「ハンコください」はもう古い！上司のOKを素早くGETする方法：【集中企画】エンタープライズコンテンツ管理・実践編（1/3 ページ）

企業内で公式な文書を発行する際に必ず必要なのが、承認のプロセスである。SharePoint Server 2007の承認ワークフローを用いて上長の承認フローをスムーズにし、業務のスピードアップを図ろう。

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ワークフローの開始

　文書が一通り完成したら、その文書を公開する前に上長の承認を得なければならない。そこで利用するのが、承認ワークフローだ。ここでは、文書作成編で作った「内部監査報告書」を上長に承認してもらうまでのワークフローを見てみよう。

　「文書作成編」では、「内部監査報告書ライブラリ」に下書きの新しい内部監査報告書を保存した。この保存された文書の名前部分をポイントすると、右に▼（編集）ボタンが表示される。ここをクリックすると、該当する文書に対して操作できるコマンドが表示されたメニューが開く。このメニューの「ワークフロー」をクリックする。

　画面には、選択した「内部監査報告書」の文書で実行中のワークフロープロセスが表示される。上長に文書の承認を得るワークフローを実行するには、「新しいワークフローの開始」にある「内部監査報告書ワークフロー」をクリックする。

　ワークフローを開始する前に、上長など承認担当者、承認依頼のメッセージ、期限日などを設定する。承認担当者は、この例のように、あらかじめ設定しておくこともできるし、必要に応じて他のユーザーを承認担当者として追加することもできる。承認担当者には、文書を校閲し、編集できる権限が付与される。また、複数のユーザーで作成した文書を承認ワークフローで回す場合のように、承認ワークフローが開始されたことを他のユーザーに通知する機能もある。

　設定した内容を確認して「開始」をクリックすると、承認ワークフローが始まる。

　承認ワークフローが開始されると、画面はドキュメントライブラリのページに戻る。ここでワークフローを実行した文書を見てみると、右にワークフローが「進行中」であることが表示されている。

　「進行中」をクリックすると、ワークフローの状態を確認することが可能だ。「アクティブなタスクの更新」でタスクの期限を更新したり、「承認担当者の追加、または更新」で承認担当者を後から追加したりすることもできる。また、「タスク」を見れば、現在進行中の状況がひと目でわかる。