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» 2012年04月12日 10時00分 UPDATE

4月から始めるGmail:Gmailでメールを自分専用のデータベースにする (1/2)

Gmailは、もともと検索技術を強みとするGoogleが提供するメールサービスだ。よって従来のメールソフトやWebメールよりも、よりメールを自在に扱える。連載第2回ではラベル機能などを駆使し、必要な情報を素早く見つけ出せるテクニックを覚えよう。

[まつもとあつし,Business Media 誠]

 新生活が始まるということは、新しいやりとりが生まれるということだ。ソーシャルメディアが人気を博す時代だが、広く普及している電子メールが人々のやりとりの中心的存在であることに変わりはない。

 前回「SNS時代にあえてメール!? 情報管理ツールとしてGmailを活用しよう」で、Gmailを利用するためのアカウントの作り方、メールの送り方を解説し、送受信したメールが「スレッド」としてグループ扱いできることを紹介した。今回は、そうやって蓄積されていくメールの整理方法を紹介しよう。

とにかく検索が強力

 GmailはGoogleが提供する電子メールサービスだ。Googleはもともと強力な検索技術を武器に一気にインターネットサービスの覇者となった会社。Gmailでもその検索の凄さを体感できる。

shk_gmail0201.jpg

 メール検索は、画面上部の検索ボックスにGoogle検索の時同様キーワードを入力して虫眼鏡アイコンをクリックするか、[Enter]キーを押せばよい。件名だけでなく、メールの本文や宛先、差出人などあらゆる要素が検索対象になるので、例えば「誰からもらったメールか忘れてしまったけれど、『お花見』の件だったはず」といったケースでも目的のメールが見つけられる。

 また、やはりGoogle検索同様さまざまな要素(検索キー)を元に効率良く目的のメールを探し出すことも可能だ。先ほどの検索ボックスの右側にある[▼]をクリックすると以下のような画面が現れる。

shk_gmail0202.jpg

 取引先から資料が添付されたメールが送られてくることが多い筆者の場合、[添付ファイルあり]にチェックを入れ、[含む]欄に担当者名や会社名を入れて検索を行うと、目的のメールを素早く探し当てることができる。

 Gmailではこの詳細な検索画面が、「フィルタ」と呼ぶ自動処理への入り口にもなっているが、それについては連載の第4回で紹介する。また、Gmail以外のプロバイダーメールなども標準的なものであれば、Gmail上で扱うことが可能だ。

 それはすなわち、Gmail上でさまざまなメールを一度に扱い、検索対象とできることを意味する。『できるポケット+ Gmail 改訂版』ではその方法や注意点についても詳しく解説しているので、併せて確認してほしい。

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