内部統制に向けた現実解――SharePoint機能詳解「ポリシー管理」編：エンタープライズコンテンツ管理（2/2 ページ）

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有効期限とアクションの設定

　更新頻度が異なるドキュメント、例えば日々作成される業務日報と、長期間利用される製品に関する仕様書では、それぞれ異なる管理・保存方法を定義する必要がある。ドキュメントの内容によっては法律で定められた保存期間を遵守しなければならないケースもあるので、注意が必要だ。

　ドキュメントの有効期限は、作成日や更新日といった文書のプロパティと経過時間を組み合わせて指定することができる。有効期限に達した際に実行される動作は、削除・送信といった処理だけでなく、ワークフローの開始も指定することができる。重要なドキュメントに対しては、削除処理に対する承認ワークフローを起動し、管理者が削除の承認や長期保存用のシステムへの送信などの判断を行うことができる。

　有効期限とアクションの設定により、重要度の低いドキュメントは定期的に自動削除処理を行うことで保存領域の圧迫を防ぎ、重要なドキュメントは長期保存するといったシステムが容易に構築できる。

コンテンツタイプ	有効期限	アクション
業務日報	作成日＋6カ月	削除
見積書	見積有効期限＋1カ月	保存用ライブラリへ送信
製品カタログ	最終更新日＋5年	削除承認ワークフローを起動

監査ログの取得と分析

　ポータル上には情報共有を目的として広く公開されるドキュメントだけでなく、開発途中の製品に関する機密情報などが含まれる場合がある。このようなドキュメントは情報漏洩対策としてアクセスログを取得する必要がある。また、重要なドキュメントは内部統制の観点からドキュメントの閲覧や変更に関する情報（誰が、いつ、何をしたか）を監査時に提出可能にしておく必要がある。

監査ログ取得の設定画面

　SharePoint 2007では監査ポリシーを設定することで、ドキュメントの表示や編集といった基本情報に加え、アクセス権限の編集についてもログ取得をすることができる。ログには操作の種類・ユーザー名・操作対象のドキュメントのURL などが含まれている。

　取得された監査ログは、Excelで閲覧可能なピボットテーブルを含んだレポートとして出力することができる。監査時にはExcelを用いて容易にレポートを提出し、ピボットテーブルの機能を用いてさまざまな角度から分析を行うことができる。

Excelによる監査ログレポートの表示

このコンテンツはアイティセレクト2006年12月号増刊に掲載された記事を再編集したものです。