PDCAサイクルがうまくいかない理由the Microsoft Conference 2006

典型的なマネジメント手法である「PDCAサイクル」。計画、実行までは無難にこなせても、評価、改善がうまくいかないケースは少なくない。その理由とは――。

» 2006年11月15日 21時23分 公開
[鷹木創,ITmedia]

 ビジネスパーソンなら一度は聞いたことのある「PDCAサイクル」(@ITの用語辞典)。計画(Plan)、実行(Do)、評価(Check)、改善(Act)のプロセスを順に実施し、最後のActを次回のPlanに結び付けるらせん状のプロセスだ。品質の維持・向上や継続的な業務改善活動を推進するマネジメント手法といわれている。

 このPDCAサイクルが確実に実行できていれば、計画は毎回改善されるはずだ――ところが、現実には同じような間違いを繰り返したり、さほど改善されたようにも思えないPlanが次々と出てくるほうが普通だろう。

 PDCAサイクルがうまく機能しないのはなぜだろう。マイクロソフトの小林大介ソリューションスペシャリスト(テクノロジーソリューション本部)は「(PDCAサイクルが機能しないのは)評価がうまくいかないからだ」と指摘する。評価がうまくいけば実効力のある改善策が打ち出せるはずだ。その結果、計画の質も向上し、実行した結果もいいものになる――というわけだ。

11月15日、都内で開催した「the Microsoft Conference 2006」で、マイクロソフトの小林氏は「(PDCAサイクルが機能しないのは)評価がうまくいかないからだ」と指摘する

 「評価がうまくいかないから、改善もできない」という状況ではPDCAサイクルはらせん状のプロセスにはなりえず、計画と実行をいたずらに繰り返す悪循環に陥る。同じような間違いや改善されない計画が繰り返されるのは、評価と改善の機能不全が原因なのだ。

 こうした悪循環を断ち切るには「計画と実行の段階における情報収集が重要だ」(小林氏)という。そもそも評価がうまくいかないのは「その計画が立案された経緯や、実行段階での現場の情報を、チェックする人達が知らないからだ」。つまり、計画や実行の段階で必要な情報さえ集められれば、その情報を判断して「評価」できるのだ。

 もちろん、経営層からは事業計画を、社員やスタッフからは現場の状況を逐次伝えているはずだ。とはいえ、社内ポータルや会議などの正式な場で情報を発信する場合、無駄に思える細かな情報は除外され、目立つ情報が集まることになる。トピック的な情報が悪いわけではないが、「無駄に思える細かな情報」にも「評価のヒントがある」という。

 一見どうでもいいような情報を集めるために、社内システムにはブログなどの機能があってもいい。また、そうしたブログのエントリに書かれた情報を自動的に集約するようなシステムも必要だ。小林氏は「これからは社外スタッフとコラボレーションしたり、流動的なメンバーで仕事をするようになる。情報を収集し、見つけ、見える仕組みを構築し、経営層と社内外のスタッフとで同じ情報、同じ理念を共有する必要がある」とし、「ひょっとしたら、(the 2007 Office Systemなどの)マイクロソフト製品なら解決できるかもしれない」と控えめに述べた。

PDCAサイクルの機能不全を「マイクロソフト製品なら解決できるかもしれない」という

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