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» 2009年07月29日 12時35分 UPDATE

3分LifeHacking:1日18分の工夫でGTDしやすくなるらしい

1日はあっという間に過ぎていきます。1日8時間労働として、18分間を余分に割くことで仕事を計画通りに進めることができるというGTD術を紹介しましょう。

[Rosa Golijan(訳:松岡由希子),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 意外に1日はあっという間。計画立てて効率的に仕事をこなしていきたいものですね。

 米ビジネスブログメディア「Harvard Business blog」では、1日8時間労働として、18分間を余分に割くことで仕事を計画通りに進めることができるというGTD術を紹介しています。

 この記事によると、必要なのは以下の3ステップ。

ステップ1:1日の計画を立てる(所要時間・5分)

 PCを立ち上げる前に、まずは、その日にやるべきことを紙に書き出し、重要度や難易度に応じてタスクの優先付けを行う。タスクを洗い出せたら、1時間ごとにやるべきタスクを当てはめていこう。時間ごとにタスクを割り当てることで、進捗度合いのチェックがしやすくなるという効果があるのだとか。

ステップ2:1時間ごとの振り返りを行う(所要時間・各1分)

 1時間ごとにアラームを設定しておく。アラームが鳴ったら、それまでの1時間の仕事ぶりを振り返ろう。ポイントは、数時間まとめて管理するのではなく、あくまでも1時間ごとにマネジメントすること。

ステップ3:1日を振り返る(所要時間・5分)

 PCを閉じたら、その日1日を振り返ろう。何をしたか? どこに集中して取り組んだか? 明日以降生産性を上げるためにやるべきことは何か? など。

 もちろん仕事では突発的な出来事も発生するものなので、いつも計画通りとはいかないのが現実ですが、このような時間を取り、ひとつひとつレビューする習慣をつけることで、タスク管理に役立つのみならず、自分の仕事のクセや傾向、工数の目安をとらえられるようになるという利点もあるそうです。

 ライフハッカー過去記事「一日のワークライフバランスが一目瞭然になるシート『The Day Grid Balancer』」でご紹介した日別スケジュールフォーマット「The Day Grid Balancer」(※PDFファイル)などを活用し、1日ごとのマネジメントを習慣化してみてはいかがでしょう?

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