連載
» 2009年01月29日 13時31分 UPDATE

シゴトハッカーズ:ファイル整理のメリットを実感するのだ (1/3)

ファイル置き場がごちゃごちゃ。整理するのもおっくう。こうなっている人は、ルールやツールを利用して、まずは整理されているメリットを実感してみましょう。Evernoteを使ってファイル整理を行う方法も紹介します。

[大橋悦夫、佐々木正悟,ITmedia]
ks_bizid_log.gif

大橋さん、佐々木さん、目的のファイルを探すってけっこう大変じゃないですか。どう工夫しておけば、捜し回らずにファイルを探せるようになるんでしょう?

ks_ohasi_log.gif

まず、この問題には2つの視点があります。1つは、頻繁に使うファイルへのアクセス・スピードを上げたい場合。もう1つは、頻繁に開くフォルダへのアクセススピードを上げたい場合です。

 もちろん、いずれの場合にも手間も削減できた方がいいでしょう。そうなると、いかに目的としているファイルあるいはフォルダに手間なくスピーディーにアクセスできるかが問われることになります。これからご紹介する方法は、ファイル・フォルダいずれにも適用できるものです。それは、「お気に入り」を使う方法です。Windowsの場合、「お気に入り」はWebページだけでなくローカルのフォルダやファイルへのショートカットも含めることができます。


ks_filefind1.jpg

 例えば、前回ご紹介した、ダウンロードしたファイルを置いておくフォルダへのショートカットをお気に入りに登録しておくことで、いちいちフォルダツリーをたどっていかなくても、一発で開くことができます。

ks_ohasi_log.gif

さらに、各ショートカットの頭文字を半角の英数字にしておくことで、マウスを使うことなく、キーボードで、[Windowsキー]→[A]→[頭文字]という順番に押していくことで、目的のファイルやフォルダを開くことができます。

 なお前提として、スタートメニューは「クラシック」にしておく必要があります。

ks_bizid_log.gif

ファイルやフォルダを1カ所のフォルダに集めるのに比べて、お気に入りにショートカットを入れておくことのメリットはどんなところだと思えばいいですか?


ks_ohasi_log.gif

呼び出すスピードがアップする点です。Webブラウザにとってのブックマークのようなもので、自分にとって便利なサイトだけを集めたリンク集のページを作るのではなく、ブックマークに登録してしまう、というのに近いでしょうか。


ks_bizid_log.gif

お気に入り内に、“ショートカット”を入れるのはなぜですか? ファイルやフォルダの実体を置いてはやっぱりまずいのでしょうか?


ks_ohasi_log.gif

まずくはないと思いますが、「お気に入り」のある場所がシステムフォルダのため、ファイルのバックアップを取ったり、PCの買い換えなどのタイミングで移行したりするときに忘れがちだからです。あるいは、DropboxScanSnapなどを使う際に、デフォルトで特定のフォルダが指定されていることがあり、実体を動かせない場合もあるでしょう。

ks_bizid_log.gif

お気に入りの内容は、定期的に整理するのでしょうか?


ks_ohasi_log.gif

はい、目下進めている仕事に関するフォルダを入れておきます。お気に入りの下に「Project」などのサブフォルダを作り、その中に「ITmedia」とか「Sセミナー0131」といった「フォルダへのショートカット」を入れておきます。仕事が発生したり終わったりすれば、この「Project」フォルダの中身を整理します。

 こうすることで、「お気に入り」を開くたびに、現在自分が抱えている仕事を一望できます。あくまでもチラッとですが。これとは別に定常的にアクセスする、ダウンロードしたファイルを格納するフォルダなどは、お気に入りの直下に「Downloaded」などの名前で置いておきます。

ks_bizid_log.gif

なるほど。ファイル名の頭も英字にしておくことで、全部キーボードでファイルまでいけるようになるわけですね。さらに、何かソフトウェアを入れる必要もなく、Windowsの標準でOK。ふむふむ。これは灯台下暗しでした。ちなみに、Macの場合はどうでしょうか?

       1|2|3 次のページへ

Copyright© 2016 ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

Loading

ピックアップコンテンツ

- PR -

注目のテーマ

マーケット解説

- PR -