新入社員の受入準備と賃上げの検討を――3月の事務ごよみ【人事・労務】：事務ごよみ（2/2 ページ）

[企業実務]

社員の異動に伴う事務手続き

　3月から4月は、人事異動の多い季節です。事務の引継ぎ事項をまとめ、異動者がスムーズに新しい仕事に取り組めるよう配慮しましょう。

　同一職場内の異動の場合は、とくに法定の手続きは必要ありませんが、住所地が変わる転勤が生じた場合は、さまざまな法定の手続きが発生します。

　例えば、社会保険の資格喪失と取得の手続き（本社等で健康保険と厚生年金保険の事務を一括して行っている場合は不要）、雇用保険の「転勤届」の提出、「扶養控除等（異動）申告書」の提出先の変更、「給与支払報告書・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」の旧住所地への通知などです。

　社内事務としては、通勤手当や住宅手当の精算、貸与物品の返還、赴任先への勤務状況の連絡などがあります。

　また、社員の家族に異動（子女の入学、卒業など）があれば、法定事務のほか、家族手当の変更、祝金の支給等も発生します。

社員の退職に伴う事務手続き

　退職者が出た場合は、必要に応じて「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」「雇用保険被保険者資格喪失届」「給与所得の源泉徴収票」「給与支払報告書・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」「離職証明書」などを作成（交付・提出）することになります。

　また、退職金を支払う際には「退職所得の受給に関する申告書」の提出を受け、「退職所得の源泉徴収票（特別徴収票）」を作成します。

　退職者本人からは、身分証明書や社章など身分を示すもの、健康保険被保険者証カードのほか、制服や個人管理している文書などの返却を受けます。

　会社に持ち込んでいる私物があれば、その処分（持ち帰り・廃棄）を促します。あわせて後任者への業務の引継ぎも指示しましょう。

有害物ばく露作業報告の提出

　人に健康障害を起こすおそれがある「報告対象物質」を、一定量以上製造したり取り扱ったりしている事業場では、その状況等を調査し、年1回労働基準監督署に報告する義務が課せられています。

　2014年の作業状況等については3月31日が報告期限です。