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» 2015年03月04日 05時00分 UPDATE

新人・若手担当者のための総務の仕事術:「情報」に関わる仕事を知る (1/2)

時代とともに総務の仕事は変化していますが、一方で変わらない原理原則もあります。今回は、仕事の生産性について紹介します。

[企業実務]

月刊誌「企業実務」とは

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企業実務」は、経理・総務・人事部門の抱える課題を解決する月刊誌。仕事を進める上で必要な実務情報や具体的な処理の仕方を正確に、分かりやすく、タイムリーにお届けします。1962年の創刊以来、理論より実践を重んじ、“すぐに役立つ専門誌”として事務部門の業務を全面的にバックアップ。定期購読はこちら

 本記事は企業実務のコンテンツ「疑問、悩みを解消! 新人・若手担当者のための総務の仕事術」から一部抜粋・編集して掲載しています。


 「情報」に関わる仕事は広範囲に及びますが、ここでは特に情報の整理、保管・保存、廃棄を中心にまとめます。

 総務の仕事のなかでも、この分野ほど変化が著しい仕事はありません。一昔前まで、情報はすべて紙媒体の文書でやりとりしたものです。しかし、今ではメール等のデータという形でやりとりすることが主流となりました。

 ただし、情報管理の基本は、紙媒体もデータも一緒です。

 「情報を整理し」「利用しやすいように保管・保存し」「必要がなくなれば捨てる」。この3つに尽きます。この基本が確立されている会社は、紙媒体か電子データかにかかわらず、情報管理システムがしっかりしています。

 反対に、情報管理システムが不十分な会社では、データの保存が社員(個人)任せになっていますから、「情報の属人化」が起こってしまうのです。

 書類探しは、事務部門の社員の仕事に占める割合がきわめて高く、それが事務部門の生産性を低下させる原因になっています。情報の管理は、オフィスの生産性を左右する問題なのです。そのため総務は、効果的な情報管理システムをつくり、維持する必要があります。

生産性の低いオフィスでは

 ある会社の総務・経理部門で使用している各社員のPC内から、マイドキュメントに保管されているデータを預かり、内容を確認したときのことです。驚いたことに、保存のルールがまったく統一されずに、数百のデータがファイル分類もなく保管されていたのです。

 そのうえ、各社員が同じ文書を重複して保管していました。仮に紙媒体での文書保管だったとすれば、書庫には大量の文書があふれていたことでしょう。

 この会社では、終了していない案件の契約書、見積書等は担当者が保管している場合が多く、その担当者が不在の際は、周りの社員が書類探しで右往左往することがたびたび発生しています。

 ただ、この会社を笑ってばかりもいられません。あなたの会社(オフィス)でも、次のようなことはないでしょうか。

  1. 各社員の机の上には、常に文書が整理されずに積み重なっている。あるいは各社員のPC内のデータがまったく整理・分類されていない
  2. 同じ文書を社員の人数分コピーして配付している。あるいはCCメールなどで同じデータを社員に一斉配付している
  3. 必要な書類が共有されずに個人で保管されている(担当者でないと資料の所在がわからない)。あるいはサーバー内に共有フォルダが設定されているものの、社員に運用ルールが周知されず、共有すべきデータが個人保管されている
  4. 書庫の中のファイルは横積み状態のため、書類探しが一苦労。あるいは共有フォルダ内のどこに必要なデータがあるか不明で探すのに時間がかかる

 このように、文書・データの私物化、不要な文書・データの氾濫などが常態となっている会社は、事務仕事の生産性が低いので、情報管理システムの導入を検討する必要があります。

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