コラム
» 2009年04月22日 13時30分 公開

PCで仕事を速くする:SpotlightとEvernoteで記憶の引き出し強化

いろんな情報をどうやって管理していますか? ノートに手書き? テキストファイル? メールとして保管? Webブックマークから写真、ファイル、テキスト情報まですべてを一元管理できのがEvernote。そこに貯めたデータを高速に検索する方法を考えてみよう。

[斎藤健二,Business Media 誠]

 自分が見たり触れたりした情報を、全部まとめて一カ所に保存できたら便利なのに――。1日に接する情報は(おそらく)爆発的に増えたのに、その置き場はいろいろに増えた。ファイルとしてPC内に保存されているものもあれば、メールとしてメールソフト内にあるもの、Webの閲覧履歴やブックマークとして保存されているもの……。

 各所に散らばった情報を、一カ所にまとめて保存して、さらにタグなどで分類管理もしてしまおう。それがWindows/Mac OS両対応のEvernoteでできることだ。

 筆者は2008年末からEvernoteを使っているが、“Evernote”という名前の通り、永遠に使える、なんでもここに保存しておけばOKという思いを持たせてくれるアプリケーション(サービスだ)。今回は、概要とともに、Mac OSで使えるTipsを紹介しよう。

Mac OS版のEvernoteアプリケーション。メールソフトっぽいインタフェースで情報を管理できる

 

Evernoteの3つの魅力

 Evernote。その利点は3つある。

ページには画像だけでなくファイルも添付できる。ファイルをドラッグ&ドロップするだけで添付完了だ。画面では3つのファイルを添付してみた

 1つは、ネットワークにつながっていなくても動くローカルアプリケーションでありながら、自動的にネットと同期してバックアップを取ってくれること。Webサイトでも閲覧したり記入したりできるので環境を選ばず利用できる。さらにネットを介して複数のPCやMacで同じ情報を共有することも可能だ。

 2つ目は、PDFの中身や画像中に含まれる文字も対象とした全文検索エンジンを持っていること。Evernoteのキー技術はもともと画像のOCR機能らしく、例えば「ITmedia」と書いてある紙を写真に撮ってEvernoteに貼り付ければ、「ITmedia」で検索すればその写真がヒットする。残念ながら日本語には非対応なのだが。

 3つ目は、標準でテキスト、画像、PDF、URLなどをタグ付きで管理でき、さらに月額5ドルの有料モードでは、好きなファイルをノートに添付できることだ。あるプロジェクトの議事録をEvernoteに記載し、ホワイトボードの板書を写真に撮って同じページに貼り付け、さらに会議資料のPDFも貼り付け、そして進捗エクセル表も添付する――そんなことができる。

Mac OSのSpotlightでEvernoteの中身を検索するのが高速

検索すると該当するページが上部に一覧表示され、さらにページ内のどこに検索ワードがあるかを示してくれる

 Mac OSのユーザーであれば、ぜひ試してほしいのがOS標準の機能であるSpotlightでEvernoteの中身を検索すること。特に特殊な設定をしなくても単に、[Ctrl]+[Space]でSpotlightを開き、検索したい文字を打てば、Evernoteのページも候補として表示される。

 「大手町」で検索すれば、「大手町」が含まれるページが即座に一覧される。 選択すればEvernoteの該当ページが表示される。もしEvernote以外の候補もたくさん表示されてしまうようなら、「大手町 Evernote」とEvernoteを含めてAND検索するといい。

 Evernoteの全文検索エンジンはそれなりに使えるのだが、Spotlightに比べると遅いのと、特に日本語での検索ではどうも精度が落ちる。ただし、「このタグを付けたページの中から検索する」「PDFが貼り付けてあるページの中から検索する」などといった複数の条件で絞り込むときはEvernoteの検索エンジンのほうが、対象を見つけやすいだろう。

 Mac OSのSpotlightでEvernote内の言葉を検索したところを動画にしてみた。見てみれば、きっとEvernoteを使ってみたくなるはずだ。ぜひご覧いただきたい。

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