内部統制に向けた現実解――SharePoint機能詳解「ポリシー管理」編：エンタープライズコンテンツ管理（1/2 ページ）

コンテンツ管理で重要になるのは、ドキュメントのライフサイクルを意識することだ。SharePointではユーザーの手を煩わせないポリシー管理が可能になっている。

[ITmedia]

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ポリシー管理の基本機能

　コンテンツ管理の観点では、ドキュメントの権限だけでなく作成から公開・保存・廃棄までの一連のライフサイクルを管理することが重要になる。同時に、内部統制の観点からは作成・公開された文書にどのような処理が行われたかを追跡できる環境を整備する必要がある。

　SharePoint 2007では保存されるさまざまな情報やドキュメントに対しポリシー設定を行うことで、ユーザーが意識することなく管理を行うことができる。

ポリシーステートメントの表示

　ポリシーステートメントは、ドキュメントを操作するユーザーに対して該当ドキュメントの情報管理がどのように行われているかをユーザーに示す機能である。ドキュメントの取り扱いに関する注意などを提示することで、ドキュメントの重要度をユーザーに示すことができる。

　Office Professional 2007以上のエディションを利用している場合は、ドキュメントに設定されたポリシーステートメントをクライアント上で容易に確認することができる。

ポリシーステートメントの表示

ラベルとバーコードの挿入

　ラベルとバーコードの挿入の設定により、Office Professional 2007以上のエディションと連携して、ファイルだけでなく印刷物に対するコントロールも行うことが可能である。

　ラベルの機能は特定の文字列をドキュメントのヘッダー部分に挿入する機能である。コンテンツタイプと連携し、製品の仕様書には「社外秘」を挿入、製品価格の情報には「取扱注意」といったように、ドキュメントの重要度に応じた文言を挿入できる。

　バーコードの機能は、サーバ側で一意に管理されたIDとその番号を示すバーコードを自動生成し、ドキュメントのヘッダー部分に挿入する機能である。印刷物にもバーコードが挿入されるため、出力された印刷物とSharePoint 2007上のファイルを関連付けることができる。

　挿入されるバーコードの規格の詳細等については、マイクロソフトのレコード管理機能開発チームのブログに記載されている。