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» 2007年12月11日 23時59分 UPDATE

3分LifeHacking:もしものために――Excelファイルを世代バックアップする

Excelには自動バックアップの機能があるが、1世代分だけだ。もしものために役立つ世代バックアップができれば便利なはず――。

[kizuki,ITmedia]

 Excelにはもともと、クラッシュしたデータを復旧するための自動保存機能が備わっている。Office 2003以前であれば「ツール」−「オプション」から自動保存機能を有効にしておくことで、万一Excelが強制終了するような事態に遭遇しても、ファイルを回復できるのだ。

 これはこれで便利な機能だが、基本的に1世代分のバックアップしか取れないため、1世代以上前に消した内容をもう1度確認したい、といった用途には対応できない。こうした場合に便利なのが、今回紹介する「SS自動保存」だ。

 Excelのアドインとして利用するこのSS自動保存は、指定した間隔で世代バックアップを自動的に行ってくれる。設定できる項目は、バックアップの間隔(1〜59分)、履歴数(最大で99個)、保存先フォルダ、の3種類だ。初期設定では、10分間隔で3世代までのExcelファイルをバックアップしてくれるようになっている。

st_ss01.jpg アドイン「SS自動保存」。なお、インストールが終わったら「ツール」−「アドイン」でダイアログを表示し、参照ボタンをクリックして「SS自動保存.xla」を探し、選択する
st_ss02.jpg 設定画面を開くには、「ツール」−「SS自動保存設定」を選択

st_ss03.jpg 設定画面が開いた。保存先、保存間隔、履歴数を設定する。ちなみに読み取り専用ファイルは自動保存しない
st_ss04.jpg しばらく使ってみた。5分間隔で最大3つのバックアップを取るように設定すると、設定した間隔で、バックアップファイルがどんどん溜まっていく。いらないファイルは定期的に消すようにしよう

 アプリケーションが強制終了した場合はもちろんのこと、例えば数分前の内容をもう一度参照したい場合に、バックアップを保存しているフォルダを見れば、以前のファイルがそのままの形で残っている可能性があるわけだ。

 単純に等間隔でバックアップを取るだけではなく、しばらく編集が行われなかった場合はバックアップをストップしてくれるなど、細かい操作性にも配慮されている。「こんなこともあろうかと」を実現する便利なアドインであり、手軽に追加できるメリットもあるので、ぜひとも導入しておきたい。

本日のレシピ
アドイン名 対応Office 利用料 作者
SS自動保存 Office 2002/2003(編集部で試したところ、Office 2007では利用できなかった) 無料 こけも(.com/fort)氏

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