例えば、ある会議の資料を用意してほしいと指示されたとする。このとき、全体として伝えたいことを考え、大まかな項目を上司とひと通り話し合う。これが、全体的な流れを俯瞰(ふかん)しながらひと回りさせる、ということである。
初めて取り組む仕事であっても、「この点はまだ習っていないから」と教えられるのを待つようでは、よくない。過去の事例や資料などを見ながら、まずは自分で項目をつくってみよう。
そのさい、確認すべき事項を挙げる。
- 1. 質:誰のために(外部顧客か内部顧客かを明らかにする)、何のために(目的)、最終的にどういう形で使うのか(経営会議なのか、顧客に見せるためなのかなどの使用形態)、その正確性や数字のレベル感はどの程度なのか(億単位か、百万単位か)。
- 2. 期限:これを真の顧客に見せるのはいつなのか。
- 3. 量:どの量がいつまでに必要なのか。例えば最初の半分は1週間後までに必要だが、残りはさらに1週間後でも構わない、ということもある。
これらを自分から確認して、そうして初めて仕事にとりかかるのだ。
とにかく自分から手をつけるとは、まず仕事の一部分だけでもやってみることを言う。例えば先ほどの資料の例なら、最初の項目だけでも作成してみよう。
そのとき、ただ言われたことをやるのではなく、自分の頭で考えているかどうかがハイポットか否かの分かれ目だ。「前の人が行ったのと同じように、指示通り資料を作成する」のでは、頭を使っていない証拠である。前任者が作成した時点からの環境の変化に気付き、それを指摘してこのまま進めていいのか確認する者と、何も考えずにデータを入力する者とでは大違いだ。
手をつけてみて不明な点は、ポイントを絞ってまとめておこう。
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