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» 2007年05月10日 23時59分 UPDATE

3分LifeHacking:入力の手間を省く、10のExcelショートカット

繰り返しの面倒な作業こそ、コンピュータにやらせたい。Excelの日常作業を高速化する、キーボードショートカットを10個紹介。

[斎藤健二,ITmedia]
ks_excel1.jpg

 Excelに、毎日文字や数字を入力している──そんなビジネスパーソンも多いことだろう。少しでも入力を早く、簡単にしたい。そんなときは、Excelに備わっているショートカットをうまく活用したい。

1──日付と時刻

 [Crtl]+[;]を押すと、今日の日付が。[Crtl]+[:]を押すと、現在の時刻が入力される。

 業務記録などを付けていく際には、これを使えば簡単に日付や時刻を入力できる。「now」関数と違うのは、入力した時点の日付・時刻が固定されることだ。

2──繰り返し作業

 せっかくコンピュータを使っているのだから、同じような作業は自動的にやってほしい。複雑な作業で、今後も繰り返し使うなら、マクロを書くというような選択もあるだろうが、ちょっとした変更──例えば、セルを1行おきに色を付けたい──なんてときは、[F4]キーを使う。

 まず最初のセルに対して操作を行い、同じ操作をしたいセルを選んで[F4]。これだけだ。ちなみに、[F4]の代わりに[Ctrl]+[Y]でもOK。

3──上のセルの値をコピー

 上のセルと同じ数字や文字、数式を入力する。シートの入力には意外とこんな作業が多い。普通の人は「少しだから」と都度入力するだろう。ちょっと慣れた人はコピーして、貼り付けを行う。さらに、マウスでセル右下の四角をドラッグすれば、全部にコピーされることを知っているかもしれない。

 これらをさらに軽快にキーボードで行うなら、[Ctrl]+[D]だ。“下(Down)にコピー”だから“D”と覚える。

 流れとしては、[Crtl]+[D]、[Enter]、[Crtl]+[D]、[Enter]……といった感じ。[Enter]を押すとフォーカスが下のセルに移るのだ。

 さらにマウスと組み合わせて、複数のセルを選択して[Crtl]+[D]を押すと、一番上にあるセルがまとめてコピーされる。

4──左のセルの値をコピー

 上のセルがコピーできるなら、当然左のセルのコピーもある。こちらは[Ctlr]+[R]。“右(Right)にコピー”だから“R”と覚える。

 連続して入力していくときは、[Enter]に代わって[Tab]を使う。[Tab]を押すとフォーカスは右のセルに移動する。

5──オートSumを入力

 数字の合計を計算するには、ツールバーから「Σ」のボタンを押すのが一般的。もちろんキーボードから「=sum()」と入力してもいいのだが、簡単なのは、

 [Alt]+[Shift]+[−]

 というショートカット。[−]キーはShiftを押すと「=」になるから、電卓で計算して最後に「=」を押して合計を出すイメージで覚えるといい。

6──コメントを入力

 計算だけでなく、表組の情報をやりとりするときは、コメント入力が欠かせない。右クリックして「コメントの挿入」、あるいはツールバーからコメントを選んでもいいが、キーボードだけでスマートにやるには、

 [Shift]+[F2]

 というショートカット。既に入力してあるコメントの編集にも利用できる。

7──セルを挿入

 セル(行、列)の挿入も、実はキーボードショートカットで簡単にできる。

 [Ctrl]+[Shift]+[;]

 が挿入だ。[Shift]+[;]は「+」を入力することになる。つまりCtrl+ +と覚えればいい。と来れば、逆にセルの削除は[Ctrl]+[−]。

 それぞれ行や列を選択して行えば、行列の挿入・削除も行える。

8──書式設定

 Excel 2007になって、よく使う書式設定はマウスで操作してしまうのが楽になった。しかし凝った書式設定は、相変わらず設定ダイアログから行うことになる。このダイアログを簡単に表示するのが、

 [Ctrl]+[1]

 というショートカット。ちなみにExcel 2007では、[1]じゃなくて[F1]を押すと、ツールバーが非表示になってシートを広く使うことができる。

9──書式を通貨に

 入力した数字の書式を通貨に変更したいときは、

[Ctrl]+[Shift]+[4]

 [Shift]+[4]は[$]を意味するから、Ctrlと$と覚えるといい。

10──書式をパーセントに

 9と同様に、数字の書式をパーセントにしたいときは、

[Ctrl]+[Shift]+[5]

 [Shift]+[5]は[%]。覚え方は$と同様だ。

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