベンダーは異なることを理解することが重要です。
以下の3ステップを踏むことで、最適なシステムをスムーズに導入しやすくなります。
- 自社の課題やニーズを明確化する
- 必要な機能と予算を基に候補を絞り込む
- 導入後のサポート体制や操作性を確認する
1. 自社の課題やニーズを明確化する
導入の目的が曖昧だと、結果として高機能だが使いこなせないシステムを選んでしまうことがあります。まずは車両台数やドライバー数、運行頻度などを具体的に把握し、どの管理項目に一番課題があるかを洗い出すことが必要です。
ここでクリアになった課題が、後のサービス比較や要件定義をスムーズに進める指針になります。
2. 必要な機能と予算を基に候補を絞り込む
車両管理、配車管理、運行日報の電子化、GPS連携など、どの機能が優先順位高いのかを明確に整理しましょう。あわせて初期費用や月額費用を確認し、コストパフォーマンスが合うかをチェックすることも重要です。
機能が充実していても予算オーバーで運用停止に至っては本末転倒なので、自社の財務状況に合ったシステムを選びましょう。
3. 導入後のサポート体制や操作性を確認する
担当者やドライバーがシステムを問題なく使いこなせるよう、ユーザーマニュアルやヘルプサポートの充実度をチェックすることが欠かせません。トラブル発生時に迅速に対応してもらえるか、オンラインでの問い合わせ体制が整備されているかも比較ポイントになります。
導入後のアフターサポートなどとともに運用の体制が整っていれば社内への定着率も高まり、効率化の恩恵を最大限享受できます。
成功へつなぐ導入方法と社内展開のコツ
システム導入を円滑に進めるため、社内体制や導入時の注意点を説明します。
社用車管理システムの導入には、現場担当者だけでなく経営層や関連部門の協力が不可欠です。
必要な資料の作成や導入後の教育を十分に行わないとシステムが定着せず、再びアナログ管理に逆行するケースもあります。失敗を避け、スムーズに導入するための重要ポイントを押さえましょう。
課題を洗い出し、導入目的を明確にする／社内体制・要件整理
ITシステムの導入で成果を出すには、やはり「自社のニーズに合っているかどうか」が重要です。
まず、自社の業務フロー、今ある課題、解決したい課題、実現したい成果、ありたい姿…などをできるだけ細かく洗い出し／棚卸しして、優先順位とともにクラウドタイムカード／勤怠管理システムに求めることや導入意義を明確にしていきましょう。この作業を「要件定義」といいます。
自社の要件が定まることで、「吊るし」のままでも大丈夫そうか、自社の業務フローに合う機能がそろっているかどうか、自社の業態や独自ルールに沿ってカスタマイズできるかどうか、といった後の検証・選定工程のチェックもかなりスムーズになります。
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2. 従業員に導入のメリットを伝え、理解を得る
新しいシステムへの抵抗感を抑えるには、導入メリットを従業員にしっかり伝えることが欠かせません。打刻の手間が減る、休暇申請が簡単になる、給与計算が迅速になるなど、具体的な利点を示すことで協力を得やすくなります。
3. 無料トライアルを活用し、自社での使いやすさを検証
クラウドタイムカード／勤怠管理システムの導入は、運用フローや機能、価格、そして自社組織の実態に合うかどうかを的確に見定めることが求められます。業種や従業員数、拠点数によってサービス選びや必要機能の有無は異なることでしょう。
またクラウド型の勤怠管理システムも既にかなりの数が存在し、それぞれに特長・ウリの機能があり、メリット／デメリット、向き／不向きがあります。初めてのことで、そもそも分からないことだらけなのに、膨大にある製品群の中からどうやって絞り込んでいけばよいのでしょう。
そんな方への一例としておすすめしているのが「無料版（無料プランや無料トライアル）」を用意する製品・サービスから試してみることです。
無料版には大きく分けて「月額無料プラン」を用意するものと、一定期間試用できる「無料トライアル」を用意するものに分かれます。
