連載
» 2015年02月06日 07時00分 UPDATE

職場で役立つデジタル化レシピ:AcrobatがインストールされていないPCでPDFを出力する裏ワザ

Adobe AcrobatなどのPDF作成ソフトを用いず、手持ちのファイルをPDFに変換する裏ワザを紹介。対応フォーマットは一部に限られるが、急場しのぎには重宝するはずだ。

[山口真弘,Business Media 誠]

この連載は

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 保管コストの削減はもとより、劣化の防止や検索性の向上、再利用の促進などさまざまな利点が認められ、徐々に広がりつつある紙の文書や帳票のデジタルデータ化ですが、用途や目的を考慮せずにむやみにスキャンすることでかえって効率が悪くなったり、作業に手戻りを発生させてしまうことも少なくありません。

 また商法や税法で保管が義務付けられている文書の場合、電子帳簿保存法やe-文書法などのルールに則った手順を踏む必要があり、自分の判断でやみくもにデータ化するわけにいかないといった事情もあります。

 本連載ではこうした現在の状況を踏まえつつ、文書のデータ化にまつわる情報、さらにはフォーマットであるPDFや変換機器であるスキャナ、保存先となるストレージに至るまで、業務現場と情報システム部門に役立つ知識やTips、活用術を幅広く紹介していきます(著者より)


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 PDFを出力するためには、Adobe Acrobat、もしくはその互換PDFソフトを用いるのが一般的だ。これらがインストールされていれば、印刷機能を使って各ソフトからPDFを出力できる。このほか、Officeなど一部のソフトは、Acrobatをインストールすると「PDFを作成」など直接出力できるボタンが追加されるので、そちらを利用する方法もある。

 もっとも、これらPDF編集ソフトがインストールされていない環境でも、一部のファイルフォーマットについては、とある裏ワザを使えば、PDFに変換することができる。前述の互換PDFソフトを用いるわけでもなく、また無料のクラウドサービスなどを使うわけでもない。高い確率で多くのPCにインストールされているであろうソフトだけを使って、PDFを出力できるのだ。

 その方法とは、Googleのブラウザソフト「Chrome」を使うことだ。Google ChromeにはPDF保存機能があり、AcrobatなどをインストールしていないPCでも、WebページをPDFとして保存できる。ということは、Chrome上で表示できるファイルフォーマット、具体的にはテキストや画像(JPGやPNG)については、Chromeを経由してPDFへと変換できるというわけだ。

 方法は簡単で、Chromeで空のタブを開き、そこにテキストファイルや画像ファイルをドラッグ&ドロップ。表示されたらメニューもしくは右クリックから印刷を選択し、送信先に「PDFに保存」を選択。あとは保存ボタンをクリックすれば、めでたくPDFへの変換が実行され、ローカルに保存される。

 今回はWindows 7環境でChromeを用いた場合の方法を紹介したが、Chrome以外にも、ネイティブでPDF出力機能を備えたソフトは増えつつある。PDFに変換すれば、ほかのPDFファイルとまとめて扱えるため取り回しがよくなるほか、Adobe Readerが持つ注釈機能を使って元の文章や画像にコメントを入れることも簡単だ。PDF編集ソフトがインストールされておらず、また互換ソフトやウェブサービスも利用できない場合、手持ちのソフトでPDF出力機能を備えたものがないか、探してみるとよいだろう。

Photo 今回は試しにこのようなテキストファイルをPDFに変換してみよう
Photo Chromeで新しいタブを開き、テキストファイルをドラッグ&ドロップする
Photo テキストファイルの内容がChromeで表示された。右クリックして「印刷」を選択
Photo 印刷ダイアログが表示されるので、送信先に「PDFに保存」を選択したのち、レイアウトや用紙サイズ、余白などを設定して「保存」をクリック。これでテキストがPDFに変換された
Photo PDFに変換すれば、Adobe Readerの注釈機能を使ってコメントを追加することも可能だ。このほかJPG/PNGファイルなど、Chromeで表示可能なファイルなら同じ手順でPDF化が行える

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