分かりやすい説明書の極意は「同種のものを真っすぐ並べる」:説明書を書く悩み解決相談室(2/2 ページ)
複数の名詞が混在する説明文を、すっきり分かりやすくまとめるには? ――今回の説明書を書く悩み相談者は、ある本を執筆中の男性です。
近松 お米をご飯に変えるための道具が炊飯器なように、デンプンを糖に変えるための道具が酵素で……。
開米 そうそう。
近松 で、糖をアルコールに変えるための道具が酵母である、と。
開米 そうそう。つまり「素材を加工して別なものに変えていく流れ」を1本真っすぐ書いて「それを促進するツール」をその脇に付けてやればいいんですよ
近松 するってえと……こんな感じ?
開米 はい、完成です!
近松 何だこりゃ。簡単だ……!!
開米 だから「同じ種類のものを真っすぐ並べる」これが大原則なんですよ。
近松 おお。なる、なるほど!!
というわけで近松さんのお悩みも無事解決。後は2人でおいしくビールをいただきました。
「同じ種類の情報を真っすぐ並べる」という大原則。これ、単純な割に、というか単純だからこそ応用範囲が広い原則です。実際にこの原則を運用しようとすると、「同じ種類」を見つけるのに意外に時間がかかる場合もあり、結局は読解力を問われることになりますが。何にせよ、原則を意識して場数を踏んでいくとだんだん感覚がつかめていきます。ぜひ、身の回りの「分かりにくい文書」で応用してみてください。
ちなみにこの「同じ種類の情報を真っすぐ並べる」という大原則、私が「文書化能力向上」の企業研修をする際のメインテーマなのです。単純だからこそ広く応用できる大原則、ぜひ実践してください。
また、近松さんのようなご相談も歓迎しております。「改善案のヒントがほしい」という例文があれば遠慮無く開米へお送りください(ask@ideacraft.jp)。今回のような連載での紹介は、許諾をいただいた場合のみ、必要に応じて内容を適宜編集したうえで行います。
なお、当記事についてのご意見ご感想ご質問などは「twitter:@kaimai_mizuhiro」宛でも受け付けております。中には記事では書ききれない情報もあります。物足りなく思った時はぜひ @kaimai_mizuhiro宛に質問を飛ばしてみてください。
公開セミナーのお知らせ
著者・開米瑞浩氏が講師となって「アイデア・思考を見える化」をテーマとするセミナーを開催します。
- 日時:2012年3月8日(木)10時〜17時
- 会場:名古屋(中部産業連盟)
- 概要:アイデア・思考を見える化させる 「読解力×図解力」スキルアップ研修(お申し込みもこちらから)
筆者:開米瑞浩(かいまい みずひろ)
IT技術者の業務経験を通して「読解力・図解力」スキルの再教育の必要性を認識し、2003年からその著述・教育業務を開始。2008年は、「専門知識を教える技術」をメインテーマにして研修・コンサルティングを実施中。近著に『ITの専門知識を素人に教える技』、
関連記事
- 筆者別記事一覧:開米瑞浩関連記事
- 「説明書が書けない」悩みにお答えします!
本連載では「説明書を書かなければいけないのにうまくいかない、誰か助けてくれえ!」と悩みを抱える方の相談に、文書化能力向上コンサルタントの開米がお答えします。 - 文章がスラスラ書けるようになる5つのステップ
情報量が多い説明書などの文章を書く時、知っておくと役立つ問題解決法を5ステップで紹介します。これを知っていればスラスラ文章が書けるかも? - 新技術を説明する――素材→加工→用途のフローに分ける考え方
前回に続いて、誰かにちょっとした複雑なことを説明するための文書のうまい書き方を紹介。今回は文章を幾つかの部品に分けて考えてみます。 - 会社の方針がはっきりしなくても――部下が喜ぶストーリーで方針を伝える方法
最近、主任研修や管理職層の研修などをやっていると特によく聞かれるのが「会社の方針がはっきりしない!」ということ。しかし、この不況下で一寸先も分からないわけですから、明確な方針がないのも分かります。とはいえ、そのぼんやりとした方針を伝える必要はあります。どうやって伝えたらいいでしょうか。 - ビジネスパーソンの臨時収入、公募で執筆の武者修行
ビジネスパーソンが会社以外に収入を許されているのは何だろうか? 株式を売買したり、ギャンブルに興ずることもあろうが、ちょっと気が引ける。文章力を高めるのであれば公募にチャレンジしてみてはいかがだろうか。 - 文章力を上げる“写経”訓練法の3つのポイント
ビジネスパーソンは、トーク力と文章力の有無で選択できる道の広さが大きく変わります。前回はトーク力の改善法を説明しましたので、今回は単純にして破壊力抜群の写経訓練法の3つのポイントを紹介しましょう。 - 「超」文章法の7ステップ
どうしたら文章が上手に書けるのでしょうか。長い文章を書く方法と、短いリストをまとめる方法はよく似ているものです。ここで挙げるリストを参考にしながらトライしてみましょう。 - 成功前から「私はビッグ」で行動
「転職したい」「独立したい」「離婚したい」など、目標は見えているのに行動に踏み出せないことはありませんか? あなたのセルフイメージや価値観などがブレーキになっているのかもしれません。アクセルに変えるには?
Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.