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» 2008年11月14日 15時57分 UPDATE

シゴトハッカーズ:Gmail&Becky!を使ったメール読切術【チュートリアル編】

対談では、大量のメールを効率よく処理する方法について、お二人が実践されている方法を紹介してもらいました。その実際を、画面で追います。

[大橋悦夫、佐々木正悟,ITmedia]

Gmailで「昨日のメール」だけを処理する(佐々木)

 まず、「日付」のついたメール(つまり昨日までに届いたメール)だけをチェックする。

ks_mailb1.jpg

 それらにラベルを付ける。ここでは、[.todo_today]。

ks_mailb2.jpg

 ラベルを付けたらアーカイブする。

ks_mailb3.jpg

 メールを処理する時間を作り、[.todo_today]の付いたメールをゼロにする。

ks_mailb4.jpg

Becky!で少しずつ要返信メールを片付ける(大橋)

 まず、「要返信」というフォルダを作り、届いたメールのうち返信の必要なメールはこのフォルダに振り分けていく。

 次に、毎日15分だけ「要返信」フォルダに入っているメールに返信するための時間を確保し、実際に15分だけタイマーをかけて返信作業に取り組む。その際、返事が書ききれない場合は、以下のように書こうと思っている内容を個条書きで書いておき、次に時間がとれそうなころ合いを見計らってリマインダーをセットする(リマインダーをセットするには「編集用に開く」を使う → こちらの記事参照)。


ks_mailb5.jpg

 リマインダーをセットすることで、その日時になれば返信をうながしてもらえるようになるため、忘れることはない。

関連キーワード

Gmail | リマインダー | 失敗


筆者:大橋悦夫

大橋
ks_ohashi.jpg

1974年、東京生まれ。ブログ「シゴタノ!仕事を楽しくする研究日誌」主宰。学生時代よりビジネス書を読みあさり、システム手帳の使い方やスケジュール管理の方法、情報整理のノウハウなどの仕事術を実践を通して研究。その後、ソフトウェアエンジニア、テクニカルライター、専門学校講師などを経て、現在は仕事のスピードアップ・効率アップのためのセミナーや研修を手がける。デジタルハリウッド講師。著書に『「手帳ブログ」のススメ』『スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術』『チームハックス 仕事のパフォーマンスを3倍に上げる技術』『そろそろ本気で継続力をモノにする!』『Life Hacks PRESS vol.2』『LIVE HACKS! 今を大切にして成果を5倍にする「時間畑の法則」』、近著に『成功ハックス』がある。

筆者:佐々木正悟

佐々木
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心理学ジャーナリスト。専門は認知心理学。1973年北海道生まれ。1997年獨協大学卒業後、ドコモサービスに派遣社員として入社。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、2004年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。著書に、『スピードハックス』『チームハックス』のほか『ブレインハックス』『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』『やる気ハックス』などがある。「シゴタノ!−仕事を楽しくする研究日誌」にて「心理ハック」を連載中。ブログ「ライフハックス心理学」主宰。


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