無料プランは主にユーザー数が数十人ほどである中小規模シーン向けに用意されます。一部に機能制限はありますが、ニーズの高い基本機能の多くは利用でき、何より無料で使えることがメリットです。個人事業主～中小規模の企業ならば、無料プランで十分と判断できることもあり得ます。また有料プランに比べて機能が絞られる分、導入が簡単で専門知識も不要に使える場合もあるでしょう。
無料トライアルは、一定期間（1カ月など）「無料」で試用できるお試し版です。
無料トライアルによって操作感や機能の使い勝手を実際に試せます。製品・サービスが自社の要求を満たしているかどうかを具体的に使って評価できることが大きいです。無料トライアルを用意する製品であれば、多くの場合資料請求／問い合わせ後に無料トライアルダウンロードの案内があります。無料版はぜひ遠慮なく活用することをおすすめします。
まずは無料プラン、あるいは無料トライアルのある製品を試し、どんな機能があるのか、どう活用できそうかといった自社の要件に合っているかどうかを「お試し」した上で、必要に応じて有料プランへの移行を検討することもできます。もしIT製品の検討・導入において分からないこと、専門家に聞きたいなどがありましたらITセレクトのコンシェルジュ相談サービス（下段の「製品探しを依頼する」ボタン）を遠慮なくご利用ください！
4. 導入後の運用フローを整え、効果を最大化する
本格導入後は、管理者や従業員に対してマニュアルやFAQを準備し、わかりやすい運用フローを構築することが大切です。導入後すぐは慣れない操作に不安を感じる従業員もいるため、丁寧なフォローアップを行い、日々の業務にスムーズに取り入れてもらいましょう。
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費用と比較検討、導入の判断基準
最後に、サービス導入費用やトライアル活用など、導入の最終判断に欠かせないポイントを解説します。
費用対効果を見極めるためには、初期費用や月額費がどの程度の期間で回収可能かをシミュレーションすることが重要です。試験導入の段階で、システムの有用性を評価することも、失敗しない投資判断につながります。ここでは、具体的な費用相場や無料トライアルの活用方法について説明します。
初期費用・月額費用の相場感とコスト回収期間の目安
サービスによっては初期導入費が低めに設定されているものの、月額費がやや割高になっている場合もあり、一概に安い・高いとは言い切れません。
契約プランごとに利用できる機能の範囲も異なるため、自社の利用シーンに必要な機能を見極めることが大切です。通常は1〜3年程度で費用回収が見込めることが多いですが、想定以上に大きなコスト削減効果を得られるケースもあります。
無料トライアルを活用して「現場で試す」ステップ
多くのSaaS型システムでは、無料トライアル期間を提供しているため、これを活用して実際の業務で使い勝手を確認するのがおすすめです。現場のスタッフに実際の操作感をフィードバックしてもらい、導入効果や操作性を客観的に判断できます。
導入後に想定外の問題が起きるリスクを低減できるうえ、稟議を通すための裏付けデータとしても役立ちます。
適切な社用車管理でリスクを抑えつつDXも推進、企業価値を高める礎に
全体を通して、法的リスクの軽減やコスト削減など、社用車管理を最適に行うことが企業に与えるメリットは多岐にわたります。ここまでのポイントを整理し、今後の企業価値向上につなげましょう。
社用車管理は、企業の安全管理や利益確保、ブランドイメージ向上に深く関わります。従来のアナログ管理が抱える課題を解消するには、SaaS型の車両管理システムを導入するのが有効な方法です。
リスクを低減し、業務効率を高めながら、従業員の安全と企業ブランドを守るためにも、いま一度社用車管理の仕組みを見直すきっかけにしてみてください。
もし「自社に合うIT製品・サービスが分からない」「どう探せばよいのか分からない」とお困りでしたら、あるいは「おすすめ製品・ベンダーを紹介してほしい」「詳しい人に相談したい」のような希望がありましたら、適切なIT製品・サービス選定に詳しいIT専門スタッフに聞ける・相談できるITセレクトのコンシェルジュ相談サービスをぜひご利用ください。（無料です！）
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