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» 2015年01月30日 05時00分 UPDATE

フニワラさんの庶務の知恵袋:目的の書類にたどり着けるファイリングのコツ

「あのファイル、どこいったっけ?」と、資料を探しまわる時間は削減したいもの。必要なときに必要なファイルがささっと見つかる、機能的で使いやすいファイリングのコツを伝授します。

[企業実務]

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企業実務」は、経理・総務・人事部門の抱える課題を解決する月刊誌。仕事を進める上で必要な実務情報や具体的な処理の仕方を正確に、分かりやすく、タイムリーにお届けします。1962年の創刊以来、理論より実践を重んじ、“すぐに役立つ専門誌”として事務部門の業務を全面的にバックアップ。定期購読はこちら

 本記事は企業実務のコンテンツ「フニワラさんの庶務の知恵袋」から一部抜粋・編集して掲載しています。


 ファイリングの流儀はきわめて多様ですが、その目的は、ほぼ一緒です。

  • 誰でも目的の書類にたどりつけること
  • その書類が現在どのような状況か一見して分かること
  • その書類が必要とされる期間、必ず存在し、不要になれば速やかに廃棄されること

まずは道具選びから

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 そこで大事なのが、目的に合致する道具の選定と使い分けです。

 多くの書類を案件別・進捗状況別に分類して挟んでおける「クリアホルダー」は、色分けしての差別化なども容易です。ただし、使う色をあまり多くしすぎないほうがよいでしょう。

 クリアホルダーを、ファイルボックスに立てて「処理前(進行中)」「保留」「保管(廃棄)」に分類すると、誰が見ても状況が理解できるようになります。

 「クリアファイル(クリアブック)」は、書類を透明なポケットに入れておくタイプのファイルで、書類に穴を開けたくない場合(送付状などの原本)やカタログ、資料などの保管や整理に適しています。

 取引先別などのルールでファイルを独立させると、混同や誤用を避けることができます。

 「2穴ファイル」は、書類の入替えの手間はかかるものの、報告書や議事録、経理関係書類など、時系列での整理・管理に適しています。量の多い場合には厚みのある「リングファイル」、カタログやパンフレットの管理には「パイプ式ファイル」が便利です。

ファイルの並べ方

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 ファイルの並べ方については、

  • (業務の引継ぎということも意識し)他人への説明が容易であること
  • (なぜ、このように並んでいるのか)1本芯の通ったロジックが存在していること

 の2点を意識しましょう。

 「取り出す人数や回数が多く、かつ冊数の多いファイル」は混乱しがちです。そこで、「1本芯の通ったロジック」を見える化する方法として、背表紙の通し番号やタイトルのほかに、背表紙に1本の「斜め線」を入れると効果的です。

 感覚的に順番が揃えられ、出入れの際のミスが軽減されるからです。

著者プロフィール:藤原千秋(ふじわらちあき)

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「フニワラさん」の愛称で親しまれる住宅ライター・アドバイザー&コラムニスト。『フニワラさんの無理なく続けるハウスキーピング術』など著書、マスコミ出演多数。


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