コラム
» 2014年04月21日 14時00分 公開

経験の共有、そして時短へ――クラウド活用で“日報”も“働き方”も進化する (1/2)

毎日書かされる日報。単なる1日の営業報告書として使うだけでは、かけた時間や労力に見合うものではありません。「あー、面倒くさい」な日報は卒業しませんか?

[沢村章,Business Media 誠]

本業に専念! クラウドで時短特集

 日々の業務がクラウドサービスに置き換えられています。しかし、「なぜをそれを使うのか」「導入すると何が変わるのか」があやふやでは、導入しても「使うのは面倒」となりかねません。

 コスト削減、業務効率化の文脈で語られることが多いクラウドサービスですが、本当のゴールは「雑務から解放されることで、本業に専念できること」なのです。


 「日報」というシステム。営業職とは切っても切れない業務ですが、「面倒くさいが、上司から要求されるので仕方なくやるもの」と思っている社員も多いのでは? フォーマットが決まった報告書を書くために残業したり、取引先から直帰したいのに帰社しなきゃいけなかったり。

 日報のクラウド化は、「移動中にスマホで書いて、そのまま提出できる」といった、スキマ時間の有効活用という文脈で語られますが、果たして効果はそれだけでしょうか。今回は、日報をクラウド化する意味を考えてみます。

無意味だった従来の日報

従来の日報

 筆者が営業職だったころに提出が求められた日報は、いつ、どこに行って、どの担当者とどの商品について話したかを書く、一日の行動報告書でした。おまけに交通費などの経費を書く欄もあり、日報を提出しないと経費清算ができません。おそらく、日報を毎日提出させるための苦肉の策だったのでしょう。

 書くことがいろいろとあるにも関わらず、当時の日報には小さなスペースしかなく、訪問した得意先名と担当者名、商品名ぐらいしか書けませんでした。これでは日報とは言えず、営業担当者がちゃんと仕事をしているかどうかを確かめるだけのものです。

 これでは報告書を提出された上司も、たいしたことは分かりません。せいぜい月単位で訪問件数や滞在時間、宣伝商品数などを集計し、訪問件数が少ないとか、滞在時間が短いなどを指摘するぐらいでしょう。

 このような日報に、果たして意味があったのでしょうか。

「共有」こそが日報のキモ

 営業職は、得意先と常に接している企業の生命線ともいえる職種です。成功例や業界動向、競合する商品の情報など、有益な情報を真っ先に入手できる部署であり、その情報は営業部署内だけでなく、営業に関連するすべての部署で共有すべき重要な情報だと言えるでしょう。

 さらに、日報を通じて同僚たちが、どこの得意先とどんな話をしたのか、どう攻略しているのかが分かれば、チーム全体の参考にもなります。上司も指導しやすくなり、個々のスタッフの営業スキルや成長度を見るのにも役立ちます。新人が営業部に配属になった際にも、先輩の成功や失敗の記録が記された日報から学ぶことは多いはずです。

 つまり日報は、営業活動を通じて得た情報をいち早く共有し、会社のため、同じ営業部署内の同僚のため、自己のため、新しく配属された新人のために生かしていくことができなければ意味がないのです。

 クラウド型の日報サービスの多くは、記入欄のフリースペースが大きく、情報を自由に書き込めます。また、自身の日報だけではなく、全員の日報を見ることも可能です。書き込まれた内容や目標売り上げ金額に対する達成率だけでなく、個々の日報に対する上司からのレスポンスさえも見られます。

gamba! クラウド型日報サービス「gamba!」の場合、日報記入欄だけでなく写真やファイルの添付も可能。個人だけでなくチーム全体の売上目標と進捗も一覧できる

 もう1つの大きな特徴は、いつでもどこでも日報を見たり書いたりできること。スマホやタブレットを使って外出先から作業できるので、営業担当者からの情報を部署の全員が素早く共有できるのです。

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