一発でパワポのプレゼンを行う方法：3分LifeHacking

PowerPointでプレゼンテーションを行うとき、どうしたらもっとスマートにできるのだろうか。ちょっとした準備で済む、4つの技を紹介する。

[斎藤健二，ITmedia]

　PowerPointを使ってプレゼンテーションを行うときに、慌てたことはないだろうか？ プロジェクターを接続して「あれ？ 表示されない……」、パワーポイントを開いて「ちょっと起動まで待ってください……」、プレゼンテーション画面にしようとして「マウスを左下にグリグリ……」。特に、PowerPointの「スライドショー」のボタンは小さく押しにくい。これは何とかならないものか？

その1──［F5］キーを押す

　意外と知られていないが、非常に有用なショートカットが［F5］。これなら画面をお客様のほうに向けていても、簡単にスライドショーを開始できる。

その2──「スライドショー形式」で保存する

　資料を作成し終わって、あとはプレゼンするだけ！ となったら、普通に「PPT（PPTX）」形式で保存するのではなく、「スライドショー形式」で保存してみよう。拡張子は「PPS（PPST）」だ。

　このファイルを開くと、いきなりスライドショーの形でPowerPointが起動する。編集することはできないが、お客様に余計な画面を一切見せないという意味でも、利用価値は高い。また場合によってはファイルサイズが小さくなるのもポイントだ。

Office 2007以外は、拡張子の変更でも

　今回の記事にトラックバックでコメントをいただいた。「わざわざスライドショー形式で保存しなくても、拡張子をPPTからPPSに変更すればスライドショー形式になる──」というもの。その通り、PPTとPPSは拡張子を変更するだけで相互に変換できる。「PPSで送っても編集されてしまう」というのもご指摘の通りだ。

　ただしこの拡張子の変更はPowerPoint 2007（PPTX、PPSX）ではうまくいかない。ファイルフォーマットが変更されているからだ。Office 2003までのテクニックと考えよう。

その3──HTMLファイルとして保存する

　今度は「単一ファイルWebページ」として保存してみる。拡張子は「MHT」だ。

　このファイルを開くと、Internet Explorerでスライドショーが表示される（ActiveXを許可する必要がある）。PowerPointがインストールされていないPCでも、一部機能は制限されるがプレゼンテーションが可能なのがポイントだ。

その4──PDFファイルでプレゼンする

　PowerPointファイルを変換ソフトを使ってPDFにして、それをプレゼンテーションに使うというのも1つの手段だ。PDFファイルを開いたら、［Ctrl］＋［L］を押す。すると全画面表示になって、［Space］キーで次のページに進むことができる。

　筆者のPCで使っている限りでは、PowerPointを立ち上げるよりも、PDFで全画面表示するほうが高速に表示できた。もちろんPowerPointが入っていないPCでも再生可能だ。ただし、アニメーションなどは動作しないのでご注意を。