連載
» 2013年06月10日 10時15分 UPDATE

ビジネスの悩みを解決するPDFドリル:画面上でPDFに直接テキストを書き込みたい場合は

PDFで作成した申込書などに画面上でテキストを記入するには、「テキストを追加」機能を使うとよい。いったん印刷して記入したのち再度PDF化するといった手間もなくなる。

[kizuki,Business Media 誠]
shk_pdf060201.jpg 例えばこのようなPDFの申込書があるとする。画面上でテキストを直接記入できれば見栄えがよくなるほか、印刷する無駄も省ける

 PDFで作った書類にテキストを書き込む機会はよくある。例えばPDFで用意された申込書に必要事項を記入し、提出するといったケースだ。公共団体などではさまざまな申込フォームをPDF形式でWeb上に公開することでオンラインでの入力フォームの代替としているケースが多く、こうしたケースは特によく見受けられる。

 この場合、印刷してから手書きで記入するのではなく、PC上で必要事項を記入してから印刷したほうが見栄えは圧倒的に良くなるし、氏名や住所などを辞書登録してあればそれだけ誤記も起こりにくくなる。また、記入済みの書類を再度PDF化して相手に送るのであれば、印刷すること自体が紙の無駄だろう。スキャナが使えない環境であればなおさらだ。

 こうした際、PDF編集ソフトがあれば既存PDFへのテキストの記入が容易にできる。例えばAdobe Acrobat XIであれば[表示]→[ツール]→[コンテンツ編集]でツールパネルウィンドウを開き、[テキストを追加]を選択。テキストを挿入したい場所をクリックするとテキストボックスが表示され、テキストが入力できるようになる。これなら、いったん印刷して記入した後に再度PDF化する二度手間も不要だ。


shk_pdf060202.jpgshk_pdf060203.jpg まずは[表示]→[ツール]→[コンテンツ編集]でツールパネルウィンドウを開く(画像左)、ツールパネルウィンドウで「テキストを追加」を選択(画像右)


shk_pdf060204.jpgshk_pdf060205.jpg テキストを挿入したい位置でクリックするとカーソルの形状が変化し、テキストを書き込めるようになる。印刷して手書きで記入する煩わしさから開放される(画像左)、テキストボックスはドラッグするとガイド線が表示されるので、位置の微調整に役立つ。グリッド表示にすれば行揃えも容易だ(画像右)

 フォントの種類やサイズ、色、揃え位置といったプロパティはツールパネルウィンドウから自在に指定できるほか、マウスでテキストボックスをドラッグすることで、位置を調整することもできる。[表示]→[表示切り替え]→[定規とグリッド]→[グリッド]を選択して画面をグリッド表示にすれば、複数のテキストボックスの位置を揃えるのも容易だ。

shk_pdf060206.jpg フォントの種類やサイズ、色、揃え位置といったプロパティはツールパネルウィンドウから自在に指定できる。なおいったん確定させた後に再編集する場合は「テキストと画像を編集」メニューを利用する

 なお既存のPDFにテキストを追加するのではなく、加筆修正をするのなら[テキストを追加]ではなく[テキストと画像を編集]メニューを利用する。つまり、もともと存在しているテキストボックスに加筆する場合は[編集]。テキストボックスが存在していない位置に書き加えたり、あるいはテキストボックスが含まれないスキャンデータにテキストを記入する際は[追加]になるわけだ。既にテキストボックスがあるかないかで選択肢が変わることは、知っておくと役に立つだろう。


shk_pdf.jpg

連載「ビジネスの悩みを解決するPDFドリル」とは

 ビジネスの各シーンで利用するPDFファイル。このドリルを練習して、PDFを上手に活用できれば業務効率が向上し、コストの削減ができるはず! さらに、ビジネスのいろいろな問題も解決できるかもしれませんよ。


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