月額無料でPDFファイルに認定タイムスタンプを付与できる “改正電子帳簿保存法”対応「みんなのタイムスタンプ」登場 その実力は？

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　業務のデジタル化やペーパーレス、リモートワークの普及によって、請求書や発注書、契約書といったビジネス書類の電子化が企業規模を問わず進みつつある。こうした状況を後押しするのが「電子帳簿保存法」（以下、電帳法）の存在だ。

　電帳法とは、法人税法や所得税法上の帳簿や書類を、電子データで保存することを認める法律だ。従来は紙での保存が原則となっていたが、1998年に初めて施行された電帳法によって電子データでの保存が認められ、事務的な負担が軽減された。電帳法は時代に即した形で何度かの法改正が行われており、当初は厳しかった適用要件も緩和され、電子取引にも適用が認められるようになった。

　そして2022年1月1日に施行された改正では、国税関係の帳簿や書類におけるデータ保存が抜本的に見直された。これによって、企業間の取引は電子取引が基本となり、2024年1月1日以降は電子取引が完全義務化される。

“改正”電帳法で新たに対応すべき事柄とは

　電帳法で対応すべき保存区分は「電子帳簿保存」「スキャナー保存」「電子取引データ保存」の3つに大きく分けられる。

　電子帳簿保存は「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」することだ。会計ソフトなどを利用して作成した帳簿や書類を電子データのまま保存することを意味する。

　スキャナー保存とは、紙で受領した帳簿や書類を電子データ（画像データ）として保存することだ。

　電子取引データ保存は、領収書や請求書など、これまで紙でやりとりしていた内容を電子取引を通じてやりとりした場合、そのデータを保存することを言う。こうしたデータは、さらに「検索機能の確保」と「データの真実性を担保する措置」が必要になる。

　検索機能の確保とは、保存したデータを「取引年月日」「取引金額」「取引先」の項目で検索できるようにするもの。加えて重要となるのが「データの真実性を担保する措置」だ。データは以下の4つの要件のいずれかを満たすことが求められる。

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
• 受け取ったデータに速やかにタイムスタンプを付与する
• データの訂正や削除などを行うと記録されるか、改変が禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
• 不当な訂正や削除の防止に関する事務処理規定を整備、運用する

　これらを実現するためには、自社及び取引先に対して、それがいつ行われたのかを確認できるようにするため、データにタイムスタンプを付与できるサービスを導入することが解決へのシンプルな近道だ。

電帳法に対応する「みんなのタイムスタンプ」

　そのような状況下において、データにタイムスタンプを付与できるサービスは続々と登場している。その中でも、いま“初期費用・月額無料”で注目したいのが、ベクターが提供している「みんなのタイムスタンプ」だ。

　「みんなのタイムスタンプ」は、その名から分かる通り「PDFファイルにタイムスタンプを付与できる」という機能に絞った単純明快なサービスだ。Webブラウザから利用できる。

　タイムスタンプを付与した書類には受付番号と文書番号が付与され、サービス上で管理できる。それぞれのファイルは署名のプロパティを参照することで、タイムスタンプの内容が読み取れる。電帳法で定められている仕様として、日付や金額、取引先名でファイルを検索する機能も備わっている。

初期費用0円で導入可能

　「みんなのタイムスタンプ」は初期費用が0円なので気軽に導入して使い勝手を試せるのも魅力だ。実際にタイムスタンプを付与するにはベクターが運営するECサイトで50枚1100円（以下、税込）の「TSチケット」を購入する。チケット1枚につき1文書のタイムスタンプを付与できる。文書は1年間無料で保管できるが、その後も保存したい場合は100文書あたり110円/月から保管が可能だ。

「みんなのタイムスタンプ」の料金設定（クリックで拡大）

　電帳法で定められるのは帳簿に関する書類に限られるため、経理関連の文書での利用が注目されがちだ。しかし、今後は帳簿以外の知的財産関連や契約書といったさまざまな書類が電子化されることが見込まれる。それらが「いつ作成されたのか」を証明する手段として、タイムスタンプはますます重要になるだろう。

すぐに使い始められる「みんなのタイムスタンプ」

　それでは実際の使い心地を確認してみよう。「みんなのタイムスタンプ」のページにアクセスしたら、「アカウント登録申込」画面でメールアドレスを入力して登録。登録したメールアドレス宛に手続きをするリンクが送信されるので、指示に従ってアカウントを作成する。

　作成したアカウントにログインすると管理画面が現れる。まずは「TSチケットを購入」から、タイムスタンプ付与に必要な有料チケットを購入しよう。購入が完了したら、管理画面にある「ファイルを追加」からタイムスタンプを付与したいファイルを選んでアップロードし、タイムスタンプを付与するという流れになる。

　筆者が実際に試してみたところ、PDFファイルにタイムスタンプを付与するまでにかかる時間はほんのわずか。直感的に作業できるので極めてスムーズにタイムスタンプを付与できると感じた。

