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» 2008年07月17日 17時17分 公開

シゴトハッカーズ:仕事の優先順位付けなら、Googleカレンダーなのだ (2/2)

[大橋悦夫、佐々木正悟,ITmedia]
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スケジューラー活用術(佐々木正悟)

 アナログ、デジタルを問わず、スケジューラーと呼ばれるツールに期待することはいろいろあると思います。ざっと挙げてみると、

  • 1日の時間管理
  • プロジェクトの進ちょく管理
  • ルーティンタスクを半自動的に管理したい
  • ダブルブッキングを防ぐこと
  • やり忘れを防ぐこと
  • 仕事の流れを把握すること

 などがあります。もちろんさらに追加していくこともできるでしょう。

 以上のすべてにおいて、簡単に操作できて、ほぼ満足できるツールとして、筆者はGoogleカレンダーを使っています。ここにプロジェクトと自分の予定のすべてを集中することで、どの日のどの時間には何をしたらいいかということが、確実に把握できるようにしてあります。

 Googleカレンダーには、次のような特徴があるので、ここにタスクを集中する習慣さえ付けば、上記のほとんどの問題は解消されます。

  • 1日の予定を15分単位で管理できる
  • 日をまたぐタスクを管理できる
  • 毎週水曜、毎月10日、隔週、3週おきなど、繰り返し設定のカスタマイズが非常に豊富
  • いろいろな予定の種類を色別で分けられ、表示のオンオフもワンクリックでできる
  • 動作が軽快
  • アラームのカスタマイズも豊富。携帯にメールを好みのタイミングで受け取ることができる

 このいずれも重要な項目です。しかし何より不可欠だと思うのは、「繰り返し設定のカスタマイズが豊富にできること」です。というのも、確実に進めていきたいルーティンワークを進める上で、これが設定できないと進まなくなる危険をはらんでいるからです。

 毎日間違いなく作業を行うタスクであれば、必ずしもスケジューラーに書き込まずとも忘れません。また、特定の日に人と会う約束などは、頭が覚えておこうとしますから、紙に書くだけでも忘れない、という人もいるでしょう。

 でも、「水曜日と木曜日と土曜日だけに進めておくべきタスク」などは、その日だけに思い出させてくれるツールがあった方が、はるかに便利です。毎日やるわけではない作業は、「余裕がある日」だけでも進めておこうなどと思っていても、進めておくのを忘れるのです。そうして締め切り間際になって、関係者から催促などされ、青くなることになりかねません。

 週3回ほどは手がけておきたいタスクとはいえ、どの曜日とどの曜日に比較的余裕があるかは、自分の手帳と相談しなければ、なかなか決められないでしょう。そのためにも、ルーティン作業で徐々に進めていくプロジェクトは、自分の予定がすべて書き込まれていて、一望できて、どこでもチェックできるツールで管理すべきなのです。

 私はこの条件を満たすツールとしては、無料のものではGoogleカレンダーが最も優れていると思っています。紙の手帳でも可能かもしれませんが、紙の手帳はルーティン作業を書き込んでいくのに向きません。入力に手間がかかりますし、変更を反映させるのも困難だからです。

 Webカレンダーに懐疑的な人もいらっしゃると思いますが、ぜひ一度、Googleカレンダーに思い出せるすべてのタスクと、ルーティン作業を、繰り返したい計画通りに書き込んでみてください。時間はかかりません。そうして、タスクリストにすべてのタスクが上がっているのではなく、スケジューラーにすべてのタスクがあることの便利さを実感してみてください。

 →具体的なGoogleカレンダーの使い方【チュートリアル】はこちら

筆者:大橋悦夫

大橋
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1974年、東京生まれ。ブログ「シゴタノ!仕事を楽しくする研究日誌」主宰。学生時代よりビジネス書を読みあさり、システム手帳の使い方やスケジュール管理の方法、情報整理のノウハウなどの仕事術を実践を通して研究。その後、ソフトウェアエンジニア、テクニカルライター、専門学校講師などを経て、現在は仕事のスピードアップ・効率アップのためのセミナーや研修を手がける。デジタルハリウッド講師。著書に『「手帳ブログ」のススメ』『スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術』『チームハックス 仕事のパフォーマンスを3倍に上げる技術』『そろそろ本気で継続力をモノにする!』『Life Hacks PRESS vol.2』『LIVE HACKS! 今を大切にして成果を5倍にする「時間畑の法則」』、近著に『成功ハックス』がある。

筆者:佐々木正悟

佐々木
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心理学ジャーナリスト。専門は認知心理学。1973年北海道生まれ。1997年獨協大学卒業後、ドコモサービスに派遣社員として入社。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、2004年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。著書に、『スピードハックス』『チームハックス』のほか『ブレインハックス』『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』『やる気ハックス』などがある。「シゴタノ!−仕事を楽しくする研究日誌」にて「心理ハック」を連載中。ブログ「ライフハックス心理学」主宰。


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