Web会議システム、せっかくならケチらずに有料版を使うべき理由：会議にとどまらず業務効率化へつなげよう（3/4 ページ）

[柳谷智宣，ITmedia]

白熱している会議が尻切れトンボにならないために

　有料版を使うべき理由として次に挙げたいのが、会議を開催できる時間だ。無料版のZoomだと、3人以上での会議は40分までしか開催できない。この時間が絶妙で、軽い打ち合わせや30分程度で済むミーティングには全く不足がないが、一般的な1時間の会議となると時間が足りなくなってしまう。その都度、会議用のリンクを発行していては手間だし、議論が白熱している最中であれば、せっかくの“熱”が冷めてしまう。ちなみに、1対1のミーティングであれば、無制限に利用できる。

盛り上がっていた会議がいきなり終了、とならないためにも有料版を使うべきだ（出所：ゲッティイメージズ）

　有料版を契約すれば、Zoomは最大24時間まで継続可能になる。1時間のミーティングも可能だし、議論が盛り上がった場合にはそのまま延長して会議を続けられる。昨今課題として挙がっている「テレワーク中のコミュニケーション不足」を解消するために、テレワーク中はずっと接続状態にしておいて、同じオフィスにいるような感覚を疑似的につくることも可能だ。

　Google Meetの無料版では、1回に継続できる時間は1時間まで。しかし、先述したように一部機能を無料解放しているため、20年9月30日までは、無料で最大24時間継続できる。有料版であれば、最大300時間まで設定できる。

　最後に、Microsoft Teamsでは今のところ制限時間がない。これは、長時間のWeb会議が多い企業や、研修にWeb会議ツールを活用している企業にとっては大きな魅力となるはずだ。

Web会議ならではの機能も活用

　Web会議では、話を聞いている側は画面を見ているだけで、話している人の身振りなどもあまりダイナミックに見えないため、内容が頭に入りにくくなる。そこで、スライドなどを表示する画面共有機能は必須といえる。画面共有を活用すれば、参加者全員の画面に指定の画面を表示できるので、とても分かりやすくなる。

画面共有を使えばメリハリもつけられる（画像は筆者がGoogle Meetを使用しているところをキャプチャーしたもの）

　その他、Web会議ならではといえる機能が「バーチャル背景」だ。バーチャル背景とは、人物を認識し、背景を任意の画像に差し替えてくれるものだ。Web会議をしていると、ユニークな背景を設定している人がいて、そこから話が弾むことも少なくない。ZoomやMicrosoft Teamsでは、無料版でもこのバーチャル背景機能が搭載されている。

　Google Meetは、バーチャル背景機能を有していないが、外部サービスの「Snap Camera」をインストールすれば設定できる。バーチャル背景だけでなく、Webカメラの映像にさまざまなエフェクトをかけられる。