「みんなのタイムスタンプ」のホーム画面。ここからTSチケット購入画面に遷移したり、ファイルのアップロード、タイムスタンプの付与実行といった機能を利用したりできる（クリックで拡大）

タイムスタンプ付与の完了画面

　タイムスタンプが付与されたファイルは「ホーム」にある「保管庫」もしくは「履歴」から確認できる。保管庫ではファイルをフォルダ形式で管理できる。

　ちなみに、最初にアカウントを作成したユーザーは管理者権限を持っているので、さまざまな設定変更などが可能だ。保管庫に保存したファイルに対するアクセス権の管理や、IPアドレスを利用したアクセス制限なども設定可能だ。

　従業員に「みんなのタイムスタンプ」を使わせたい場合は、管理者権限のないユーザーをアカウントへ追加するといいだろう。

　タイムスタンプのコスト管理は、管理者権限を持つユーザーで表示される「会計処理」で行う。ここではTSチケットの購入履歴やタイムスタンプを付与した文書の数の他、TSチケットの残高も確認できる。「文書保管」では保管してある文書の「保管チケット」所有数などが管理できる。

管理者権限のあるユーザーの場合、左側のメニューに表示される項目が増える。さまざまな設定変更などが可能だ

　なお、セキュリティ対策の強化としてログイン時にワンタイムパスワードを利用したい場合は、「アカウント設定」から「ワンタイムパスワード利用」の項目をオンにすればよい。ワンタイムパスワードを設定する項目の下にはIPアドレスによる制限をかける設定もあるので、自社で利用しているIPアドレス以外をはじく設定にしておけば、社外からのアクセスも防げる。

　このように、「みんなのタイムスタンプ」はシンプルかつ直感的に使えることがお分かり頂けただろう。

「みんなのタイムスタンプ」をリリースしたベクターの狙い

　「みんなのタイムスタンプ」を提供するベクターは、これまでに「みんなの電子署名」という電子署名サービスをリリースしている。実はこのサービスの中にタイムスタンプを付与する機能も含まれている。

　しかし、改正電帳法の対応に伴って、「より簡便に大量の処理が行えないか」という要望が自社で挙がっており、より使いやすくした「みんなのタイムスタンプ」の開発を検討していた。「みんなの電子署名」でも改正電帳法には問題なく対応はできるが、「みんなのタイムスタンプ」では「一度に大量の文書を処理する」というニーズに焦点を当てて開発がスタート。「みんなの電子署名」の運用で得たノウハウを生かし、ユーザーが戸惑うことなく操作ができるようなUIも追求している。

　そういったことから、特定用途向けの電子帳票管理システムの導入が困難なユーザーや、電子帳票にタイムスタンプを付与したいがやり方が分からないといったユーザーにも使ってほしいという。また、用途に応じて「みんなの電子署名」と併用すれば、電子文書の信頼性はかなり向上するだろう。

セキュリティ対策も万全に

　「みんなのタイムスタンプ」では、アップロードされた文書をクラウド上で管理するため、「みんなの電子署名」と同等のセキュリティ対策が施されている。

　具体的には、通信経路でのセキュリティを担保するために、一般的なSSLによる暗号化通信（https）や、ファイアウォールによる通信ポート制限はもちろんのこと、不正侵入を検知、防御するIDS/IPSと、Webアプリケーションへの不正なリクエストをブロックするWeb Application Firewallを設置し、サーバへのアクセスを常時監視している。

　それだけでなく、セキュリティ専門会社に定期的な脆弱性診断を依頼している他、自社でもスキャンツールによるアプリケーションへの脆弱性診断を毎週実施している。

　保管されたファイルは第三者が読み取れないように暗号化した上で保存している。さらにファイルを失うリスクを最小限にするため、文書ファイルを複数箇所のサーバに保存するなど、ベクターは最高水準のセキュリティとバックアップ体制を整えていると自負している。

誰もが便利を使いこなせるように

　ベクターは「みんなのタイムスタンプ」や「みんなの電子署名」を通じて、専門的な知識やスキルをなるべく必要とせず、現場のエンドユーザーが簡単に使いこなせるような設計を心掛けている。世界的に見ても、電子契約や電子署名、タイムスタンプといったトラストサービス群において、日本はまだまだ遅れていると言わざるを得ない。ベクターは自社のトラストサービスを通じて、それらが当たり前となる社会を目指していきたいと考えている。

　「みんなのタイムスタンプ」はサービスの提供開始から間もないため、より使いやすくするための要素を日々検証している段階だ。ユーザーから寄せられた意見や要望、ベクター社内から出た改善案などを取り入れて、よりよいサービスとなるように常に進化するサービスを目指している。

　今後もさらに進化するであろう、「みんなのタイムスタンプ」。初期導入コストも低く、使い方も簡単なので、電帳法でタイムスタンプを付与するツールの導入を検討している人は試してみてはいかがだろうか。