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» 2014年04月07日 13時00分 UPDATE

面倒な“みんなの予定調整”、時間と手間を半減――Googleカレンダー使い必見の「クウハッカー」爆速化第二幕 (1/3)

候補日を選んでメールにコピペして送信して、返事をまとめて調整して……。こんな面倒な“アポ取り”の手間を大幅に軽減してくれるが「クウハッカー」だ。このサービスを使うと、実際どれくらいの時短につながるのか――。実験したところ驚きの結果が!

[松崎純一,Business Media 誠]
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 会議やイベント、打ち合わせ、勉強会、飲み会――。アポイントメントの調整は仕事に限らず、あらゆる場面で発生するタスクです。でも、この作業がどれだけ面倒であるかは、ビジネスパーソンのみなさんならよくご存じでしょう。

 候補日をメールに転記したり、仮の日程をスケジュールとしておさえたり、複数の人の希望日を取りまとめたり、決まった日付を関係者にメールで送ったり……。1つ1つは単純作業なのですが、全体を通すと考慮すべき点が多くて厄介なタスクです。人との調整なので神経を使うのも、面倒という感覚に拍車をかけます。そしてあまりの煩わしさに、ついつい調整を先送りしてしまい、さまざまな予定がギリギリまで決まらないという悪循環に陥ってしまうのです。

 参加者の予定をリストアップする「調整さん」など、スケジュール調整を行うためのアプリやサービスは多々ありますが、今回はGoogleカレンダーとの連携が便利な「クウハッカー(Cu-hacker)」を紹介します。あなたがGoogleカレンダーのユーザーなら、面倒な候補日のリストアップや転記作業、仮予定の登録/削除をいとも簡単に行えるようになるのです。

Photo Cu-hackerのアポ設定画面。空き時間をクリックすると、左のフィールドに日時のテキストが自動で生成される

 このサービスは3月にバージョンアップして、これまでの「2人で調整」機能に加え、「みんなで調整」という、複数人と予定を調整するのに便利な機能が実装されました。

  • 2人で調整……カレンダーを使って特定の人と日程を調整する機能
  • みんなで調整(新機能)……複数人の投票で都合の良い日を調整する機能

 それぞれの機能を使うと、アポ調整の時間はどのくらい短縮できるのか――。実際に作業時間を計測してみたところ、予想以上の時短につながることが分かったのです。

アポ調整を効率化!「2人で調整」機能を使うとこうなる

 まずクウハッカーの「2人で調整」機能は、アポ取りの作業をどんな形でどれくらいラクにしてくれるのか。「2人で調整」を使った場合と使わなかった場合を比べてみましょう。

「2人で調整」機能で作業時間が約3.6倍速くなる!

 クウハッカーを使ったときと使わなかったときでどれだけ作業時間が変わるかを計測してみました。まずはクウハッカーで作業時間がどれだけ削減できるか見ていきます。計測は以下の条件で行いました。

  • 調整相手は1人
  • 相手に送る候補日は5つ
  • Googleカレンダーユーザーとクウハッカーユーザーで比較
  • 計測は自分の作業時間(相手の回答時間などは考慮しない)
  • 計測はそれぞれ3回の平均で算出
1人の相手とのスケジュール調整にかかる時間
項目 Googleカレンダーユーザー クウハッカーユーザー
STEP1:候補日をリストアップするまで 101秒 19秒
STEP2:予定を仮登録するまで 75.3秒 18秒
STEP3:予定を本登録するまで 47秒 25.3秒
合計 223.3秒 62.3秒
差分 -161秒(3.58倍はやい!)

 1件のタスク処理が約3.6倍速くなれば、積もり積もって大きな時短につながります。なぜ、こんなに速くアポ調整ができるのか、具体的な機能を見ていきます。

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