第10回「転送のはずが返信に──起こりがちな“メール誤返信”の対策」：研修で教えてくれない！

メーリングリストなどのメールを転送しようとしたら、間違えて返信してしまったことはないだろうか。そんな“誤返信”のリスクと対策を考えよう。

[山賀正人，ITmedia]

　大手総合商社「メデア商事」の営業部3課の新人・小林ケンタは、今日もいつも通りPCに向かい、メールのチェックをしていた。

小林　えっ？　何で？

　予想外の出来事に小林は思わず声を出してしまった。そこに、たまたま通りかかった先輩・高柳ワタルが声をかけた。

高柳　何かあったのか？

小林　社内のサッカー同好会のメーリングリスト（ML）のメールをほかの人に転送したつもりが、そのメールがなぜかMLに流れちゃってるんです。

高柳　お前、転送したつもりでMLに返信しちゃったんだろ？

小林　えっ？　そんなことは……。

　小林は慌てて送信済みメールを確認した。

小林　……あっ。

高柳　やっぱりそうだったか？

小林　……はい。

　メールに関する「事故」として意外に多いのが、転送したつもりで返信してしまうケース。もちろん送信前に宛先を確認すればいいだけの話ではあるが、転送するメッセージに添える「本文」を書いているうちに、宛先の確認を忘れてしまうことがあるのだ。

高柳　メンバーが投稿可能なMLのメールに返信したら、そのままMLに流れてメンバー全員の目に触れちゃうから、かなり恥ずかしいよな（苦笑）

小林　恥ずかしいです……。

高柳　とりあえず、「さっきのメールは間違えて送ってしまったものなので、忘れてください」なり、「削除してください」なり、お詫びのメールを投げとくといいぞ。

小林　分かりました……。

　小林は恥ずかしさで真っ赤になりながら、お詫びメールを送信した。

高柳　それにしても、今回はたわいもない社内MLだったから良かったようなものの、外部のMLだったらえらいことだぞ。

小林　はい……。

　メールの宛先間違いはよくある事故である。そのためメールの送信時に宛先（to、ccともに）を充分に確認するというのは、メールを使う上での鉄則中の鉄則と言える。それでも人間のやることである以上、事故を完全に防ぐことはできないし、事実、今回の小林が犯したようなミスは後を絶たない。

　特に、メンバーが全員投稿可能なMLの場合、通常返信先アドレスはMLそのものである。したがって不用意に「返信」してしまうと、そのメールはMLメンバー全員の目に触れることになり、内容のいかんによっては甚大な「情報漏えい事故」となりうる。

　また、メンバーが投稿できないメールマガジンのような配信専門MLでも同様である。一般的にこのようなMLは、返信すると、MLの管理者に届くように設定されていることが多い。この場合、MLメンバー全員といった多数の目に触れることはないが、MLの管理者が外部の者である場合、これも当然「情報漏えい事故」になりえるのだ。

　このような「情報漏えい事故」のリスクを鑑み、MLのメールを「転送」するときには、「転送」と「返信」を間違えないように注意するのはもちろん、宛先を充分に確認することを決して忘れてはならない。以下に確認する方法や回避する方法を示すので、参考にしてほしい。

間違えやすいメールの誤返信を防ぐ

	方法
その1	転送したいメールに返信するとき、ショートカットキーボードで行わない。［Ctrl］＋［R］（返信）と［Ctrl］＋［F］（転送）を間違えることを防ぐため。ショートカット愛用者は、その2に以下の確認を万全に
その2	本文を書いているうちに忘れないように、本文や件名を書く前に宛先（to、cc、bcc）を確認する
その3	返信と転送で異なる件名の「Re:」「Fw:」を確認する。宛先と合わせて確認しよう
その4	特に重要なメールには転送せず、引用したい箇所をコピー＆ペーストして新規メールとして送信する
その5	間違えて返信してしまった場合は、削除してもらうようお詫びメールを出そう

著者紹介　山賀正人（やまが・まさひと）

セキュリティ関連の話題を中心に執筆中のフリーライター。翻訳（英語、韓国語）やプログラミング、システム構築等コンサルなど活動は多岐に渡る。JPCERT／CC専門委員。Webサイトはこちら。